ผู้ที่ประสบความสำเร็จไม่ได้ทำงานอย่างหนัก แต่พวกเขาทำงานอย่างชาญฉลาด กล่าวคือ พวกเขาบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อย้อนดูตัวเอง คุณแบ่งเวลา 24 ชั่วโมงให้กับอะไรบ้าง เรื่องงาน เรื่องครอบครัว เรื่องเพื่อน หรือเรื่องส่วนตัว คุณให้ความสำคัญกับสิ่งใดที่สุด และคุณมีวิธีบริหารจัดการเวลาที่เหลืออย่างไร บทความนี้เปิดเผยเทคนิค 8 ข้อในการบริหารจัดการเวลาของผู้ที่ประสบความสำเร็จ
1) ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน
นึกถึงสถานการณ์ตอนผู้จัดการเดินเข้ามาในออฟฟิศ ทุกคนดูยุ่งวุ่นวายไปหมด บางคนรับโทรศัพท์ บางคนประชุม บางคนพิมพ์งาน หรือทำธุระต่างๆ แต่คุณคิดว่าพวกเขายุ่งจริงๆ หรือไม่
หากถามคนที่ประสบความสำเร็จ พวกเขาจะตอบทันทีว่า ภาพที่ดูสับสนวุ่นวายเหล่านั้นแสดงถึงความไม่มีประสิทธิภาพในการทำงาน การทำตัวยุ่งหรือทำงานหนักทั้งวัน อาจทำให้พวกเขาได้รับคำชมจากเพื่อนร่วมงาน แต่พวกเขาไม่มีวันได้รับการเลื่อนตำแหน่ง
คุณอาจเปรียบเทียบตัวอย่างนี้กับนักวิ่งที่วิ่งเป็นระยะทาง 100 ไมล์อย่างไม่หยุดหย่อน แต่ผลสุดท้ายกลับพบว่าตนเองวิ่งผิดเส้นทางจึงไม่ถึงเส้นชัยสักที สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าเมื่อคุณจะทำสิ่งใด คุณต้องตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน เพื่อที่คุณจะไม่วอกแวก หรือเสียเวลากับเรื่องที่ไม่จำเป็น และคุณจะประสบความสำเร็จในที่สุด
2) ปรับปรุงกระบวนการทำงาน
การทำงานอย่างชาญฉลาด คือ การทำงานที่ใช้สมอง พยายามคิดปรับปรุงวิธี หรือกระบวนการทำงานในรูปแบบใหม่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น
ในทางตรงกันข้าม การทำงานตามความเคยชิน คือ การทำงานรูปแบบเดิมๆ เป็นระยะเวลานาน โดยไม่คิดเปลี่ยนแปลง หรือหาอะไรที่แปลกใหม่ คอยฟังแต่คำสั่งเพียงอย่างเดียว พฤติกรรมการทำงานเช่นนี้จะทำให้คุณกลายเป็นหุ่นยนต์ที่ไม่มีชีวิตชีวา
ลองสังเกตดูว่าคุณทำงานแบบไหน อย่ามัวย่ำอยู่กับที่ หรือทำแต่สิ่งซ้ำซากจำเจ เพราะคุณจะทำงานออกมาในระยะเวลาเท่าเดิม และได้ผลลัพธ์แบบเดิมๆ แทนที่คุณจะสามารถทำงานได้รวดเร็ว ประหยัดเวลา และผลงานมีคุณภาพมากขึ้น
3) จัดลำดับความสำคัญของงาน
การจัดลำดับความสำคัญเป็นกุญแจหลักของผู้ที่ประสบความสำเร็จ พวกเขาไม่เพียงแต่แก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ดี แต่พวกเขายังจัดลำดับขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสม นั่นคือ แก้ไขปัญหาหรือทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน
ดังนั้น จงนำวิธีนี้ไปใช้กับงานของคุณ เพราะเมื่องานที่สำคัญที่สุดเสร็จสิ้น คุณก็สามารถพูดได้ว่างานทั้งหมดของคุณประสบความสำเร็จแล้ว
นอกจากนี้ อย่าปล่อยให้งานจุกจิก หรืองานที่มีรายละเอียดมากทำให้คุณท้อใจ จงมุ่งมั่นตั้งใจทำมันอย่างต่อเนื่อง และอย่าผัดวันประกันพรุ่ง
4) เปลี่ยนการทำงานให้เป็นเรื่องสนุกเหมือนการเล่นเกมส์
การเปลี่ยนการทำงานให้เป็นเรื่องสนุกเหมือนการเล่นเกมส์เป็นวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ ให้คุณคิดว่างานที่ได้รับมอบหมายแต่ละชิ้นเป็นเหมือนด่านต่างๆในเกมส์ ซึ่งคุณต้องผ่านมันไปให้ได้ อย่าลืมว่าในเกมส์มีอุปสรรคมากมายและหากคุณเล่นเกมส์ได้ดี คุณก็จะได้รับรางวัลเป็นการตอบแทน
คุณอาจประยุกต์แนวคิดนี้กับการทำงาน โดยแบ่งงานชิ้นใหญ่ออกเป็นส่วนๆ และทำให้เสร็จภายในเวลา 15-20 นาที และหลังจากที่คุณทำมันสำเร็จ คุณก็ควรให้รางวัลตัวเองด้วย รางวัลอาจเป็นขนม เครื่องดื่ม การพักผ่อน การท่องเที่ยว หรือการทำกิจกรรมที่คุณชอบก็ได้
ประโยชน์ของการทำงานรูปแบบนี้ทำให้คุณรู้จักการบริหารจัดการเวลาในอีกรูปแบบหนึ่ง เพราะคุณจะทำงานเสร็จในระยะเวลาที่กำหนดและได้เห็นผลลัพธ์ หรือได้รับผลตอบแทนในสิ่งที่คุณลงมือทำทันที วิธีการนี้ทำให้คุณมีกำลังใจและทำงานอย่างมีเป้าหมายยิ่งขึ้น
5) จัดงานที่ใกล้เคียงหรือมีความเกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกัน
โดยธรรมชาติสมองคนเราถูกออกแบบให้คิดเรื่องราวได้เพียงเรื่องเดียว ณ เวลาหนึ่ง แต่เมื่อคุณทำหลายงาน คุณจำเป็นต้องใช้สมองหลายส่วนพร้อมกัน
ดังนั้น หากคุณจัดงานที่ใกล้เคียงหรือมีความเกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกัน สมองของคุณก็ไม่ต้องคิดเรื่องราวต่างๆสลับไปสลับมา ยกตัวอย่างเช่น งานที่ต้องใช้การวิเคราะห์ งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ งานที่ต้องทำซ้ำๆ เป็นต้น
ทั้งนี้การทำงานที่ใช้ทักษะประเภทเดียวกันอย่างต่อเนื่องจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความรวดเร็วในการทำงาน ดังนั้น คุณควรจัดงานที่คล้ายๆกันไว้ด้วยกัน และลงมือทำในระยะเวลาไล่เลี่ยกัน
6) จัดเอกสารให้เป็นระบบ
หนึ่งในตัวช่วยที่ดีที่สุดในการบริหารเวลาก็คือ การจัดเอกสารให้เป็นระบบ เพราะเมื่อคุณลงมือจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดแล้ว คุณก็จะเห็นว่างานแต่ละชิ้นมีสถานะเป็นอย่างไร หรือมีความคืบหน้ามากน้อยเพียงใด
นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการค้นหา และการเรียกใช้ข้อมูลต่างๆอีกด้วย
7) หัดปฏิเสธบ้าง
ในการทำงานบางครั้งคุณจำเป็นต้องพูด “ปฏิเสธ” เนื่องจากคุณไม่สามารถทำงานทุกชิ้นได้ อีกทั้ง งานที่หนักเกินไปก็ไม่ใช่หนทางสู่ความสำเร็จ ในทางตรงกันข้ามมันกลับส่งผลให้คุณรู้สึกเหนื่อยล้า และหมดแรง
คนที่ประสบความสำเร็จ มีทักษะในการปฏิเสธงานที่ไม่จำเป็น
พวกเขามักใช้เวลาส่วนใหญ่เพื่อโฟกัสกับงานที่มีความสำคัญมากกว่า และนั่นแสดงให้เห็นว่าพวกเขาบริหารเวลาที่มีอย่างจำกัดให้กิดประสิทธิภาพมากที่สุด
8) อย่าหักโหมทำงานหนักเกินไป
แม้ว่าคุณจะบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากแค่ไหน คุณก็จะพบว่าแต่ละวันโต๊ะของคุณก็ยังคงเต็มไปด้วยงาน ผู้ที่ประสบความสำเร็จมักทำงานอย่างพอเหมาะ พวกเขาไม่ได้ทำงานหามรุ่งหามค่ำโดยไม่หยุดพัก คุณก็เช่นกัน จงใช้เวลา 24 ชั่วโมงใน 1 วันให้คุ้มค่า โดยแบ่งเวลาให้กับชีวิตด้านอื่นบ้าง
เช่น ครอบครัว เพื่อน ตนเอง หรือสัตว์เลี้ยง เป็นต้น และคุณจะพบว่าการแบ่งเวลาอย่างเหมาะสมช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในชีวิตได้
แปลและเรียบเรียงโดย
Learning Hub Thailand
Source: http://www.lifehack.org/369109/8-time-management-secrets-only-successful-people-master
