5 ขั้นตอนทำ Digital Transformation ด้วยการสร้าง Culture

โลกธุรกิจและการทำงานในทุกวันนี้อยู่ในยุคที่ Digital เข้ามาครอบครองพื้นที่ในหลายส่วน และมีแนวโน้มว่าจะขยายพื้นที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จนทำให้ธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่ไม่ใช้ Digital ต้องล้มหายตายจากไปด้วยความรวดเร็ว

Digital Transformation หรือ การนำเทคโนโลยีมาเปลี่ยนแปลงการทำธุรกิจจึงกลายเป็นคำที่ถูกพูดถึงอย่างแพร่หลายในช่วง 5 ปีที่ผ่านไป แต่ก็ยังมีเจ้าของธุรกิจ ผู้บริหาร และคนทำงานจำนวนมากที่ยังไม่เข้าใจตลอดจนไม่เปิดใจให้กับเรื่องนี้

=====

 เราทุกคนอยู่ในยุคที่ประโยค “จะเปลี่ยนแปลงตัวเองหรือถูกโลกบังคับให้เปลี่ยน” ชัดเจนมากขึ้นทุกที ถึงตอนนี้ ไม่สำคัญแล้วว่าคุณอยากจะนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำธุรกิจ หรือ การบริหารจัดการงานของคุณหรือไม่ เพราะถ้าคุณต้องการอยู่รอดและเติบโตคุณก็จำเป็นต้องใช้ ‘เทคโนโลยี’

 การมาถึงของโควิด 19 คงทำให้หลายคนเข้าใจเริ่องนี้มากขึ้น เมื่อผู้คนไม่สามารถออกจากบ้านและใช้ชีวิตได้ตามปกติ ธุรกิจที่ไม่เคยใช้เทคโนโลยี ไม่มีช่องทางออนไลน์ หรือ ไม่ได้ใช้แอพพลิเคชั่นในการดำเนินงานต่างก็ถึงทยอยปิดตัวและสูญหายไปจากโลกใบนี้ในพริบตา

 ผมเชื่อว่าถึงเวลานี้ทุกคนคงจะยอมรับแล้วว่าการนำเทคโนโลยีเข้ามาเปลี่ยนแปลงธุรกิจและการทำงานคือเรื่องสำคัญที่ไม่ทำไม่ได้ แต่คำถามก็คือ…แล้วจะเริ่มต้นอย่างไร

=====

ผมตั้งใจเขียนบทความในการทำ Digital Transformation สำหรับเจ้าของธุรกิจ ผู้บริหาร และคนทำงานที่อยากเริ่มต้นแต่ไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไร โดยการรวบรวมข้อมูลจากประสบการณ์ตรงที่ใช้ในธุรกิจของตัวเองไปจนถึงธุรกิจของลูกค้าจำนวนมากที่ผมเข้าไปเป็นโค้ชและที่ปรึกษาให้ในช่วงหลายปีที่ผ่านไป  

ต่อไปนี้คือ 5 ขั้นตอนที่คุณสามารถเริ่มต้นทำได้ทันทีที่อ่านจบ โดยมีแก่นหลักในการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่คุณอาจคิดไม่ถึงมาก่อน นั่นคือการรื้อสร้างวัฒนธรรมองค์กรของคุณเอง

=====

ขั้นตอนที่ 1. เริ่มต้นที่ ‘คน’ ของคุณ

 จงปลูกฝัง Mindset ที่ถูกต้องเป็นลำดับแรก

ต้องเข้าใจก่อนว่าคนส่วนใหญ่ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง ยิ่งพูดถึงคำว่า Digital ด้วยแล้ว หลายคนมักเข้าใจว่าคือการเอาเทคโนโลยีมาแทนที่คน ซึ่งเป็นความเชื่อที่ผิดอย่างรุนแรง 

เพราะ Digital Transformation ไม่ใช่การเอาเทคโนโลยีเข้ามาแทนการทำงานของคน แต่เป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การทำงานของคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น สะดวกขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพขึ้นต่างหาก

=====

คนที่ต่อต้าน Digital Transformation คือ คนที่มีแนวโน้มว่าจะเป็นคนที่ควรออกจากองค์กรตั้งแต่แรกอยู่แล้ว ไม่ว่าองค์กรนั้นจะนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้หรือไม่ก็ตาม

Digital Transformation คือกระบวนการยกระดับคนให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มุ่งเน้นที่ทักษะความสามารถหลักที่มีเพียงบุคคนนั้นเท่านั้นที่สามารถทำได้  ซึ่งจะช่วยพัฒนาศักยภาพและยกระดับรายได้ของเขาให้มากขึ้นด้วย

=====

2.จาก Transformation Champion สู่ Change Agent

 ถ้าแบ่งคนออกเป็นสองกลุ่มหลัก ๆ คือ ‘ผู้บริหาร’ กับ ‘คนทำงาน’ ทั้งสองกลุ่มนี้มีบทบาทต่างกันเล็กน้อยในเรื่อง  Digital Transformation

 ผู้บริหารต้องเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลง สิ่งที่ผู้บริหารต้องทำคือการหาความรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้ให้มากที่สุด เพื่อกำหนดบทบาทตัวเองให้เป็น Transformation Champion หรือ ผู้นำการเปลี่ยนแปลงด้วยเทคโนโลยี นั่นเอง

  หลังจากนั้นให้เปิดรับสมัคร Volunteer จากกลุ่มคนทำงานที่จะมาเป็น Change Agent ในการเปลี่ยนแปลง  มองหาคนที่มีหน่วยก้านที่ดี มีทัศนคติที่ดีซึ่งพร้อมจะพัฒนาและเปลี่ยนแปลงตัวเอง คนกลุ่มนี้นี่แหล่ะที่จะเป็นตัวเริ่มต้นสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีให้แก่องค์กรของคุณ

=====

3.ระบุ Workflow แต่ละระดับออกมาให้ชัดเจน

ก่อนจะเปลี่ยนแปลงสิ่งใด เราจำเป็นต้องระบุสิ่งที่ต้องการเปลี่ยนออกมาให้ชัดเจนที่สุดเสียก่อน ขั้นตอนนี้คือการระบุ workflow ออกมาให้เป็นรูปธรรมว่าที่ผ่านมาธุรกิจของคุณมี Workflow อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นในส่วน Executive workflow , Management workflow ไปจนถึง Operation workflow

ถ้าคุณมองทั้งหมดเป็นกลุ่มก่อนคุณก็อาจจะงงและจับต้นชนปลายไม่ถูก  แต่ถ้าระบุ workflow ออกมาให้เป็นลำดับขั้นตอน คุณก็จะสามารถระบุได้ว่าขั้นตอนไหนที่สามารถใช้เทคโนโลยีเข้าไปแทนที่ได้ รวมไปถึงควรใช้เครื่องมือใดมาแทนด้วย

=====

4.หา Goal ในการ Transform

 ถ้าสามารถระบุ Goal หรือ เป้าหมายในการเปลี่ยนแปลงออกมาเป็นตัวเลขที่ชัดเจนได้ คนทำงานก็จะเข้าใจ มีแรงบันดาลใจเพราะเห็นความเชื่อมโยงของการเปลี่ยนแปลงนี้ ตลอดจนสามารถวัดผลได้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่อีกด้วย

ให้คุณกำหนดเป้าหมายที่เป็นเหตุผลในการ Transform นั้นออกมาให้เป็นรูปธรรม เช่น ลดต้นทุน เพิ่มยอดขาย หรือ ลดคน(เพื่อลดต้นทุนหรือเพิ่มยอดขาย) ก็ตาม

เมื่อกำหนดได้แล้วให้คำนวณออกมาเป็นตัวเลข เช่น ช่วยลดต้นทุน 30% ซึ่งเท่ากับเงินจำนวนเท่าไหร่ ตัวเลขเหล่านี้จะเป็นตัวเลขอ้างอิงในการวัดผลของการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้นั่นเอง 

=====

5.Redesign workflow

และ Follow up  อย่างต่อเนื่องจนเกิด Culture ใหม่

เมื่อระบุ workflow และกำหนดเป้าหมายในการ Transform ได้แล้ว ให้ออกแบบ workflow  ใหม่ที่มีเทคโนโลยีเข้าไปช่วย โดยมีเป้าหมายเป็นตัวเลขที่ระบุไว้ในข้อที่ 4 เป็นตัววัดผล

         กระบวนการสำคัญที่ขาดไม่ได้ก็คือการ Follow up หรือ การติดตามผล โดยมีตัวเลขเป้าหมาย(ไม่ว่าจะเป็นลดต้นทุน เพิ่มยอดขาย หรือลดคน) เป็นตัววัดผล สิ่งที่สำคัญกว่าการได้ผลลัพธ์ตามเป้าคือการที่สามารถอธิบายได้ว่าเพราะอะไรองค์กรถึงทำได้ หรือ ทำไม่ได้ตามเป้าหมายนั้น

และที่สำคัญที่สุดก็คือ workflow ใหม่นั้นกลายเป็น Culture หรือยัง ?

 

=====

การรื้อ Culture เดิมเพื่อสร้าง Culture ใหม่จะช่วยให้ Digital Transformation เกิดขึ้นได้จริง เพราะคนคือแกนหลักของทุกธุรกิจ และทุกการอยู่ร่วมกันของคนจะมีสิ่งที่เรียกว่า Culture เกิดขึ้นเสมอ ซึ่งคนก็มักจะทำตาม Culture ของสังคมนั้น ๆ เสมอไม่ว่าจะตั้งใจหรือไม่ก็ตาม

การเปลี่ยนแปลงใดใดจะประสบผลสำเร็จได้ล้วนจะต้องอาศัยการสร้าง Culture ใหม่ที่สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงนั้น

หนึ่งใน Culture ที่ดีต่อการทำ Digital Transformation คือ Learning Culture เรียนรู้วิธีการสร้าง Culture นี้ในบทความ  4 เทคนิคสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ภายในทีม คลิกที่นี่

=====

กล่าวโดยสรุป การสร้างสิ่งใหม่เข้ามาในวิถีชีวิตเดิมของผู้คนในช่วงแรกก็คือการสร้างระบบ ในขั้นตอนนี้คนจะรู้สึกว่ามีบางอย่างเข้ามาเปลี่ยนแปลงซึ่งมีก็ดีแต่ก็ยังไม่รู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของตัวเองอยู่ดี 

ขั้นต่อมาคือการทำให้คนรู้สึกว่าระบบนั้นคือสิ่งจำเป็น ในขั้นนี้ระบบจะเริ่มเป็นมาตรฐานในการทำงานของคน จนมาถึงขั้นสุดท้ายคือการทำให้เป็น Culture ซึ่งถ้ามาถึงขั้นนี้ผู้คนจะรู้สึกว่า ‘มันจะต้องเป็นแบบนี้เท่านั้น’  ถ้าไม่ใช่แบบนั้นจะรู้สึกแปลกและไม่เป็นธรรมชาติ

ทุกการเปลี่ยนแปลงย่อมจะเกิดแรงต้านเสมอ ถ้าคุณเรียนรู้และสร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นลำดับจนกลายเป็น Culture ได้แล้วล่ะก็ ความสำเร็จจาก Digital Transformation จะเป็นขององค์กรคุณอย่างแน่นอนครับ   

=====  

หนึ่งในวิธีตั้งเป้าหมายและสร้างแผนการเพื่อทำให้สำเร็จตามเป้าที่ตั้งคือการใช้ OKRs เข้ามาช่วย เรียนรู้เรื่องนี้ได้ในหลักสูตร OKRs in Action คลิกที่นี่ 

เขียนโดย โค้ชพีท ชวรณ ธีระกุลชัย
Business Transformation Coach

Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข 

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962