5 ตัวช่วย ที่ทำให้การประชุมไม่เป็นเรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป

          ใครเบื่อการประชุมบ้างคะ Learning Hub เชื่อว่าคงมีหลายคนยกมือขึ้นสุดแขนเลยทีเดียว แต่ยังไงชีวิตการทำงานเราคงหนีไม่พ้นต้องประชุมใช่ไหมคะ คงไม่ดีแน่ถ้าเรานั่งหน้านิ่วคิ้วขมวดอยู่ในห้องประชุมครึ่งค่อนวันอย่างไม่มีความสุข เพราะเท่ากับว่าเราปล่อยให้ตัวเองจมอยู่กับความเศร้าหมอง

          ยิ่งไปกว่านั้นจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของเราย่ำแย่ลงเรื่อยๆ แต่ไม่ต้องกลุ้มใจไปค่ะ วันนี้ Learning Hub มีเทคนิคดีๆ ที่จะทำให้การประชุมไม่น่าเบื่ออีกต่อไปมาฝากกันค่ะ

1) ประเด็นต้องชัดเจน

“การกำหนดวาระประชุมที่แน่นอนทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่หลงทาง”

          คุณเคยเข้าประชุมแล้วออกมาแบบงงๆ เหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้นบ้างไหมคะ พอรู้ตัวอีกทีเวลาก็หมดไปกับการนั่งเหม่อลอยมองคนปิ้งสไลด์ อ่านพรีเซนต์ ฟังคนเถียงกันในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุม หากใครเคยประสบพบเจอปัญหาดังกล่าวแสดงว่าการประชุมไม่ได้ผล และเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

          แต่ปัญหานี้มีทางแก้ค่ะ เพียงแค่คุณตอบคำถามให้ได้ว่า “ทำไมจึงมีการจัดประชุมขึ้น” “เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์การประชุมคืออะไร” ถ้าคุณตอบได้ การประชุมของคุณจะกระชับ ตรงประเด็น และได้ผลจริงค่ะ

          แต่หากคุณเอะอะก็นัดประชุมทุกเรื่องโดยไม่คัดกรองหัวข้อให้ดี ไม่วางแผนอย่างเป็นลำดับขั้น การประชุมก็จะเต็มไปด้วยความสับสนและนั่นทำให้คุณเสียเวลาประชุม แถมยังต้องกลับไปนั่งทำงานแบบไร้ทิศทางด้วย

2) ผู้เข้าร่วมประชุมต้องแชร์

“การแชร์ความเห็นทำให้การประชุมมีสีสัน และเกิดคุณค่า”

          คุณอาจเคยชินกับบรรยากาศการเข้าประชุมที่มีแต่คนหน้าเดิมๆ พูดออกความคิดเห็น ส่วนที่เหลือก็นั่งก้มหน้าก้มตากดโทรศัพท์บ้าง แสร้งทำเป็นจดบันทึกการประชุมบ้าง ฟังหูซ้ายทะลุหูขวาบ้าง

ภาพแบบนี้ทำให้การประชุมไร้ชีวิตชีวาและผิดวัตถุประสงค์ของการประชุมค่ะ เพราะความสำคัญของการประชุมคือ เป็นเวทีแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจแผนงานและปฏิบัติงานอย่างมีเป้าหมายเดียวกัน

          ดังนั้นการประชุมที่ดีต้องมีการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง ประธานควรดำเนินการประชุมอย่างกระตือรือร้น ยิ้มแย้มแจ่มใส ไม่พูดระบายอารมณ์ของตนเองในที่ประชุม และควรเปิดใจรับฟังผู้เข้าร่วมประชุมโดยปราศจากอคติ

          ส่วนผู้เข้าร่วมประชุมก็ไม่ควรนั่งฟังเฉยๆ โดยไม่แสดงความคิดเห็น ไม่แชร์ไอเดีย หรือไม่ร่วมกิจกรรมใดๆ จงคิดว่าการได้เข้าประชุมคือ โอกาสดีที่ได้นั่งคุยกับเพื่อน ได้เห็นความคืบหน้าของงาน เพื่อที่ทีมจะได้มองเห็นภาพความสำเร็จร่วมกัน และช่วยกันสร้างสรรค์งานให้บรรลุเป้าหมายต่อไป

3) การนำเสนอต้องน่าสนใจ

“การนำเสนอที่น่าสนใจช่วยให้การประชุมสัมฤทธิ์ผล”

          เมื่อคุณลองหลับตาและนึกถึงภาพ Presentation ของการประชุมที่บริษัท เชื่อแน่ว่าคนส่วนใหญ่จะเห็นภาพ Presentation ที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือที่ชวนให้ง่วงนอน มิหนำซ้ำผู้พูดก็ยังนำเสนอข้อมูลด้วยน้ำเสียงโมโนโทน ด้วยเหตุนี้จึงไม่น่าแปลกใจที่คุณจะสัปหงก และเผลอหลับคาห้องประชุมบ่อยๆ

          แต่รู้ไหมว่าตอนนี้หมดยุคที่ผู้คนจะสื่อสารกันด้วยวิธีการแบบเดิมๆ แล้วค่ะ โลกหมุนเร็วกว่าที่คิด การใช้ข้อมูลจากตัวหนังสือประกอบการนำเสนอเป็นสิ่งที่แสนน่าเบื่อและทำให้หัวใจห่อเหี่ยว

          ดังนั้นถึงเวลาแล้วที่คุณต้องเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอให้ทันสมัย และดึงดูดความสนใจให้มากขึ้น เช่น ใช้ Infographic, Video Clip หรือ Multimedia เริ่ดๆ มาประกอบการนำเสนอในที่ประชุมลองทำดูนะคะ แล้วการประชุมของคุณจะ Work สุดๆ ไปเลยค่ะ

4) ความถี่ประชุมต้องเหมาะสม

“การปรับความถี่ในการประชุมมีผลต่อประสิทธิภาพของผู้ร่วมประชุม”

          ปัญหาที่หนุ่มสาวออฟฟิศต่างบ่นเป็นเสียงเดียวกันก็คือ ประชุมทั้งวันจนแทบไม่มีเวลาไปทำอย่างอื่น บางคนพูดติดตลกว่า “มีอาชีพรับจ้างประชุม” อย่างที่เกริ่นไว้ตอนต้นว่าการประชุมที่ดีต้องมีวัตถุประสงค์ชัดเจน ไม่ใช่นึกอยากจะเรียกประชุมเมื่อไหร่ก็ได้ เพราะหากประชุมพร่ำเพรื่อ ผู้เข้าร่วมจะไม่เห็นความสำคัญและพาลไม่อยากเข้าประชุมได้

          นอกจากนี้ ควรมีคนคอยควบคุมเวลาไม่ให้การประชุมยืดยาวเกินไป เพราะสมาธิของคนเรามีจำกัด การประชุมเลยเวลาอาจทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เนื่องจากเหนื่อยล้าและมึนงงกับชั่วโมงประชุมที่ยาวนาน

5) ประชุมเสร็จต้องสรุปและติดตามผล

“การจดรายงานการประชุมช่วยเตือนความจำ และช่วยผลักดันงานให้สำเร็จ”

          เทคนิคอีก 1 ข้อที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือ ต้องสรุปและติดตามผลการประชุมค่ะ เพราะการเขียนสรุปการประชุมจะทำให้ผู้เข้าร่วมทราบว่า ผลของการประชุมคืออะไร ใครต้องรับผิดชอบดำเนินการเรื่องใดต่อ

          ลองคิดดูนะคะว่าหากมีประเด็นถกเถียง โต้แย้ง หรือแชร์ไอเดียที่เป็นประโยชน์ในที่ประชุม แต่ไม่มีใครจดบันทึกเอาไว้ เมื่อเวลาผ่านไปทุกคนก็จะลืม และไม่ได้นำสิ่งที่ประชุมมาปฏิบัติต่อให้เป็นรูปธรรม ผลคือ การประชุมทั้งหมดสูญเปล่า

ในทางกลับกันหากมีการจดบันทึกข้อคิดเห็นสำคัญหรือมติที่ประชุมไว้ ทุกคนก็จะมีหลักฐานอ้างอิง สามารถยึดถือเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานต่อไปได้ ซึ่งสิ่งนี้ทำให้การทำงานราบรื่น และมีประสิทธิภาพสูงสุดค่ะ

          เป็นยังไงกันบ้างคะสำหรับเทคนิคการจัดประชุมที่ Learning Hub นำมาเสนอในวันนี้ หวังว่าคงจะถูกใจกันนะคะแต่ถูกใจอย่างเดียวไม่พอนะคะ ต้องนำไปปฏิบัติด้วยเพื่อให้การประชุมเกิดประโยชน์อย่างแท้จริงค่ะ

เรียบเรียงโดย Nadda – Learning Hub Team

ขอขอบคุณข้อมูลจาก

1) http://www.nuttaputch.com/5-unproductive-meeting/

2) http://incquity.com/articles/make-meetings-fun

3) http://th.jobsdb.com/th-th/articles