ให้ Feedback ได้ ทีมพัฒนาไวขึ้น

“การรีวิวผลงาน” หรือ “การประเมินผลงาน” เป็นขั้นตอนที่จำเป็นต้องมีในองค์กรต่าง ๆ เพื่อสะท้อนให้เห็นว่าผลการทำงานของแต่ละคนเป็นอย่างไร 

ดูเผิน ๆ วิธีเหล่านี้เหมือนจะดี เพราะหลังจากรวบรวมความคิดเห็นและบันทึกรวบรวมสำหรับพนักงานแต่ละคนครบหนึ่งปีแล้วก็ควรจะมีการสื่อสารไปบ้างเพื่อทำให้เขาเห็นข้อบกพร่องแล้วเกิดการปรับปรุง  

แต่เชื่อไหมว่า โดยส่วนใหญ่แล้วการรีวิวมักจะสร้างความหวาดหวั่นมากกว่า เหตุผลสำคัญก็เพราะการรีวิวผลงานนั้นมักจะสร้างบรรยากาศแห่งความหวาดกลัว พนักงานมักรู้สึกประมาณว่าต้อง “เข้าห้องเชือด” ซึ่งทุกคนก็ลุ้นว่าจะโดนด่ามากน้อยแค่ไหน แล้วจะผ่านพ้นช่วงเวลาที่น่าอึดอัดนี้ไปได้หรือไม่

=====

ในความเป็นจริง การรีวิวและประเมินผลงาน หรือการ Feedback การทำงานนั้น ควรจะทำให้คนรับฟังรู้สึกว่าได้รับข้อเสนอแนะ และเข้ามาร่วมกันสร้างหนทางไปสู่อนาคต

และควรจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเจ้านายกับลูกน้อง  ช่วยกันประคับประคองให้เกิดการทำงานในระดับที่น่าประทับใจยิ่งขึ้นมากกว่า

เช่นนี้แล้ว การให้ Feedback จึงถือเป็นทักษะที่จำเป็นต้องเรียนรู้และฝึกฝน เพื่อก่อให้เกิดผลดีตามมามากที่สุด ดังหลักการต่อไปนี้

=====

การให้ Feedback อย่างมีประสิทธิภาพ

1. ไตร่ตรองถึงแรงจูงใจ ที่จะ feedback ก่อน ว่าทำไมถึงจะต้อง feedback วัตถุประสงค์คือการปรับปรุงการทำงาน และแก้ไขสถานการณ์ใช่หรือไม่ ฉะนั้น การจะทำให้เกิดสิ่งเหล่านี้ก็ไม่ควรทำให้กลายเป็นพื้นที่ของการด่าทอหรือสร้างความรู้สึกแย่ ๆ ให้เกิดขึ้น ในทางกลับกัน การ feedback เชิงบวกและมุ่งหาการแก้ไขอย่างตรงจุด จะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยต้องไม่ลืมหลักการ “เป็นธรรมและสมดุล” ด้วย 

=====

2. เลือกเวลาให้เหมาะสม การ feedback ไม่ใช่การเซอร์ไพรส์ที่จู่ ๆ ก็โผล่มา แต่ควรจะเกิดขึ้นภายหลังจากมีเรื่องต้องแก้ไขไม่นานนัก เทคนิคอย่างหนึ่งก็คือ ถ้าสถานการณ์ยังเต็มไปด้วยอารมณ์พลุ่งพล่าน ก็ควรรอให้ทุกฝ่ายสงบสติอารมณ์เสียก่อน แล้วค่อยให้ feedback  ไม่เช่นนั้น ทุกอย่างอาจพังครืนให้เสียใจภายหลังได้

=====

3.ทำอย่างสม่ำเสมอจนเป็นเรื่องปกติ เมื่อมีอะไรต้องปรับปรุงก็ควรหาทาง feedback ไป จนคนร่วมทีมรับรู้ว่าจะต้องมีกิจกรรมนี้เกิดขึ้น เมื่อเป็นเช่นนี้ ไม่ควรรอเวลากำหนดชัดเจนตายตัวในระยะห่าง เช่น ทุกหนึ่งปี หรือทุกสามเดือน

จริงอยู่ว่าการ feedback ตามวาระจะต้องมีอยู่แล้ว แต่ก็ต้องมีการ feedback อย่างไม่เป็นทางการ หรือตามสถานการณ์ด้วย 

=====


การตระเตรียมในเบื้องต้น ทำได้ ดังนี้ 

  • ควรทำให้เข้าใจง่ายๆ และควรทำให้คนทำงานสามารถเตรียมรับมือได้ว่าจะมีการ feedback เกิดขึ้น  (แต่ไม่ใช่การมานั่งอ่านสคริปต์)  คุณควรทบทวนสิ่งที่ต้องการจะพูดออกไปให้เคลียร์ที่สุดก่อน แล้วค่อยสื่อสาร ถัดมาคือ ไม่ควรให้ความคิดเห็นแบบทึกทักเอาเองหรือการพูดอ้อมโลก

 

  •  ชี้ให้ตรงจุด ว่าอะไรกันแน่ที่เขาควรปรับปรุง เช่น อย่า feedback ว่า “ไม่เป็นมืออาชีพ” แต่คุณควรชี้เป้าให้ชัดว่าอะไรกันแน่ที่ทำให้เขาไม่เป็นมืออาชีพ เช่น  ทำเสียงดังเกินไป ทำตัวสนิทสนมเกินไป หรือแต่งตัวไม่เหมาะสม

 

  • เลือกคำพูดที่สร้างสรรค์ คือคำพูดที่ไม่ทำให้คนฟังรู้สึกว่าถูกประเมินอย่างรุนแรง เช่น หลีกเลี่ยงการใช้คำว่า “ไม่เคยเลย” , “ทั้งหมดที่ทำ” , “ทำแบบนี้ตลอด” และควรใช้คำแทนความคิดความรู้สึกของตัวเอง เช่น  “ผมคิดว่า…” เพื่อให้เข้าใจว่าทั้งหมดนี้คือทัศนะส่วนบุคคลที่เสนอแนะอย่างเพื่อนมนุษย์คนหนึ่ง คนฟังจะได้ไม่รู้สึกเหมือนถูกตีตราว่าใคร ๆ ก็คิดว่าตนเองไม่ดี

=====

การวิจารณ์ที่ดีและส่งผลยอดเยี่ยมต่อคนฟัง คือ การเสนอแนะแบบเป็นส่วนตัว

ดังที่มีคนกล่าวบ่อยๆ ว่า เวลาที่ชื่นชมใครให้ชมต่อหน้าคน แต่เวลาตำหนิหรือขอให้ใครแก้ไขควรบอกเป็นการส่วนตัว ซึ่งควรเลือกสถานที่ซึ่งทำให้คุยกันได้ชัดเจน โดยไม่ถูกรบกวน 

ในการ feedback  ควรจะโฟกัสให้ตรงจุด ไม่เกินเลยไปกว่าประเด็นหรือเรื่องที่จะ feedback  และควรมองหาสิ่งที่ปรับปรุงแก้ไขได้  เช่น การมาทำงานสาย ไม่ใช่ไปบอกว่าเขาเป็นคนพูดจาไม่ดี นั่นแปลว่า  คุณควรหาทางพูดให้อีกฝ่ายรู้สึกเป็นบวกมากที่สุด จริงอยู่ว่าคนที่ถูกเรียกเข้าไปคุยอาจจะทำงานผิดพลาด แต่หัวหน้าจะต้องคิดว่าจะทำอย่างไรให้คนคนนี้รู้สึกว่าได้รับพลังงานบวก จนอยากกลับมาปรับปรุงและทำงานได้ดีกว่าเดิม

=====
อย่าลืมว่าทั้งคนให้ feedback และคนรับจะต้องรู้สึกถึงสิ่งที่ควรปรับปรุงร่วมกัน จะต้องเป็นการร่วมกันพัฒนาปรับปรุงเพื่อมุ่งไปสู่เป้าหมาย และมีความชัดเจนในข้อเสนอแนะด้วย 

เมื่อ feedback กลับไป ก็ต้องไม่ลืมติดตามผลด้วยว่าหลังจากนั้นเป็นอย่างไร ต้องมั่นใจให้ได้ว่าสิ่งที่พูดคุยกันไปนั้นจะทำให้เกิดผลตามที่ต้องการได้ในเวลาต่อมา 

สุดท้ายแล้ว หากคุณต้องการพัฒนาทักษะและกระบวนการ Positive Feedback เพื่อพัฒนาทีมให้เก่งขึ้นอย่างรวดเร็ว ขอแนะนำหลักสูตรสำหรับองค์กร “Team Follow Up & Positive Feedback” ซึ่งเน้นให้ผู้เข้าอบรมมีวิธีการให้ข้อมูลย้อนกลับด้วยความเข้าใจที่ถูกต้อง คลิกดูได้ที่นี่ครับ