ก้าวแรกสู่การเป็นผู้จัดการ

สำหรับคนที่คลิกเข้ามาอ่านบทความนี้ เราต้องขอแสดงความยินดีด้วยที่คุณได้ก้าวเข้าสู่บทบาทใหม่ ด้วยการกลายเป็นผู้จัดการเป็นครั้งแรก

บทบาทผู้จัดการหน้าใหม่นั้นหมายความว่า คุณกำลังเผชิญกับความท้าทายที่ไม่รู้จักมักคุ้นมาก่อน เช่น ภาระเกี่ยวกับเป้าหมายสำหรับทีมที่จะต้องพัฒนา สร้างกระบวนการ และลงมือทำให้สำเร็จ รวมถึงสร้างความมั่นใจให้ได้ว่าทุกคนกำลังทำงานของเขาอย่างเต็มความสามารถ

ความประหม่าคงเกิดขึ้นแน่ๆ เมื่อคุณพบว่ามีคนกำลังคาดหวังกับคุณ การก้าวข้ามจากพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญมาเป็นผู้จัดการนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เราก็มีกลยุทธ์บางอย่างที่จะทำให้คุณประสบความสำเร็จได้เช่นกัน สูดลมหายใจเข้าปอดลึก ๆ แล้วลองใช้สิ่งเหล่านี้เป็นตัวช่วยดู
=====

1. ชัดเจนในหน้าที่

ก่อนอื่น คุณต้องเข้าใจบทบาทใหม่ว่ามีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง เป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นอย่างไร ถ้าเอกสารหรือการส่งมอบงานไม่เคลียร์ ก็ขอให้ลองเขียนสิ่งที่คุณคิดว่าควรจะทำจริง ๆ ให้ชัดเจนด้วยตัวเอง ขอให้คุณรายงานเจ้านายระดับสูงกว่าคุณว่าคุณจะทำอะไรบ้าง ลองเขียนสิ่งที่อีกฝ่ายอยากได้ ลองลิสต์ภาระความรับผิดชอบที่คุณคิดว่าใช่ออกมา ลองบันทึกว่าเป้าหมายมีอะไรบ้าง และท้ายที่สุด คุณต้องพูดคุยกับว่าที่ลูกน้องที่คุณจะเข้าไปดูแลว่าเขามองหน้าที่ของคุณอย่างไร คาดหวังว่าจะให้คุณทำอะไรให้บ้าง
=====

2. หาพี่เลี้ยง

เมื่อเริ่มงานใหม่ การได้พี่เลี้ยงดี ๆ ที่ช่วย feedback การทำงาน และช่วยโค้ชให้คุณสร้างทักษะที่จำเป็นจะพาคุณไปสู่ความสำเร็จ เพราะไม่เพียงที่เขาจะมีคำแนะนำที่เหมาะสมแล้ว เขายังจะช่วยสร้างความมั่นใจด้วยการสนับสนุนและให้กำลังใจแก่คุณได้ด้วย

แต่การมีพี่เลี้ยงได้คุณก็ต้องสร้างกรอบที่ชัดเจนว่าคุณจะทำอย่างไรบ้าง แรกสุดคือหาพี่เลี้ยงที่ดี โดยเริ่มจากในองค์กร เช่น ผู้นำที่อยู่เหนือคุณขึ้นไป หรือผู้นำที่อยู่อีกฝ่ายขององค์กร
แต่ก็ต้องไม่ลืมว่า จะเป็นเรื่องดีถ้าการช่วยเป็นพี่เลี้ยงหรือที่ปรึกษานั้นจะดำเนินไปแบบความสัมพันธ์สองทาง คือทั้งให้และรับ คุณอาจจะได้ทักษะการเป็นผู้นำ ส่วนอีกฝ่ายอาจจะได้ไอเดียเกี่ยวกับนวัตกรรมหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ จากคุณ เป็นต้น
=====

3. สร้างความสัมพันธ์ที่ดี

การเทรนนิ่งแบบ ‘เดล คาร์เนกี’ (นักเขียน นักพูด และเทรนเนอร์ระดับโลก) ที่ปรากฏใน White Paper บอกว่าการเป็นผู้จัดการที่ดีไม่ใช่แค่การเป็นนักกลยุทธ์ชั้นยอด หรือเป็นนักพูดสร้างแรงบันดาลใจ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับบุคคลต่าง ๆ ในทีม

แน่นอนว่าผู้จัดการไม่ควรคาดหวังว่าทุกคนในทีมจะเป็นเพื่อนของคุณหรือเป็นเพื่อนกันได้ แต่อย่าลืมว่าหน้าที่แรกของการเป็นผู้นำ คือการสร้างสมดุลที่เหมาะสมในแง่ความสัมพันธ์ มองหน้าคนในทีมอย่างเข้าอกเข้าใจกัน แต่ก็ต้องนำทางพวกเขาได้ด้วย

ประการแรกคือการเปิดอกพูดคุย ด้วยการสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ ให้รู้ว่าเราเป็นใคร ทำไมถึงมาอยู่ที่นี่ และทำไมคนในทีมจะต้องเชื่อมั่นคุณ ซึ่งสำคัญมากในการปลุกเร้าพลังของคนในทีม
ฝึกที่จะเคารพความแตกต่างของคนในทีม เพื่อหาทางใช้ความแตกต่างหลากหลายในการสร้างประโยชน์ร่วมกัน แต่อย่าปล่อยให้เกิดวิธีการรวมหัวกันคิด โดยที่ผู้นำไม่ได้มีส่วนชี้นำเลย
=====

4. กำหนดและสื่อสารเป้าหมายให้ชัด

หลังจากเป็นผู้ตามมาก่อน เมื่อถึงเวลาที่คุณต้องกลายมาเป็นผู้นำ บางทีคุณอาจจะมีไอเดียที่สะสมมานาน พร้อมจะลุยกับความหวังใหม่ ๆ แต่อย่าเพิ่งร้อนวิชาจนเกินไป การเก็บกวาดของเก่าแล้วสร้างระบบใหม่ๆ จำเป็นต้องได้รับการหนุนหลังจากคนในทีมก่อน

ลองปรับตัวให้เข้ากับหน้าที่ใหม่ก่อน จากนั้นค่อยหาทางเปลี่ยนแปลง เมื่อเข้ามาเป็นผู้นำทีม ลองสร้างชาร์ตการทำงานทั้งหมด เพื่อระบุว่าใครอยู่ตรงไหน มีเป้าหมายอะไร ลองใช้ OKRs (Objectives and Key Results) ซึ่งจะทำให้แน่ใจได้ว่าเป้าหมายทั้งหมดสอดคล้องกับองค์กร

การสื่อสารกับทีมได้ดีและสม่ำเสมอจะนำไปสู่เป้าหมาย หนึ่งในวิธีการยุคใหม่ที่ดีคือการสร้างเรื่องเล่าทางธุรกิจที่ทรงพลัง ขณะเดียวกัน คุณก็ต้องสร้างเป้าหมายส่วนตัวซึ่งรวมถึงการพัฒนาทักษะใหม่ๆ ที่จะทำให้ประสบความสำเร็จในบทบาทใหม่นี้ด้วย
=====

5. เป็นต้นแบบที่ดี

ในฐานะผู้จัดการ คุณจำเป็นต้องเป็นตัวอย่างที่ดีในที่ทำงาน ถ้าต้องการให้ลูกน้องมีพฤติกรรมการทำงานหรือพัฒนาผลการทำงาน คนแรกที่จะต้องลงมือทำคือตัวผู้จัดการเอง สิ่งที่ต้องทำคือการแสดงออกทั้งคำพูดและการกระทำ เช่น ถ้าต้องการให้ประชุมทีมวันจันทร์ตอนเช้า ผู้จัดการจะต้องไม่พลาดการประชุมนี้เด็ดขาด

ถ้าต้องการให้คนในทีมไว้วางใจกัน คนแรกที่จะต้องแสดงให้เห็นว่าไว้วางใจคนอื่น คือผู้จัดการที่จะต้องแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเองให้คนอื่นรู้บ้าง การสร้างความชำนาญและทำให้คนในทีมเห็นอย่างสม่ำเสมอ จะเพิ่มความไว้เนื้อเชื่อใจในการตัดสินใจต่างๆ ของผู้จัดการได้มากขึ้น
=====

6. ให้ Feedback เป็นระยะๆ

คนเราจะไม่อาจปรับปรุงได้ถ้าไม่รู้ว่าต้องปรับปรุงอะไร และคนในทีมจะไม่รู้สึกว่าถูกกระตุ้นถ้าผู้จัดการไม่รู้จักชื่นชมในการทำงานหนักและความสำเร็จของเขาเสียบ้าง การวิจารณ์อย่างมีแบบแผนจะช่วยได้อย่างดี การให้ feedback ทันทีหรือไม่นานนักหลังผลงานออกมา จะช่วยให้การปรับปรุงเป็นไปได้มากที่สุด

เคล็ดลับสำคัญของการให้ feedback คือ จะต้องอยู่กับร่องกับรอย มีความชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีความสอดคล้องกันตั้งแต่ต้นจนจบ

ผู้จัดการต้องไม่ลืมว่าการให้ feedback นั้นจะต้องมีมิติการประเมินที่น่าเชื่อถือและทำให้รู้สึกอยาก
ปรับปรุง ต้องไม่ลืมหลักการว่าต้องชมต่อหน้าคนอื่นและวิพากษ์วิจารณ์เป็นการส่วนตัว เพื่อรักษาหน้าของลูกทีมเอาไว้
=====

7. มอบหมายงานให้เป็น

การมอบหมายงานเป็นหน้าที่ของผู้จัดการ แต่การลดภาระงานก็เป็นหน้าที่ผู้จัดการเช่นกัน การบริหารจัดการปริมาณงานของลูกทีมจำต้องใคร่ครวญให้เหมาะสม หลักการลดภาระงานคือการแน่ใจว่าลูกทีมแต่ละคนนั้นเก่งด้านไหน โฟกัสให้คนนั้นเป็นผู้เชี่ยวชาญและเพิ่มทักษะด้านนั้นๆ ให้เพิ่มมากขึ้น โดยลดภาระอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่จำเป็นออกไป

เมื่อจะมอบหมายงานใหม่ๆ สมาชิกในทีมควรจะได้รู้ว่าผู้จัดการอยากได้ผลลัพธ์แบบไหน โดยไม่จำเป็นต้องบอกวิธีการทำงาน และพยายามหลีกเลี่ยงการเข้าไปแทรกแซงกระบวนการทำงาน แต่ให้คอยดูเป็นระยะๆ ว่าเขาต้องการความช่วยเหลืออะไรบ้าง และช่วยให้เขาได้ประสบความสำเร็จในแบบของเขาเอง
=====

8. ยืดหยุ่นอยู่เสมอ

การบริหารจัดการไม่ใช่เรื่องประเภท “One Size Fit All” หรือทำแบบเดียวกับทุกคนให้เหมือนกันหมด สถานการณ์ที่แตกต่างกันออกไปทำให้ผู้จัดการต้องปรับบทบาทไปเรื่อยๆ คนที่เก่งจะสามารถหยั่งรู้ได้ว่าจะใช้บทบาทแบบไหนกับลูกทีม เช่น ในเวลาหนึ่งต้องการสร้างแรงบันดาลใจให้แก่ลูกทีม ผู้จัดการจะปรับตัวให้เข้ากับลักษณะนั้น แต่เมื่อวันต่อมาต้องเป็นตัวกลางคอยเชื่อมโยงหรือเจรจา ผู้จัดการก็จะปรับบทบาทตัวเองไปอีกแบบ ทั้งหมดนี้เพื่อให้ทีมก้าวสู่เป้าหมายได้ในที่สุด

=====

อ่านมาถึงตรงนี้ คุณน่าจะได้ไอเดียในการเป็นผู้จัดการที่ดีและประสบความสำเร็จได้ไม่ยาก หากว่าคุณต้องการตัวช่วยเพิ่มเติม ขอแนะนำหลักสูตรสำหรับในองค์กร “First Time Manager -ก้าวสู่การเป็นผู้จัดการมืออาชีพ” คลิกดูได้ที่นี่ครับ