5 เทคนิคขั้นสูงในการทำงานได้เยอะด้วยเวลาน้อย

คุณเป็นอีกคนที่เคยเจอสถานการณ์งานกองท่วมหัวแต่มีเวลาแค่น้อยนิดใช่ไหม คุณอาจจะเคยลองใช้เทคนิคจัดลำดับความสำคัญหรือไม่ก็เคยตัดงานไม่สำคัญออกแล้วเลือกโฟกัสเน้น ๆ ไปแล้วด้วยซ้ำ

แต่มันก็ยังไม่ได้ผลใช่ไหม

ต่อไปนี้คือเทคนิค ‘ขั้นกว่า’ ที่ให้คุณลองหยิบไปใช้ ซึ่งเป็นเคล็ดวิชาการทำงานให้ได้เยอะ คุณภาพดี ภายในเวลาที่น้อยนิด
====

ระบุความคาดหวังให้ชัด

ต้องไม่ลืมว่าในงานหนึ่งชิ้นจะมีส่วนที่ลูกค้าหรือคนที่เกี่ยวข้องอยากได้เป็นพิเศษ และส่วนที่คิดว่าแค่ขอให้มีไปงั้น ๆ ฉะนั้นลองพูดคุยกันให้เคลียร์ไปเลยจริง ๆ ว่าคุณจำเป็นต้อง ‘จัดหนัก’ ตรงไหนกันแน่

และถ้ารู้แล้ว คุณจะได้เน้นไปยังส่วนสำคัญโดยเน้นส่วนนั้น โดยไม่ต้องเสียเวลากับสิ่งที่คิดว่าไม่มีความจำเป็นมากเกินไปตั้งแต่แรก

====

เอาของเก่ามาปรับใช้ใหม่

นี่คือโลกแห่งยุครีไซเคิล ดังนั้นการเอาของที่มีอยู่แล้วมาใช้ใหม่ หรือนำมาประยุกต์แบบหมุนเวียนถือเป็นการประหยัดเวลาและทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมด้วย

ลองลิสต์ออกมาดูว่าบรรดาสไลด์ต่าง ๆ เนื้อหาข้อความ ร่างโปรเจ็กต์ หรือหลักสูตรการฝึกอบรมต่าง ๆ ที่คุณเคยทำเอาไว้ มีอะไรที่นำมาปรับใช้ใหม่ได้บ้าง
====

สร้าง Template และ Check List

เมื่องานเร่ง เวลาก็น้อยจะมีอะไรที่ดีไปกว่าการมีร่างเอาไว้ แล้วใช้เวลาที่มีอยู่น้อยนั้นมาปรับให้กลายเป็นงานชิ้นใหม่ การทำ Template ว่าจะต้องใส่ข้อความอะไร เพิ่มหรือปรับตรงไหนจากร่างที่มีอยู่จะช่วยทำให้คุณเปลี่ยนจากการทำข้อสอบเขียนบรรยายสองหน้าอันยืดยาว เป็นการเติมคำอย่างง่าย

และหากคุณมี Check List เพื่อเช็คงานตัวเองทีละข้อ ๆ จนครบถ้วน จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นอีกเยอะ คุณจะได้ไม่ต้องกังวล และสับสนว่าทำอะไรไปหรือยัง แล้วยังขาดอะไรอยู่อีกบ้าง
====

เรียกคุยเลยดีกว่า

ในบางครั้ง การมัวแต่นั่งเขียนบันทึก หาคำเป็นทางการ หรือทำสื่อนำเสนอที่แสนวุ่นวายอาจเป็นการเสียเวลาโดยไม่จำเป็น แถมยังเปลืองทรัพยากรอีกต่างหาก

ในบางกรณี หนทางอย่างการเรียกมาพูดคุยกัน สนทนาตอบโต้เพื่อหาข้อสรุป จะช่วยทำให้ทุกอย่างจบลงอย่างง่ายดายและเคลียร์ที่สุด
====

สร้างตารางเวลา

การมีตารางเวลาแบบละเอียด จะทำให้คุณกลายเป็นสุดยอดแห่งการบริหารเวลา งานแต่ละชิ้นจะถูกกำหนดชัดเจนว่าสำคัญมาก – น้อย ต้องให้เวลาแค่ไหน และเมื่อไหร่ที่ถือว่าหมดเวลาแล้วควรผละไปทำอย่างอื่นที่สำคัญมากกว่า

ถ้ามีเครื่องมือนี้แม้จะไม่ได้การันตีว่าจะทำงานได้เสร็จอย่างยอดเยี่ยม แต่อย่างน้อยมันจะทำให้คุณรู้ว่า คุณกำลังทำงานอะไร สำคัญแค่ไหน จะทำได้ถึงเมื่อไหร่ โดยไม่ต้องนั่งพะว้าพะวงกับงานชิ้นอื่นจนเสียสมาธิโดยใช่เหตุ

ทั้งหมดนี้คือเคล็ดที่จะทำให้คุณทั้งทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ในเวลาอันน้อยนิด และงานนั้นอาจกลายเป็นผลงานที่ดีที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้อีกด้วย
====

เรียบเรียงจาก “5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time” โดย Elizabeth Grace Saunders จาก Harvard Business Review 7 มกราคม 2019

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 094 959 2645