คุณอาจคิดว่าหัวหน้ามีหน้าที่สั่งการและพูดคุยกับลูกน้อง แต่ก็ใช่ว่าคนเป็นหัวหน้าจะต้องพูดอะไรเยอะแยะไปหมด

มีการสำรวจพบว่าลูกน้องจำนวนไม่น้อยบ่นว่า หัวหน้าของตัวเองพยายามสื่อสารอะไรเยอะเกินไปจนกระทบมาถึงเวลาทำงานที่มีน้อยลง 

อย่างไรก็ตาม งานวิจัยบางชิ้นกลับให้ข้อมูลอีกแบบว่า การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอและมีปริมาณพอสมควร จะทำให้งานก้าวหน้าได้มากขึ้น

สรุปแล้ว หัวหน้าควรจะพูดมากแค่ไหน คำตอบก็คือ การสื่อสารที่ไม่ทำให้เสียเวลาทำงาน แต่สามารถทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุดอย่างเต็มที่ หรือเรียกอีกอย่างว่า พูดแต่พอดี อย่าให้มากหรือน้อยเกินไปนั่นเอง และต่อไปนี้คือ หลักการที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ 

=====

สื่อสารสองทาง

เมื่อหัวหน้าพยายามสื่อสารวิสัยทัศน์และวิธีการทำงาน ส่วนใหญ่มักจะพูดไปเรื่อยอย่างที่ใจคิด ซึ่งลูกน้องในทีมก็มักจะฟังไปตามหน้าที่ แต่หัวหน้าต้องทำให้การพูดคุยมีความหมายจริง ๆ โดยการให้อีกฝ่ายได้พูด และหัวหน้าต้องเป็นฝ่ายฟังบ้าง

เมื่อมีการประชุม หัวหน้าอาจจะมีหน้าที่พูดเป็นส่วนใหญ่ แต่ต้องไม่ลืมรับฟัง และเมื่อมีคำถามเกิดขึ้นก็อาจเชิญให้คนในทีมร่วมกันแสดงความคิดเห็นด้วย

หนึ่งในวิธีการสื่อสารสองทางที่ดีคือการสร้างระบบ Feedback เรียนรู้วิธีการให้ Feedback ภายในทีมอย่างมีประสิทธิภาพได้ คลิกที่นี่ 

=====

อย่าขัดจังหวะการทำงาน

เมื่อเห็นว่าลูกน้องในทีมกำลังสาละวนกับการทำงาน  เช่น พยายามปิดจ๊อบให้สำเร็จ หัวหน้าไม่ควรผลีผลามเข้าไปสร้างบทสนทนา โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าไม่ใช่เรื่องคอขาดบาดตายก็จงปล่อยให้คนในทีมได้อยู่ใน ‘โซน’ ของตัวเองต่อไป (หมายถึง การทำงานด้วยสภาวะลื่นไหล มีสมาธิสูง) เพราะเมื่อใดที่คนกำลังโฟกัสกับงานของตัวเองอย่างเต็มที่ก็ย่อมไม่อยากถูกขัดจังหวะอย่างแน่นอน

เมื่อเป็นเช่นนี้ ช่วงเวลาที่หัวหน้าจะพูดคุยกับลูกน้องได้ดีที่สุดจึงมักจะเป็นช่วงเริ่มต้นทำงานตอนเช้า หรือช่วงใกล้จะเลิกงาน (แต่ถ้าลูกน้องรีบจะออกไปทำธุระอย่างอื่น ก็อย่าไปขวางทางเขาเด็ดขาด)

=====

หาทางพูดคุยแบบตัวต่อตัว(อย่างน้อย)เดือนละครั้ง

เพื่อให้ไอเดียและงานต่างๆ ดำเนินไปตามแผน สมาชิกในทีมควรได้พูดคุยกับหัวหน้าแบบตัวต่อตัวเดือนละครั้ง  และเพื่อไม่ให้การพูดคุยนี้เป็นไปตามพิธี ลูกทีมควรจะได้รับโจทย์ให้หาประเด็นที่ต้องแก้ไขเพื่อเข้ามาพูดคุยกับหัวหน้าและในทางตรงกันข้าม เรื่องดี ๆ ก็สามารถนำมาพูดคุยได้เช่นกัน ในขณะที่เรื่องที่ควรปรับปรุงจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่มีประโยชน์ได้

=====

ไม่ใช่แค่เปิดประตูรอลูกน้องมาปรึกษา

โดยปกติหัวหน้างานมักจะบอกลูกน้องว่า “ประตูห้องทำงานผมเปิดอยู่เสมอ เข้ามาปรึกษาได้” ซึ่งถือเป็นนโยบายที่ดี แต่ถ้าจะให้ดียิ่งขึ้น หัวหน้าจะต้องมีการกระทำเชิงรุก ส่งเสริมให้คนในทีมแสดงความคิดเห็นอยู่เสมอ ไม่ว่าจะมีประเด็นอะไรเกิดขึ้น หัวหน้าควรส่งเสริมให้คนในทีมได้ร่วมกันพูดคุย มองหาอุปสรรคและก้าวข้ามไปด้วยกัน 

สรุปแล้วการพูดมากของหัวหน้านั้นอาจจะไม่ใช่ปัญหา แต่การพูดไม่ถูกเวลา ไม่ถูกจังหวะ และพูดโดยไม่รับฟังต่างหากที่เป็นปัญหา การส่งเสริมให้ลูกน้องได้พูดและหัวหน้ารับฟังพร้อมกับสร้างวัฒนธรรมการแชร์ความเห็นคือทางออกที่ดีที่สุดในเรื่องนี้

เพราะการสื่อสารคือทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับหัวหน้าอย่างคุณ  เรียนรู้และฝึกฝนทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในหลักสูตร Executive communication คลิกที่นี่ครับ

===== 

เรียบเรียงจาก “Don’t Be the Boss Who Talks Too Much” โดย Hjalmar Gislason จาก Harvard Business Review 3 พฤษภาคม 2019

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962