เทคนิคการประชุมให้มีประสิทธิภาพสูง

หลายคนคงมีประสบการณ์ไม่ดีนักเกี่ยวกับการประชุม คนจำนวนมากถึงกับบอกว่าการประชุมเป็นเรื่อง ‘เสียเวลา’ จนพาลรู้สึกเกลียด

แต่ยิ่งเกลียดก็ยิ่งเจอ เพราะการนัดหมายเพื่อประชุมนั้นติดตามคุณไปทุกหนทุกแห่ง และเป็นการนัดหมายที่ไม่เคยจบสิ้นเลย

มีการประเมินเอาไว้ว่า บรรดาผู้บริหารจะต้องเจอการประชุมเป็นเวลาเฉลี่ยประมาณ 23 ชั่วโมงต่อหนึ่งสัปดาห์

จากจำนวนทั้งหมดนี้ 8 ชั่วโมงเป็นปริมาณการประชุมที่สูญเปล่า มีทีมงานถึงร้อยละ 90 ยอมรับว่าเวลาประชุมพวกเขานั่งเหม่อลอยคิดเรื่องอื่น ๆ และร้อยละ 73 ยอมรับว่า พวกเขาเอาเวลาประชุมนี่แหละนั่งทำอย่างอื่นไปด้วย
====

ปัญหาจริง ๆ มีอยู่ว่าบรรดาเจ้านายหรือหัวหน้าทีมมักจะคิดไปเองว่าการประชุมนั้นดีงาม จากการสำรวจในกลุ่มผู้จัดการ พบว่าเกือบร้อยละ 80 นั้นคิดว่าการประชุมที่เขาจัดให้ผลที่ยอดเยี่ยม

มีการทำวิจัยอย่างจริงจังพบว่าคนที่มักจะบอกว่าการประชุมนั้นให้ผลดีเลิศ และมีความสุขที่สุด ก็คือคนที่พูดมากที่สุด ซึ่งก็คือ ผู้นำทีมเองนั่นแหละ

แล้วถ้าประชุมแบบนี้ต่อไปจะเสียหายอย่างไร งานวิจัยบอกกับเราว่า มีการประเมินในสหรัฐอเมริกาว่าการที่ลูกน้องในทีมต้องมานั่งประชุม โดยไม่ได้ทำงานที่สมควรทำหรืองานเร่งด่วน ไม่ได้ใช้เวลาไปกับการหาแรงบันดาลใจและคิดค้นอะไรใหม่ ๆ ก่อให้เกิดการสูญเสียมากกว่า 3 หมื่นล้านเหรียญสหรัฐฯ ต่อปีเลยทีเดียว
====

เมื่อการประชุมเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ฉะนั้น เราจึงมีคำแนะนำสำหรับบรรดาผู้นำว่าทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนี้

1.เตรียมตัวให้พร้อม

เริ่มต้นมีชัยไปกว่าครึ่ง คนจะนัดประชุมนั้นต้องเตรียมตัวมาอย่างดีที่สุด ต้องรู้เหตุผลที่หนักแน่นเพียงพอว่าทำไมต้องมีการประชุมนี้ ควรจะมีเป้าหมายที่ชัดเจนว่าการประชุมจะก่อให้เกิดอะไรบ้าง และกระบวนการนั้นจะเป็นอย่างไรบ้าง มีประเด็นหรือหัวข้ออะไรที่จำเป็นจริง ๆ

เมื่อรู้แล้ว ต่อมาก็คือเตรียมคนที่จะเข้าประชุม ให้นึกถึงเฉพาะคนที่จะมาช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ใครที่จะมาช่วยงาน ใครที่จะมาแสดงความคิดเห็น ใครจะมาช่วยตัดสินใจ แล้วต้องทำให้เห็นว่าคนที่ไม่จำเป็นต้องร่วมประชุมก็จะไม่ถูกทอดทิ้ง อาจจะให้พวกเขาเสนอความคิดเห็นนอกรอบมาก่อนแล้วค่อยแชร์ผลการประชุมให้พวกเขารับทราบในภายหลัง

ถัดมาก็ตัดสินใจเรื่องเวลาและสถานที่ให้ชัดเจน ลองเปลี่ยนที่ใหม่ ๆ ลองประชุมในตอนเช้าบ้าง ลองเปลี่ยนเวลาการประชุมให้แปลกออกไปสักหน่อย บางทีการเปลี่ยนตำแหน่งที่นั่งก็ได้ผลดี หรือถ้าคนไม่เยอะอาจใช้การเดินประชุม การยืนประชุมก็ไม่ใช่เรื่องที่จะทำให้เมื่อยเสมอไป
====

2.สนับสนุนให้การประชุมราบรื่น

การสนับสนุนคนประชุมให้รู้สึกดีถือเป็นสิ่งสำคัญ เช่น มีคนมายืนรับและทักทายหน้าห้องประชุม ขอบคุณทุกคนที่มา มีขนมนมเนยให้กิน มีการเล่นดนตรีสักหน่อย (แต่อย่าเยอะเกินไป) ขอให้ช่วยปิดเครื่องมือสื่อสารที่จะรบกวนสมาธิ และช่วยบอกคนที่มาว่าแต่ละคนนั้นทำไมถึงจะต้องมาร่วมประชุมครั้งนี้

ระหว่างประชุมก็ควรมีจิตวิทยาในการจัดการ เน้นการตั้งคำถามที่ดี ฟังอย่างละเอียดถี่ถ้วน ช่วยดึงคนให้มีส่วนร่วมกันอย่างทั่วถึง ถ้าเริ่มขัดแย้งก็ต้องหาทางคลี่คลายให้บรรยากาศกลับมาดีอีกครั้ง

คนที่เชิญคนมาร่วมหรือประธานการประชุมนั่นแหละจะเป็นคนทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีคุณค่าและไม่เสียเวลาที่มาประชุมครั้งนี้

เมื่อคนที่มาประชุมรู้สึกว่าการประชุมนั้นมีคุณค่า พวกเขาก็อยากจะเข้ามามีส่วนร่วมอีก และไม่เท่านั้นพวกเขายังจะทำให้หวนกลับไปทำงานตามหน้าที่ของตัวเองอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ทั้งหมดนี้ต้องอาศัยผู้นำการประชุมที่รู้จักยืดหยุ่น เรียนรู้ และมีเหตุผล รวมถึงมีทักษะในการแก้ปัญหาที่ดี

เพียงเท่านี้ การประชุมครั้งต่อไปของคุณก็จะไม่เสียเวลาอีกต่อไปแล้วล่ะ
====

เรียบเรียงจาก “Why Your Meetings Stink and What to Do About It” โดย Steven G. Rogelberg จาก Harvard Business Review มกราคม ถึง กุมภาพันธ์ 2019

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 094 959 2645