10 เคล็ดลับ เพื่อการบริหารเวลาที่ดีขึ้น

“เวลาเป็นเหรียญที่มีค่าที่สุดในชีวิตของคุณ คุณและคุณเท่านั้นที่จะเป็นผู้กำหนดว่าเหรียญนั้นจะถูกใช้ไปอย่างไร สิ่งหนึ่งที่คุณต้องระวังคือ..อย่าให้ใครมาเป็นคนกำหนดหรือใช้มันไปแทนคุณ” – จอห์น ดรายเด็น

การบริหารเวลาเป็นทักษะที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จทั้งในอาชีพของคุณและชีวิตส่วนตัว เชื่อเถอะค่ะว่า ความสามารถในการบริหารจัดการเวลาที่คุณสร้างมันในวันนี้จะช่วยคุณไปได้ตลอดขีวิตเลยทีเดียวค่ะ

วันนี้เรามี 10 เคล็ดลับที่ไม่ลับ ที่จะช่วยพัฒนาความสามารถในการบริหารเวลาของคุณได้ค่ะ

1.วางแผนเวลาทุกวัน

จัดแจงเวลาสักครึ่งชั่วโมงไว้วางแผนเวลาทั้งวันของคุณทุกวัน ใช่ค่ะ มันอาจจะฟังดูแปลกๆ ที่จะวางแผนในการวางแผน

แต่การจินตนาการ

หรือนึกถึงงานที่คุณตั้งเป้าไว้ว่าจะต้องสำเร็จภายในวันนี้ และจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานแต่ละงานจะสามารถช่วยให้คุณเห็นภาพความสำเร็จและนึกภาพออกง่ายขึ้นว่าควรจะทำอย่างไร

2.เผื่อเวลาให้กับสิ่งรบกวนต่างๆบ้าง

ทุกครั้งที่ทำการนัดหมาย หรือลงตารางเวลางาน อย่าลืมเผื่อเวลาสำหรับสิ่งรบกวนต่างๆที่จะหยุดการทำงานของคุณชั่วคราวให้คุณทำงานได้ช้าลง

ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ดัง มีงานด่วน หรือ อีเมลที่ไม่คาดคิดอาจจะเข้ามามากมาย ถ้าคุณพยายามที่จะนัดหมายใครต่อใครแบบเวลาชนเวลาเป๊ะๆ โดยที่ไม่ได้มีเวลาเว้นว่างหรือเผื่อเวลาไว้บ้างเลย

แน่นอนเลยค่ะว่าคุณจะไม่สามารถทำตามทุกนัดหมายได้ทันเวลาค่ะ

3.ถ้าไม่จำเป็นต้องตอบตอนนี้ ก็ยังไม่ต้องตอบ

ยอมรับเถอะค่ะว่าคุณไม่สามารถรับโทรศัพท์ทุกสายหรือตอบกลับทุกอีเมลได้ในทันที หากคุณจำเป็นต้องทำโปรเจคหรืองานของคุณให้เสร็จจริงๆ ก็ปล่อยให้โทรศัพท์ดัง

หรือ ปล่อยให้ไลน์ แชต หรือ ข้อความต่างๆดังไปก่อน อย่าตกอยู่ในกับดักของการโต้ตอบกับทุกสิ่ง ถ้ามันไม่ได้จำเป็นต้องมีการตอบรับจากคุณตอนนี้ ก็ยังไม่ต้องสนใจมันหรอกค่ะ

4.กำหนดเวลาการทำงานให้กับตัวเอง

ลองกำหนดเวลาของการทำงานแต่ละชิ้นให้ตัวเองตลอดทั้งวัน เพื่อป้องกันไม่ให้งานของคุณลากยาวเกินไป

เช่น หากคุณกำหนดไว้ว่า คุณต้องส่งอีเมลจำนวน x อีเมลให้เสร็จภายในเวลา Y ชั่วโมง การที่คุณจะถูกดึงความสนใจไปที่งานอื่นๆที่ยังไม่จำเป็นก็จะลดน้อยลง

อีกไอเดียหนึ่งที่ดีคือ การตั้งกำหนดเวลาเหล่านี้ในปฏิทินของคุณค่ะ เพื่อช่วยในการติดตาม และทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วยนะคะ

5.สรุปคร่าวๆทั้งก่อนและหลังการพูดคุย

ทุกครั้งก่อนการประชุม หรือการนัดหมาย หรือแม้แต่การคุยโทรศัพท์ ลองใช้เวลาสักนิดเพื่อคิดคร่าวๆ สรุปในใจของคุณก่อนว่าสิ่งที่คุณต้องการจากการประชุม หรือนัดหมายหรือการคุยในครั้งนี้คืออะไร

วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นภาพความสำเร็จก่อนที่จะเริ่มต้นลงมือทำ หลังการประชุม การนัดหมาย หรือการคุยโทรศัพท์

ลองใช้เวลาอีกสักนิดในการสรุปว่าคุณได้อะไรจากการประชุม หรือการคุยครั้งนี้บ้าง

วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้คุณมีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนมากขึ้นในระหว่างการประชุม หรือการคุยของคุณ

แต่ยังจะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพในการพูดคุยมากขึ้น และท้ายที่สุด คุณก็จะได้รับสิ่งที่คุณต้องการได้เร็วขึ้นอีกด้วยค่ะ

6.ทฤษฎี 80/20

“กฏแห่งทฤษฎีของพาเรโต้” ระบุว่า 80 เปอร์เซนต์ของความสำเร็จของคุณ มาจากกิจกรรม 20 เปอร์เซนต์ ในตลอดทั้งวันของคุณ พยายามลองนึกสิคะว่า

กิจกรรมที่นับเป็น 20 เปอร์เซนต์ของคุณมีอะไรบ้าง และพยายามค่อยๆแทรกกิจกรรมเหล่านั้นเข้าไปในแต่ละวันของคุณมากขึ้น และค่อยๆเพิ่มเวลาให้กับมันมากขึ้นไปเรื่อยๆค่ะ

7.รู้จักแบ่งงานให้คนอื่นบ้าง

บางคนอาจจะรู้สึกอึดอัด หรือ ไม่ค่อยถนัดในการมอบหมายงานต่างๆที่อยู่ในมือไปให้ลูกน้องหรือคนอื่นๆ

สิ่งนี้ไม่ใช่สิ่งดีในระยะยาวนะคะ สิ่งที่ดีกว่าคือ การค่อยๆเรียนรู้ที่จะแบ่งงาน โดยเริ่มจากงานที่ไม่ค่อยสำคัญมากนักไปให้คนอื่นได้ทำบ้าง

หรือจ้างคนอื่นที่เชี่ยวชาญกว่ามาทำ ในกรณีที่สามารถทำได้ดีกว่าค่ะ

8.ทำงานที่คล้ายๆกันในทีเดียว

รวบรวมงานที่คล้ายๆกันมาทำพร้อมกันในทีเดียว เช่น หากคุณต้องโทรศัพท์หาคนหลายๆคนในวันนั้น

หาเวลาสักครู่แยกตัวออกมาจากทุกๆงาน และคุยโทรศัพท์ให้เสร็จในทีเดียวไปเลยค่ะ

9.เด็ดขาดกับเวลาในการประชุม

คุณต้องเด็ดขาดกับการประชุมค่ะ โดยคุณควรจะกำหนดวาระ หัวข้อการประชุมและกำหนดเวลาของแต่ละหัวข้อ

อย่าปล่อยให้ผู้เข้าร่วมประชุมลากยาวหรือนอกเรื่องมากจนเกินไป มีสถิติว่าโดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานออฟฟิศใช้เวลาอยู่ในห้องประชุมถึง 16 ชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์

ซึ่งโดยประมาณ 4 ชั่วโมงใน 16 ชั่วโมงที่ว่านี้ ถือเป็นเวลาที่สิ้นเปลืองไปโดยเปล่าประโยชน์ เพราะฉะนั้น เราควรจะเอาเวลาที่สิ้นเปลืองนั้น ไปทำงานอย่างอื่นกันดีกว่าค่ะ

10.เมื่อต้องโฟกัส ก็ต้องโฟกัส

กำจัดสิ่งรบกวนสมาธิเมื่อคุณต้องการที่จะโฟกัสกับงานของคุณ ซึ่งอาจจะหมายถึง การไปนั่งทำงานในห้องที่เงียบสงบ

หรือใส่หูฟังเพื่อป้องกันเสียงรบกวนในออฟฟิศ พยายามอย่าเปิดเว็บไซต์สื่อสังคมต่างๆบนเบราเซอร์ของคุณไว้นะคะ

นอกซะจากเว็บเหล่านั้นจะมีความจำเป็นต่องานของคุณค่ะ

ในขณะที่คุณฝึกฝนศิลปะในการควบคุมเวลา มันคือการฝึกการควบคุมตนเองค่ะ และท้ายที่สุด คุณก็จะพบว่า เมื่อคุณฝึกตัวเองได้ คุณก็สามารถควบคุมส่วนอื่นๆในชีวิตของคุณให้มันเป็นไปในแบบที่คุณต้องการได้เฉกเช่นเดียวกัน

และเมื่อคุณถามตัวเองว่า “ใครเป็นคนควบคุมชีวิตของฉันกันนะ?” คุณจะรู้ว่าคำตอบนั้นคืออะไร ใช่มั้ยล่ะคะ

ให้โอกาสตัวเองเรียกชีวิตที่กระฉับกระเฉงของคุณคืนกลับมาได้แล้ว…ได้เวลาแล้วค่ะ!