ประชุมงานอย่างไร ให้ได้งาน
เหล่ามนุษย์งานทั้งหลาย เคยเบื่อการประชุมบ้างไหมคะ?
เชื่อว่ามีหลายคนยกมือสนับสนุนขึ้นสุดแขน! แต่ถึงอย่างไรในชีวิตการทำงานของเราคงหนีไม่พ้นต้องประชุม ใช่ไหมคะ… คงไม่ดีแน่ ถ้าคุณนั่งหน้านิ่วคิ้วขมวดอยู่ในห้องประชุมครึ่งค่อนวันอย่างไม่มีความสุข เพราะเท่ากับว่าคุณกำลังปล่อยให้ตัวเองจมอยู่กับความเศร้าหมอง ยิ่งไปกว่านั้นจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณย่ำแย่ลงเรื่อย ๆ
แต่ไม่ต้องกลุ้มใจไปค่ะ วันนี้ เรามีเทคนิคดี ๆ ที่จะทำให้การประชุมไม่น่าเบื่ออีกต่อไป มาฝากกันค่ะ
1. ประเด็นต้องชัดเจน
คุณเคยเข้าประชุมแล้วออกมาแบบงง ๆ เหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้นบ้างไหมคะ พอรู้ตัวอีกทีเวลาก็หมดไปกับการนั่งเหม่อลอยมองคนอ่านพรีเซนต์ ฟังคนเถียงกันในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุม หากใครเคยประสบพบเจอปัญหาดังกล่าว แสดงว่าการประชุมไม่ได้ผล และเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
ปัญหานี้มีทางแก้ค่ะ เพียงแค่คุณตอบคำถามให้ได้ว่า ทำไมจึงมีการจัดประชุม? เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์การประชุมคืออะไร? ถ้าคุณตอบได้ การประชุมของคุณจะกระชับ ตรงประเด็น และได้ผลค่ะ
แต่หากคุณเอะอะก็นัดประชุมทุกเรื่อง โดยไม่คัดกรองหัวข้อให้ดี ไม่วางแผนอย่างเป็นลำดับขั้น การประชุมก็จะเต็มไปด้วยความสับสน และนั่นทำให้คุณเสียเวลาประชุม แถมยังต้องกลับไปนั่งทำงานแบบไร้ทิศทางเสียด้วยซ้ำ
2. ผู้ร่วมประชุมต้องกล้าเสนอความเห็น
คุณอาจเคยชินกับบรรยากาศการเข้าประชุมที่มีแต่คนหน้าเดิม ๆ พูดแสดงความคิดเห็น ส่วนที่เหลือก็นั่งก้มหน้าก้มตากดโทรศัพท์บ้าง แสร้งทำเป็นจดบันทึกการประชุมบ้าง ฟังหูซ้ายทะลุหูขวาบ้าง
ภาพแบบนี้ทำให้การประชุมไร้ชีวิตชีวาและผิดวัตถุประสงค์ของการประชุมค่ะ เพราะความสำคัญของการประชุม คือเป็นเวทีแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจแผนงานและปฏิบัติงานอย่างมีเป้าหมายเดียวกัน
ดังนั้น การประชุมที่ดีต้องมีการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง ประธานควรดำเนินการประชุมอย่างกระตือรือร้น ยิ้มแย้มแจ่มใส ไม่พูดระบายอารมณ์ของตนเองในที่ประชุม และควรเปิดใจรับฟังผู้เข้าร่วมประชุมโดยปราศจากอคติ
ด้านผู้เข้าร่วมประชุม ก็ไม่ควรนั่งฟังเฉย ๆ โดยไม่แสดงความคิดเห็น ไม่แชร์ไอเดีย หรือไม่ร่วมกิจกรรมใด ๆ ให้คิดว่าการได้เข้าประชุม คือโอกาสดีที่ได้นั่งคุยกับเพื่อน ได้เห็นความคืบหน้าของงาน เพื่อที่ทีมจะได้มองเห็นภาพความสำเร็จร่วมกัน และช่วยกันสร้างสรรค์งานให้บรรลุเป้าหมายต่อไป
3. การนำเสนอต้องน่าสนใจ
ถ้าให้หลับตาและนึกถึงภาพ Presentation การประชุมที่บริษัท เชื่อแน่ว่าคนส่วนใหญ่จะเห็นภาพ Presentation ที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือชวนง่วงนอน มิหนำซ้ำ ผู้พูดก็ยังนำเสนอข้อมูลด้วยน้ำเสียงโมโนโทน ด้วยเหตุนี้จึงไม่น่าแปลกใจที่คุณจะสัปหงก และเผลอหลับคาห้องประชุม
แต่ปัจจุบันนี้หมดยุคที่ผู้คนจะสื่อสารกันด้วยวิธีการแบบเดิม ๆ โลกหมุนเร็วกว่าที่คิด การใช้ข้อมูลจากตัวหนังสือประกอบการนำเสนอ เป็นสิ่งที่แสนน่าเบื่อและทำให้หัวใจห่อเหี่ยว ดังนั้น ถึงเวลาแล้วที่คุณต้องเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอให้ทันสมัย ดึงดูดความสนใจให้มากขึ้น เช่น ใช้ Infographic, Video Clip หรือ Multimedia เริ่ด ๆ ประกอบการนำเสนอในที่ประชุม ลองทำดูนะคะ แล้วการประชุมของคุณจะ Work สุด ๆ เลยล่ะค่ะ
4. ความถี่การประชุมต้องเหมาะสม
ปัญหาที่หนุ่มสาวออฟฟิศต่างบ่นเป็นเสียงเดียวกันก็คือ ประชุมทั้งวันจนแทบไม่มีเวลาไปทำอย่างอื่น บางคนพูดติดตลกว่า “มีอาชีพรับจ้างประชุม” อย่างที่เกริ่นไว้ตอนต้น ว่าการประชุมที่ดีต้องมีวัตถุประสงค์ชัดเจน ไม่ใช่นึกอยากจะเรียกประชุมเมื่อไหร่ก็ได้ เพราะหากประชุมพร่ำเพรื่อ ผู้เข้าร่วมจะไม่เห็นความสำคัญ และพาลไม่อยากเข้าประชุม
นอกจากนี้ ควรมีคนควบคุมเวลาไม่ให้การประชุมยืดยาวเกินไป เพราะสมาธิของคนเรามีจำกัด การประชุมเลยเวลา อาจทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เนื่องจากเหนื่อยล้าและมึนงงกับชั่วโมงประชุมที่ยาวนานได้ค่ะ
5. ประชุมเสร็จต้องสรุปและติดตามผล
สิ่งสำคัญของการประชุม ก็คือต้องสรุปและติดตามผลการประชุม เพราะการเขียนสรุปการประชุมจะทำให้ผู้เข้าร่วมทราบว่า ผลของการประชุมคืออะไร? ใครต้องรับผิดชอบเรื่องใดต่อ?
ลองคิดดูนะคะว่า หากมีประเด็นถกเถียง โต้แย้ง หรือแชร์ไอเดียที่เป็นประโยชน์ในที่ประชุม แต่ไม่มีใครจดบันทึกเอาไว้ เมื่อเวลาผ่านไป ทุกคนก็จะลืม และไม่ได้นำสิ่งที่ประชุมมาปฏิบัติต่อให้เป็นรูปธรรม ผลคือ การประชุมทั้งหมดสูญเปล่า
ในทางกลับกัน หากมีการจดบันทึกข้อคิดเห็นสำคัญ หรือมติที่ประชุม ทุกคนก็จะมีหลักฐานอ้างอิง สามารถยึดถือเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานต่อไปได้ ซึ่งสิ่งนี้ทำให้การทำงานราบรื่น และมีประสิทธิภาพสูงสุดค่ะ
เรียบเรียงโดย LEARNING HUB THAILAND
เรายินดีออกแบบหลักสูตรเฉพาะ เพื่อพัฒนาคนในองค์กรของคุณ ปรีกษาเราได้ที่ Line @lhtraining
Recent Posts
- 3 กติกาง่าย ๆ ที่ทำให้ทุกฝ่ายมีความสุขในการประชุม
- 5 เคล็ดลับ เปลี่ยนคนเบื่องาน ทะยานสู่ TOP 5 ในออฟฟิศ
- 5 เคล็ดลับ เปลี่ยนวันจันทร์ ให้เป็นวันสุข
- 5 วิธีสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานเจ้าอารมณ์
- 7 ขั้นตอนทำงานร่วมกับเจ้านายดุให้มีประสิทธิภาพและมีความสุข
- วิธีทำชีวิตช้าลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- 5 เทคนิครับมือกับเพื่อนร่วมงานเจ้าปัญหา
- 7 เทคนิค เลือกลูกน้องอย่างไรไม่ให้เปลี่ยนงานบ่อย
- 4 ขั้นตอน ลดความขัดแย้งภายในทีม
- 8 วิธีสร้างความน่าเชื่อถือในที่ทำงาน