เหล่ามนุษย์งานทั้งหลาย เคยเบื่อการประชุมบ้างไหมคะ?

          เชื่อว่ามีหลายคนยกมือสนับสนุนขึ้นสุดแขน! แต่ถึงอย่างไรในชีวิตการทำงานของเราคงหนีไม่พ้นต้องประชุม ใช่ไหมคะ… คงไม่ดีแน่ ถ้าคุณนั่งหน้านิ่วคิ้วขมวดอยู่ในห้องประชุมครึ่งค่อนวันอย่างไม่มีความสุข เพราะเท่ากับว่าคุณกำลังปล่อยให้ตัวเองจมอยู่กับความเศร้าหมอง ยิ่งไปกว่านั้นจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณย่ำแย่ลงเรื่อย ๆ

แต่ไม่ต้องกลุ้มใจไปค่ะ วันนี้ เรามีเทคนิคดี ๆ ที่จะทำให้การประชุมไม่น่าเบื่ออีกต่อไป มาฝากกันค่ะ

1. ประเด็นต้องชัดเจน

คุณเคยเข้าประชุมแล้วออกมาแบบงง ๆ เหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้นบ้างไหมคะ พอรู้ตัวอีกทีเวลาก็หมดไปกับการนั่งเหม่อลอยมองคนอ่านพรีเซนต์ ฟังคนเถียงกันในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุม หากใครเคยประสบพบเจอปัญหาดังกล่าว แสดงว่าการประชุมไม่ได้ผล และเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

ปัญหานี้มีทางแก้ค่ะ เพียงแค่คุณตอบคำถามให้ได้ว่า ทำไมจึงมีการจัดประชุม? เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์การประชุมคืออะไร? ถ้าคุณตอบได้ การประชุมของคุณจะกระชับ ตรงประเด็น และได้ผลค่ะ

แต่หากคุณเอะอะก็นัดประชุมทุกเรื่อง โดยไม่คัดกรองหัวข้อให้ดี ไม่วางแผนอย่างเป็นลำดับขั้น การประชุมก็จะเต็มไปด้วยความสับสน และนั่นทำให้คุณเสียเวลาประชุม แถมยังต้องกลับไปนั่งทำงานแบบไร้ทิศทางเสียด้วยซ้ำ

2. ผู้ร่วมประชุมต้องกล้าเสนอความเห็น

คุณอาจเคยชินกับบรรยากาศการเข้าประชุมที่มีแต่คนหน้าเดิม ๆ พูดแสดงความคิดเห็น ส่วนที่เหลือก็นั่งก้มหน้าก้มตากดโทรศัพท์บ้าง แสร้งทำเป็นจดบันทึกการประชุมบ้าง ฟังหูซ้ายทะลุหูขวาบ้าง

ภาพแบบนี้ทำให้การประชุมไร้ชีวิตชีวาและผิดวัตถุประสงค์ของการประชุมค่ะ เพราะความสำคัญของการประชุม คือเป็นเวทีแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจแผนงานและปฏิบัติงานอย่างมีเป้าหมายเดียวกัน

ดังนั้น การประชุมที่ดีต้องมีการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง ประธานควรดำเนินการประชุมอย่างกระตือรือร้น ยิ้มแย้มแจ่มใส ไม่พูดระบายอารมณ์ของตนเองในที่ประชุม และควรเปิดใจรับฟังผู้เข้าร่วมประชุมโดยปราศจากอคติ

ด้านผู้เข้าร่วมประชุม ก็ไม่ควรนั่งฟังเฉย ๆ โดยไม่แสดงความคิดเห็น ไม่แชร์ไอเดีย หรือไม่ร่วมกิจกรรมใด ๆ ให้คิดว่าการได้เข้าประชุม คือโอกาสดีที่ได้นั่งคุยกับเพื่อน ได้เห็นความคืบหน้าของงาน เพื่อที่ทีมจะได้มองเห็นภาพความสำเร็จร่วมกัน และช่วยกันสร้างสรรค์งานให้บรรลุเป้าหมายต่อไป

3. การนำเสนอต้องน่าสนใจ

ถ้าให้หลับตาและนึกถึงภาพ Presentation การประชุมที่บริษัท เชื่อแน่ว่าคนส่วนใหญ่จะเห็นภาพ Presentation ที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือชวนง่วงนอน มิหนำซ้ำ ผู้พูดก็ยังนำเสนอข้อมูลด้วยน้ำเสียงโมโนโทน ด้วยเหตุนี้จึงไม่น่าแปลกใจที่คุณจะสัปหงก และเผลอหลับคาห้องประชุม

แต่ปัจจุบันนี้หมดยุคที่ผู้คนจะสื่อสารกันด้วยวิธีการแบบเดิม ๆ โลกหมุนเร็วกว่าที่คิด การใช้ข้อมูลจากตัวหนังสือประกอบการนำเสนอ เป็นสิ่งที่แสนน่าเบื่อและทำให้หัวใจห่อเหี่ยว ดังนั้น ถึงเวลาแล้วที่คุณต้องเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอให้ทันสมัย ดึงดูดความสนใจให้มากขึ้น เช่น ใช้ Infographic, Video Clip หรือ Multimedia เริ่ด ๆ ประกอบการนำเสนอในที่ประชุม ลองทำดูนะคะ แล้วการประชุมของคุณจะ Work สุด ๆ เลยล่ะค่ะ

4. ความถี่การประชุมต้องเหมาะสม

ปัญหาที่หนุ่มสาวออฟฟิศต่างบ่นเป็นเสียงเดียวกันก็คือ ประชุมทั้งวันจนแทบไม่มีเวลาไปทำอย่างอื่น บางคนพูดติดตลกว่า “มีอาชีพรับจ้างประชุม” อย่างที่เกริ่นไว้ตอนต้น ว่าการประชุมที่ดีต้องมีวัตถุประสงค์ชัดเจน ไม่ใช่นึกอยากจะเรียกประชุมเมื่อไหร่ก็ได้ เพราะหากประชุมพร่ำเพรื่อ ผู้เข้าร่วมจะไม่เห็นความสำคัญ และพาลไม่อยากเข้าประชุม

นอกจากนี้ ควรมีคนควบคุมเวลาไม่ให้การประชุมยืดยาวเกินไป เพราะสมาธิของคนเรามีจำกัด การประชุมเลยเวลา อาจทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เนื่องจากเหนื่อยล้าและมึนงงกับชั่วโมงประชุมที่ยาวนานได้ค่ะ

5. ประชุมเสร็จต้องสรุปและติดตามผล

สิ่งสำคัญของการประชุม ก็คือต้องสรุปและติดตามผลการประชุม เพราะการเขียนสรุปการประชุมจะทำให้ผู้เข้าร่วมทราบว่า ผลของการประชุมคืออะไร? ใครต้องรับผิดชอบเรื่องใดต่อ?

ลองคิดดูนะคะว่า หากมีประเด็นถกเถียง โต้แย้ง หรือแชร์ไอเดียที่เป็นประโยชน์ในที่ประชุม แต่ไม่มีใครจดบันทึกเอาไว้ เมื่อเวลาผ่านไป ทุกคนก็จะลืม และไม่ได้นำสิ่งที่ประชุมมาปฏิบัติต่อให้เป็นรูปธรรม ผลคือ การประชุมทั้งหมดสูญเปล่า

ในทางกลับกัน หากมีการจดบันทึกข้อคิดเห็นสำคัญ หรือมติที่ประชุม ทุกคนก็จะมีหลักฐานอ้างอิง สามารถยึดถือเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานต่อไปได้ ซึ่งสิ่งนี้ทำให้การทำงานราบรื่น และมีประสิทธิภาพสูงสุดค่ะ

เรียบเรียงโดย LEARNING HUB THAILAND

เรายินดีออกแบบหลักสูตรเฉพาะ เพื่อพัฒนาคนในองค์กรของคุณ ปรีกษาเราได้ที่ Line @lhtraining 

          จากผลวิจัยของ World Economic Forum ระบุว่า ความเครียดของพนักงานที่เพิ่มขึ้น ส่วนใหญ่เกิดจากสัมพันธภาพที่ไม่ดีกับหัวหน้างาน ถ้าเจอหัวหน้างานแย่ ๆ เป็นใครก็อยากลาออก… แต่ในภาวะเศรษฐกิจเช่นนี้ เจอหัวหน้าแย่ย่อมดีกว่าตกงาน… เราเลยขอนำเสนอ “เคล็ดลับรับมือกับหัวหน้างานไม่ได้ดั่งใจด้วยความเข้าใจ” เพราะความเข้าใจคือหัวใจของการอยู่ร่วมกัน! 

1. หัวหน้างานจุกจิก  

น่าปวดหัวไม่น้อย เมื่อคุณต้องทำงานกับหัวหน้างานจู้จี้ทุกเรื่องราว คมชัดทุกรายละเอียด ไม่ว่าจะทำอะไรก็ผิดไปเสียหมดในสายตาหัวหน้า

ถ้าเจอหัวหน้างานประเภทนี้ การปรับตัวเข้าหากันจะเหมาะสมที่สุด สิ่งแรกเลย คือการทำงานของเราต้องมีวินัย ทำงานให้เสร็จก่อนกำหนดส่ง เพื่อให้หัวหน้างานได้ตรวจดูรายละเอียด และมีเวลาปรับแก้งานก่อนส่งจริง อย่าทำเวอร์ชั่นเดียวแล้วส่งในวันสุดท้าย เพราะหัวหน้างานประเภทนี้ ถูกต้องไม่สำคัญเท่ากับถูกใจ การรายงานความก้าวหน้าและส่งงานก่อนกำหนด จึงเป็นทางออกที่จะช่วยให้สัมพันธภาพระหว่างคุณกับหัวหน้าราบรื่น… 

2. หัวหน้าอัตตาสูง  

ถ้าคุณเจอะเจอหัวหน้างานอีโก้สูง คิดว่าความคิดของตัวเองถูกเสมอ และมองลูกน้องที่คิดเห็นแตกต่างหรือขัดแย้ง เป็นฝ่ายตรงข้าม ทำให้คนที่ทำงานเอาหน้าประจบประแจงได้รับความไว้ใจ แต่คนทำงานอยู่เบื้องหลังจริง ๆ เหนื่อยฟรี!

การทำงานกับหัวหน้าประเภทนี้ คุณควรเสนอความคิดเห็นในบริบทที่หัวหน้างานจะได้หน้าไปด้วย หรือพูดง่าย ๆ คือ ให้มีส่วนได้หน้าจากผลงานของเรานั่นเอง!

แม้จะเป็นวิธีการที่เจ็บปวดหน่อย ที่ต้องให้คนอื่นชุบมือเปิบ แต่ก็ป่วยการที่จะเป็นปรปักษ์กับหัวหน้างานโดยไม่จำเป็น สำคัญที่ตัวคุณต้องรู้จักตนเองและควบคุมอารมณ์ เลือกปะทะในสมรภูมิที่ได้เปรียบจะดีกว่า

3. หัวหน้าไม่เป็นงาน 

ระบบอุปถัมภ์ทำให้การแต่งตั้งบุคคลในตำแหน่งสูงอยู่ที่คนของใคร มากกว่าความสามารถ ส่งผลให้มนุษย์เงินเดือนอย่างเรา ๆ ต้องพลอยลำบาก ต้องคอยแก้งานให้กับหัวหน้าที่ไม่เป็นงาน…

หัวหน้าประเภทนี้มักเข้าหาลูกน้องก็ต่อเมื่อเจอปัญหา ปล่อยให้ลูกน้องแก้ปัญหาแต่เพียงลำพัง ในขณะที่ตนเองไม่คิดหาข้อเท็จจริงเพื่อประกอบการตัดสินใจที่ถูกต้อง ทำให้การทำงานในหลาย ๆ ครั้งสร้างปัญหามากกว่าแก้ปัญหา

หัวหน้างานประเภทนี้จะรับมือยากสักหน่อย เพราะต้องอาศัยความร่วมมือจากเพื่อนร่วมงาน รวมกลุ่มกันพูดคุยกับหัวหน้า เพื่อปรับวิธีการทำงานและหาแนวทางที่เหมาะสมในการทำงาน  ลดปัญหาในการทำงาน แต่ไม่ใช่การรวมกลุ่มกันประท้วง หรือตำหนิหัวหน้างาน ต้องอาศัยการบอกกล่าวพูดคุยกันด้วยเหตุผล มุ่งเน้นที่การทำงานเป็นหลัก ไม่ใช่เน้นที่ตัวบุคคล เป็นการเตือนหัวหน้าในสิ่งที่เขาไม่รู้ตัว นั่นเอง!

4. หัวหน้าอ่อนประสบการณ์ 

เป็นเรื่องธรรมดาของปุถุชนทั่วไป ไม่เว้นแม้แต่หัวหน้า ที่ไม่ได้รู้ไปเสียทุกเรื่อง เขาอาจจะย้ายมาจากแผนกอื่น หรือทำงานที่เขาไม่คุ้นเคย เราในฐานะลูกน้องที่ผ่านงานมามากกว่า ควรแลกเปลี่ยน แชร์ประสบการณ์กับเขา

การเสนอแนะไอเดียที่เป็นประโยชน์ ย่อมทำให้หัวหน้ารู้สึกเป็นมิตรกับเรา เช่น หัวหน้างานรุ่นเก่าอาจจะไม่คุ้นกับการทำ Power Point หน้าที่ของเรา คือแชร์ความรู้กับเขา หรือใช้ความสามารถของเราเติมเต็มส่วนที่หัวหน้าขาด ไม่ดูถูกหรือทำให้เขารู้สึกอับอาย คิดอีกแง่ เราเองก็มีเรื่องมากมายที่หัวหน้ารู้ในสิ่งที่เราไม่รู้ก็เป็นได้… 

5. หัวหน้าชื่นชอบตัวเลข 

บ่อยครั้งเรามักจะพบความขัดแย้งระหว่างนักการตลาดและนักบัญชี สาเหตุของความขัดแย้งเกิดจากการมองต่างมุม… นักบัญชี หรือนักการเงิน ถูกสอนให้ตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อเท็จจริง และอ้างอิงตัวเลขเป็นสำคัญ จึงมักตั้งคำถามกับนักการตลาดว่า กลยุทธ์ที่เสนอมา สร้างกำไรกี่บาท กี่เปอร์เซ็นต์                 

เป็นคำถามที่นักการตลาดไม่สามารถตอบได้ เพราะไม่สามารถรู้ล่วงหน้าได้เลยว่า จะมีลูกค้าเพิ่มขึ้นกี่คน ซื้อคนละกี่ชิ้น เพราะฉะนั้น หากเผชิญหน้ากับหัวหน้าที่มีพื้นฐานทางบัญชี หรือการเงิน การจะทำงานร่วมกับเขาได้นั้นต้องมีตัวเลขเสมอ

แผนการที่เสนอไป อย่างน้อยก็ต้องมีการประมาณการณ์งบประมาณ เป้าหมายทางการเงิน ยอดขายที่คาดว่าจะเพิ่มขึ้น เป็นต้น การตัดสินใจบนพื้นฐานของตัวเลข ไม่ได้อยู่ที่ถูกหรือผิด แต่อยู่ที่สมมติฐานของใครน่าเชื่อถือมากกว่ากัน  

6. หัวหน้าสายครีเอทีฟ  

หัวหน้าผู้มีความคิดสร้างสรรค์นับเป็นเรื่องดี แต่ถ้ามีมากไปก็เป็นโทษได้เหมือนกัน เพราะแต่ละวันจะมีไอเดียผุดขึ้นมากมาย เดี๋ยวก็ให้ทำนั่น เดี๋ยวก็ให้ทำนี่ ทั้ง ๆ ที่สิ่งที่กำลังทำอยู่ยังไม่แล้วเสร็จ!

การรับมือกับหัวหน้าประเภทนี้ เราต้องโฟกัสความคิดของหัวหน้า ว่าหัวหน้าต้องการผลลัพธ์อะไรในขั้นตอนสุดท้าย เพราะหัวหน้าช่างครีเอทีฟมีความคิดกว้าง แต่ไม่สามารถลงลึกถึงการปฏิบัติจริง การโน้มน้าวเขาจึงต้องตั้งคำถามที่โฟกัสมาก ๆ ว่าต้องการอะไรที่เป็นรูปธรรม และชี้ให้เห็นถึงอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้หากทำเช่นนั้น             

แต่คุณไม่ควรวิพากษ์หรือปฏิเสธไอเดียของเขาโดยเด็ดขาด พยายามคล้อยตามความคิดเขา และชี้ให้หัวหน้าเห็น ว่าหากทำตามนี้จะเกิดอะไรขึ้นตามมา…   

7. สุดท้ายแล้ว… หัวหน้าไม่ใช่ศัตรู

ไม่ว่าหัวหน้าจะเป็นคนเช่นไร อย่ามองว่าเขาเป็นศัตรู ไม่เช่นนั้นคุณจะไม่มีความสุขในที่ทำงาน… World Economic Forum แนะนำว่า ถ้าหัวหน้าอาการหนัก คุณไม่ควรเผชิญหน้ากับเขาโดยตรง ไม่เช่นนั้นความขัดแย้งจะยิ่งร้าวลึก และก็อย่าแกล้งทำเป็นหูทวนลม หรือโฟกัสที่งานโดยไม่เห็นหัวหน้าอยู่ในสายตา เพราะหัวหน้าจะคิดว่าคุณไม่ให้ความเคารพ และเขาก็จะไม่เคารพคุณเช่นกัน      

นอกจากนั้น การแกล้งป่วยแกล้งลาก็ไม่ใช่ทางออกเช่นกัน เพราะนั่นคือการหนีปัญหา การลาป่วยในวันที่หัวหน้าต้องการคุณ จะยิ่งสร้างความบาดหมางได้… และสิ่งสุดท้ายที่ไม่ควรทำเด็ดขาด คือการประจานหัวหน้าให้คนภายนอกรับรู้… “ความในไม่ควรนำออก ความนอกก็ไม่ควรนำเข้า” ค่ะ 

เรียบเรียงโดย LEARNING HUB THAILAND

เรายินดีออกแบบหลักสูตรเฉพาะ เพื่อพัฒนาคนในองค์กรของคุณ ปรีกษาเราได้ที่ Line @lhtraining