ประชุมงานอย่างไร ให้ได้งาน

เหล่ามนุษย์งานทั้งหลาย เคยเบื่อการประชุมบ้างไหมคะ?

          เชื่อว่ามีหลายคนยกมือสนับสนุนขึ้นสุดแขน! แต่ถึงอย่างไรในชีวิตการทำงานของเราคงหนีไม่พ้นต้องประชุม ใช่ไหมคะ… คงไม่ดีแน่ ถ้าคุณนั่งหน้านิ่วคิ้วขมวดอยู่ในห้องประชุมครึ่งค่อนวันอย่างไม่มีความสุข เพราะเท่ากับว่าคุณกำลังปล่อยให้ตัวเองจมอยู่กับความเศร้าหมอง ยิ่งไปกว่านั้นจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณย่ำแย่ลงเรื่อย ๆ

แต่ไม่ต้องกลุ้มใจไปค่ะ วันนี้ เรามีเทคนิคดี ๆ ที่จะทำให้การประชุมไม่น่าเบื่ออีกต่อไป มาฝากกันค่ะ

1. ประเด็นต้องชัดเจน

คุณเคยเข้าประชุมแล้วออกมาแบบงง ๆ เหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้นบ้างไหมคะ พอรู้ตัวอีกทีเวลาก็หมดไปกับการนั่งเหม่อลอยมองคนอ่านพรีเซนต์ ฟังคนเถียงกันในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุม หากใครเคยประสบพบเจอปัญหาดังกล่าว แสดงว่าการประชุมไม่ได้ผล และเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

ปัญหานี้มีทางแก้ค่ะ เพียงแค่คุณตอบคำถามให้ได้ว่า ทำไมจึงมีการจัดประชุม? เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์การประชุมคืออะไร? ถ้าคุณตอบได้ การประชุมของคุณจะกระชับ ตรงประเด็น และได้ผลค่ะ

แต่หากคุณเอะอะก็นัดประชุมทุกเรื่อง โดยไม่คัดกรองหัวข้อให้ดี ไม่วางแผนอย่างเป็นลำดับขั้น การประชุมก็จะเต็มไปด้วยความสับสน และนั่นทำให้คุณเสียเวลาประชุม แถมยังต้องกลับไปนั่งทำงานแบบไร้ทิศทางเสียด้วยซ้ำ

2. ผู้ร่วมประชุมต้องกล้าเสนอความเห็น

คุณอาจเคยชินกับบรรยากาศการเข้าประชุมที่มีแต่คนหน้าเดิม ๆ พูดแสดงความคิดเห็น ส่วนที่เหลือก็นั่งก้มหน้าก้มตากดโทรศัพท์บ้าง แสร้งทำเป็นจดบันทึกการประชุมบ้าง ฟังหูซ้ายทะลุหูขวาบ้าง

ภาพแบบนี้ทำให้การประชุมไร้ชีวิตชีวาและผิดวัตถุประสงค์ของการประชุมค่ะ เพราะความสำคัญของการประชุม คือเป็นเวทีแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจแผนงานและปฏิบัติงานอย่างมีเป้าหมายเดียวกัน

ดังนั้น การประชุมที่ดีต้องมีการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง ประธานควรดำเนินการประชุมอย่างกระตือรือร้น ยิ้มแย้มแจ่มใส ไม่พูดระบายอารมณ์ของตนเองในที่ประชุม และควรเปิดใจรับฟังผู้เข้าร่วมประชุมโดยปราศจากอคติ

ด้านผู้เข้าร่วมประชุม ก็ไม่ควรนั่งฟังเฉย ๆ โดยไม่แสดงความคิดเห็น ไม่แชร์ไอเดีย หรือไม่ร่วมกิจกรรมใด ๆ ให้คิดว่าการได้เข้าประชุม คือโอกาสดีที่ได้นั่งคุยกับเพื่อน ได้เห็นความคืบหน้าของงาน เพื่อที่ทีมจะได้มองเห็นภาพความสำเร็จร่วมกัน และช่วยกันสร้างสรรค์งานให้บรรลุเป้าหมายต่อไป

3. การนำเสนอต้องน่าสนใจ

ถ้าให้หลับตาและนึกถึงภาพ Presentation การประชุมที่บริษัท เชื่อแน่ว่าคนส่วนใหญ่จะเห็นภาพ Presentation ที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือชวนง่วงนอน มิหนำซ้ำ ผู้พูดก็ยังนำเสนอข้อมูลด้วยน้ำเสียงโมโนโทน ด้วยเหตุนี้จึงไม่น่าแปลกใจที่คุณจะสัปหงก และเผลอหลับคาห้องประชุม

แต่ปัจจุบันนี้หมดยุคที่ผู้คนจะสื่อสารกันด้วยวิธีการแบบเดิม ๆ โลกหมุนเร็วกว่าที่คิด การใช้ข้อมูลจากตัวหนังสือประกอบการนำเสนอ เป็นสิ่งที่แสนน่าเบื่อและทำให้หัวใจห่อเหี่ยว ดังนั้น ถึงเวลาแล้วที่คุณต้องเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอให้ทันสมัย ดึงดูดความสนใจให้มากขึ้น เช่น ใช้ Infographic, Video Clip หรือ Multimedia เริ่ด ๆ ประกอบการนำเสนอในที่ประชุม ลองทำดูนะคะ แล้วการประชุมของคุณจะ Work สุด ๆ เลยล่ะค่ะ

4. ความถี่การประชุมต้องเหมาะสม

ปัญหาที่หนุ่มสาวออฟฟิศต่างบ่นเป็นเสียงเดียวกันก็คือ ประชุมทั้งวันจนแทบไม่มีเวลาไปทำอย่างอื่น บางคนพูดติดตลกว่า “มีอาชีพรับจ้างประชุม” อย่างที่เกริ่นไว้ตอนต้น ว่าการประชุมที่ดีต้องมีวัตถุประสงค์ชัดเจน ไม่ใช่นึกอยากจะเรียกประชุมเมื่อไหร่ก็ได้ เพราะหากประชุมพร่ำเพรื่อ ผู้เข้าร่วมจะไม่เห็นความสำคัญ และพาลไม่อยากเข้าประชุม

นอกจากนี้ ควรมีคนควบคุมเวลาไม่ให้การประชุมยืดยาวเกินไป เพราะสมาธิของคนเรามีจำกัด การประชุมเลยเวลา อาจทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เนื่องจากเหนื่อยล้าและมึนงงกับชั่วโมงประชุมที่ยาวนานได้ค่ะ

5. ประชุมเสร็จต้องสรุปและติดตามผล

สิ่งสำคัญของการประชุม ก็คือต้องสรุปและติดตามผลการประชุม เพราะการเขียนสรุปการประชุมจะทำให้ผู้เข้าร่วมทราบว่า ผลของการประชุมคืออะไร? ใครต้องรับผิดชอบเรื่องใดต่อ?

ลองคิดดูนะคะว่า หากมีประเด็นถกเถียง โต้แย้ง หรือแชร์ไอเดียที่เป็นประโยชน์ในที่ประชุม แต่ไม่มีใครจดบันทึกเอาไว้ เมื่อเวลาผ่านไป ทุกคนก็จะลืม และไม่ได้นำสิ่งที่ประชุมมาปฏิบัติต่อให้เป็นรูปธรรม ผลคือ การประชุมทั้งหมดสูญเปล่า

ในทางกลับกัน หากมีการจดบันทึกข้อคิดเห็นสำคัญ หรือมติที่ประชุม ทุกคนก็จะมีหลักฐานอ้างอิง สามารถยึดถือเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานต่อไปได้ ซึ่งสิ่งนี้ทำให้การทำงานราบรื่น และมีประสิทธิภาพสูงสุดค่ะ

เรียบเรียงโดย LEARNING HUB THAILAND

เรายินดีออกแบบหลักสูตรเฉพาะ เพื่อพัฒนาคนในองค์กรของคุณ ปรีกษาเราได้ที่ Line @lhtraining