เทคนิคบริหารทีมแบบ Gemba ของญี่ปุ่น

Gemba คือหลักในการบริหารโดยการ ‘เดิน’ เข้าไปหาทีมงานของคุณทีละคน ไปอยู่ ณ ที่ตรงนั้นกับพวกเขาอย่างแท้จริง ร่วมรับรู้ปัญหา ความกังวล ความกลัว และความสำเร็จของพวกเขาอย่างแท้จริง

นี่คือหลักการเรียบง่ายที่หลายคนละเลยและหลงคิดไปว่าไม่สำคัญ ทั้งที่มันคือหัวใจดวงหนึ่งของการบริหารจัดการที่ทำให้บริษัทใหญ่ ๆ ระดับโลกอย่างโตโยต้าและบริษัทดีแทค ของประเทศไทยประสบความสำเร็จมาแล้ว
====

ทำไมต้องเดิน

หลักการในการบริหารจัดการทีมแบบญี่ปุ่นนั้นมีมานานแล้ว ศัพท์ญี่ปุ่นมีคำที่ใช้แพร่หลายในวงการ management อย่าง Gemba ที่หมายถึง สถานที่จริง การเดินไปที่สถานที่จริงไม่ว่าจะเป็นโต๊ะทำงาน ไซด์งาน ร้านค้า หรือที่ที่ลูกค้าอยู่จะทำให้เราเห็นปัญหาที่แท้จริงมากกว่าแค่คิดอยู่ในห้องประชุม

บริษัทโตโยต้านำหลักการนี้ไปใช้ในชื่อ Genchi Genbutsu (หมายถึง การเดินไปดู) ซึ่งกลายเป็นหนึ่งในวิธีการที่ทำให้โตโยต้าผงาดขึ้นมาเป็นธุรกิจอันดับหนึ่งของโลก
====

แล้วเราควรจะเดินอย่างไร

แน่นอนว่าเพียงแค่มีเท้าก็ไม่ได้หมายความว่าจะนำหลักการนี้ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะแม้จะเป็นแค่การเดินเข้าไปพบปะกับทุกคนภายในทีมก็ยังต้องมีความรู้ความเข้าใจในธรรมชาติของมนุษย์และธรรมชาติของการบริหารจัดการด้วย

ต่อไปนี้ คือหลักการสำคัญสองข้อที่คุณควรรู้ก่อนออกเดิน

หลักการข้อที่ 1 พาตัวเองไปใกล้กับงานสำคัญที่สุด

ถ้าไม่รู้ว่าควรเดินไปทางไหน ทิศทางแรก ๆ ที่คุณควรเดินไปก็คือ ทางที่งานสำคัญที่สุดอยู่ ไม่ว่าจะเป็นงานที่กำลังจะถึงเดดไลน์ เมกะโปรเจคที่จำเป็นจะต้องได้รับการดูแลอย่างใกล้ชิด

ถ้ามีสองทีมที่สำคัญไม่แพ้กัน ให้เลือกพาตัวเองไปอยู่ร่วมกับแต่ละทีมแบบสลับวันหรือสลับสัปดาห์กันก็ได้เพื่อให้ทั้งสองทีมรับรู้ว่าคุณไม่ได้ละเลยทีมไหนไป
====

หลักการข้อที่ 2 จงทำให้มันคาดเดาไม่ได้

การเดินไปพบปะสมาชิกในทีมของคุณจะกลายเป็นงานซ้ำซากทันทีถ้าคุณกำหนดวัน เวลาที่จะเดินไปแบบตายตัว คุณจะไม่ได้พบเจอ ‘ของจริง’ เพราะทันทีที่สมาชิกในทีมรู้ว่าคุณจะมาพวกเขาจะประดิษฐ์สภาวะแวดล้อมขึ้นมาต้อนรับคุณ และเมื่อถึงเวลานั้นการเดินไปยังสถานที่จริงของคุณก็จะไม่ใช่การพบเจอความจริงอีกต่อไป

คำถามที่พบเจอบ่อยก็คือ “แล้วมันจะไม่ทำให้พนักงานรู้สึกขวัญผวาเหรอ”

การเดินไปพบปะสมาชิกในทีมไม่ใช่การไปตรวจสอบหรือไปตามงาน คุณควรทำให้บรรยากาศเป็นไปอย่างมีความสุขที่สุด ลองถามพวกเขาในเรื่องทั่วไปบ้างไม่ใช่แค่งานเพียงอย่างเดียว ทำอย่างไรก็ได้ให้พวกเขารู้สึกว่าการปรากฏตัวของคุณเกิดขึ้นเพื่อช่วยเขา

ลองถามตัวเองว่าคนลักษณะไหนที่คุณปรารถนาจะพบเจอ แล้วทำแบบนั้นกับสมาชิกในทีม จำไว้ว่าการเดินของคุณคือการนำความสุขไปมอบให้พวกเขา ไปช่วยเหลือพวกเขา ไม่ใช่การเดินไปเพิ่มความเครียดในการทำงานให้พวกเขา

อ้างอิง : Grier, The Gemba Walk / Appelo, Management 3.0 / Markovitz, Go to Where the actual work is being done)
====

เรียบเรียงโดย อ. เวย์ เวสารัช โทณผลิน
ผู้เชี่ยวชาญด้านการเรียนรู้ในองค์กร (Learning Organizations expert)


Learning Hub Thailand เราพัฒนาคนในองค์กร เพื่อเพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข


ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 094 959 2645