ไม่ว่าคุณจะลากิจ ลาป่วย ลาคลอด หรือลาไปสัมภาษณ์งานใหม่ คุณไม่ควรที่จะหายไปเฉยๆ แต่คุณควรมีแผนรองรับในกรณีต่างๆ ที่เจ้านายคุณ ลูกน้องคุณ หรือลูกค้าคุณ ต้องการตัวคุณและติดต่อสอบถามคุณในเรื่องงานอย่างเร่งด่วน โดยเฉพาะถ้าการลางานของคุณไม่ใช่แค่วันสองวัน
1.วางแผนงานล่วงหน้า
คุณควรวางแผนงานล่วงหน้า ในช่วงที่คุณไม่อยู่ ซึ่งอาจเป็นช่วงที่ไม่ใช่การพรีเซ้นโปรเจค ไม่ใช่ช่วงที่ต้องส่งมอบงานให้ลูกค้า และไม่ใช่ช่วงเปิดตัวสินค้าของบริษัท ควรเป็นช่วงที่งานของคุณไม่พีค และไม่กระทบกับบริษัทมากนัด และคุณควรตั้งตารางวันหยุดไว้ล่วงหน้า ที่ทำให้คนทั้งบริษัทเห็นว่าห้ามนัดประชุมคุณช่วงนี้ เพราะว่าคุณไม่อยู่ นอกจากนี้คุณควรใส่ช่วงเวลาที่คุณหยุดใน Signature หรือคำลงท้ายของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อที่จะทำให้คนที่ติดต่องานคุณประจำรับรู้ถึงวันลาคุณ
2.ฝากงานไว้ที่คนอื่น
ถ้าลูกค้าหรือเจ้านายคุณตามงานที่ค้างไว้ หรือ มีงานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับคุณ คุณควรบอกเจ้านายและลูกค้าของคุณให้ชัดเจนว่าสามารถตามเรื่องได้ที่ใครบ้าง เช่น ถ้าเรื่องการวางบิลให้ไปตามกับคนนี้ที่แผนกนั้น เรื่องเกี่ยวกับการเซอร์วิสลูกค้าหลังบ้านให้ติดต่อคนที่ชื่ออะไร แผนกไหน ทั้งนี้ทั้งนั้น คุณอาจมีการประชุมย่อยภายในทีม เพื่อให้คนในทีมได้รับรู้ หรือ แจกจ่ายความรับผิดชอบให้คนในทีมช่วยกันดูแล
3.กำหนดขอบข่ายให้ชัดเจน
บอกลูกค้า ลูกน้อง เพื่อนร่วมงานจนถึงเจ้านายอย่างชัดเจนว่าคุณจะไม่อยู่วันที่เท่าไหร่ถึงเท่าไหร่ หน้าที่งานที่คุณรับผิดชอบคืออะไร และสามารถติดต่อคุณได้เวลาไหนบ้าง ช่องทางไหนบ้าง เพื่อทำให้วันลาของคุณ เป็นการลางานจริงๆ ไม่ใช่การทำงานนอกสถานที่
4.ตั้งค่าอีเมล์ล่วงหน้า
ทุกครั้งที่มีอีเมล์เข้ามา ให้คุณตั้งต่าอีเมล์ตอบกลับอัตโนมัติว่าคุณอยู่ในช่วงลางานกี่วัน และคุณพร้อมจะกลับมาทำงานเมื่อไหร่ ถ้ามีเรื่องเร่งด่วนจริงๆ ก็ให้สามารถติดต่อได้ที่ใคร วิธีนี้จะทำให้คนส่งอีเมล์มาหาคุณรับรู้ว่าคุณไม่อยู่รับเรื่อง
5.สอนงานคนอื่น
คุณควรถ่ายงาน หรือ สอนงานคนอื่นในส่วนที่คุณรับผิดชอบโดยตรง เพื่อเวลาที่คุณไม่อยู่คนอื่นจะได้ทำงานแทนคุณได้ เป็นการไม่เสียเวลา และไม่กระทบงานโดยตรง โดยเฉพาะในบริษัทใหญ่ที่ต้องใช้เครื่องมือ และโปรแกรมเฉพาะต่างๆในการทำงาน คนอื่นๆที่ไม่ได้ทำงานตรงนี้ทุกวันอาจทำไม่เป็น หรือ ขาดตกบกพร่องอะไรไป ทางที่ดีคุณควรหาเวลาสอนเพื่อนร่วมงานไว้บ้าง
6.จัดเรียงเก็บไฟล์งาน และเอกสารที่สำคัญ
เอกสารที่ต้องใช้บ่อยๆ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และเอกสารสำคัญประเภทต่างๆ ควรเก็บไว้ในไฟล์ Desktop อย่างเป็นระเบียบหาได้ง่าย และไม่ต้องใช้พาสเวิร์ดในการเปิดเข้าไป และคุณควรจัดเรียงเอกสารสำคัญอ้างอิงต่างๆ อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ง่ายต่อการค้นหา ทั้งไฟล์เอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเอกสารที่วางอยู่บนโต๊ะของคุณเอง
7.สร้างรายชื่อ เบอร์ติดต่อ และอีเมล์สำคัญ
สร้างรายชื่อ Reference และ Contact person ทั้ง Vendor และ ลูกค้า ให้ชัดเจน โดยคุณอาจทำใส่ตาราง Excel และยิงอีเมล์นี้ออกไปในวันสุดท้ายก่อนคุณลางาน
8.หยุดอัพเดท Social Media
การลางานต่างๆ ไม่ว่าจะลาคลอด ลาป่วย หรือ ลากิจ ก็ตาม คุณไม่ควรทำตัวลั้ลลาจนเกินงาม ในระหว่างที่คุณมีความสุขไม่สนใจรับโทรศัพท์จากลูกค้า หรือ เพื่อนร่วมงาน ทำตัวติดต่อไม่ได้ แต่คุณดันอัพโหลดรูปต่างๆ เช็คอินลงใน Social Media นั่นทำให้คุณดูแย่ในสายตาเพื่อนร่วมงานไปทันที
9.ของฝากเล็กๆน้อย ๆ
อันนี้ถือว่าเป็นน้ำใจเล็กๆน้อยๆ ที่คุณควรมีของฝาก ของกิน ให้กับเพื่อนร่วมงาน หรือ คนที่คอยช่วยเหลือเรื่องงานของคุณระหว่างคุณลา การแสดงน้ำใจและคิดถึงทีม ทำให้คุณแลดูเป็นคนน่ารัก และทำให้เพื่อนร่วมงานอยากช่วยเหลือคุณอีกในอนาคต
ในมุมมองขององค์กร หรือ บริษัทใหญ่ ถ้าพนักงานลางานยาว เช่น ลาคลอด หรือ ลาพักร้อนมากกว่าสองอาทิตย์ องค์กรควรมีระบบ Succession Planning หรือ การวางแผนหาผู้สืบทอดตำแหน่ง เป็นการจัดเตรียมคนในการทดแทนตำแหน่งงานใดงานหนึ่งไว้ล่วงหน้า โดยเฉพาะตำแหน่งผู้บริหารสูงๆในองค์กร หรือตำแหน่งที่เป็นตำแหน่งหลัก ถ้าขาดตำแหน่งนี้ไปอาจทำให้องค์กรสะดุดล้ม และเดินไปได้ช้า
นอกจากนี้ภายในองค์กรควรมีการจัดการมองหา Talent หรือพนักงานที่มีศักยภาพ เพื่อพัฒนาบุคคลเหล่านั้น ให้พร้อมกับการเลื่อนตำแหน่ง เมื่อตำแหน่งนั้นว่าง วิธีนี้ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ทำให้องค์กรและบริษัทเสียค่าใช้จ่าย และค่าเสียโอกาสต่างๆน้อยลง
