จัดการเรื่องเร่งด่วนยังไงให้มีประสิทธิภาพ

ในการทำงานหลายคนวนเวียนอยู่กับการเอาตัวรอดจากเส้นตาย (Dead Line) ในการส่งงานซึ่งเต็มไปด้วยความกดดัน ความเหนื่อยและความเครียด แต่ก็จะรู้สึกปลอดโปร่งโล่งใจหากทำได้ทันตามกำหนดนั้น

แต่งานวิจัยบอกว่าสิ่งที่คนส่วนใหญ่ทุ่มเทแทบเป็นแทบตายเพื่อให้เสร็จทันเวลาเหล่านั้นมักเป็นงานที่ใกล้เวลาส่งงาน และทำให้รู้สึกกดดัน ทั้งที่งานนั้นอาจไม่ได้มีความสำคัญมากนัก

ในทางตรงกันข้าม คนส่วนใหญ่กลับละเลยงานอื่นที่อาจจะกดดันน้อยกว่า มีเวลาเหลือสำหรับการทำงานนั้นมากกว่า และที่สำคัญก็คือให้ผลตอบแทนที่ดีกว่า
====

เรากำลังโดนเส้นตายและความรู้สึกกดดันหลอกลวงโดยไม่รู้ตัว จนแทนที่จะทำงานตามลำดับความสำคัญกลับกลายเป็นทำตามความตื่นตระหนกไฟลนก้นไปโดยปริยาย

งานสำคัญที่ควรจะทำก่อนได้แก่ งานที่มีความหมาย งานที่ได้ภาพลักษณ์ที่ดี งานที่เข้ากับระดับความสามารถ งานที่จะช่วยให้รอดพ้นจากหายนะทั้งของตนเองและขององค์กร
====

ต่อไปนี้คือ วิธีโฟกัสไปยังงานที่ ‘สำคัญจริง ๆ’ เพื่อทำให้ทันตามเส้นตายที่เรากำหนดขึ้นมาด้วยตัวเอง

วางตารางงานที่สำคัญและเผื่อเวลาเอาไว้ก่อน

งานสำคัญจะต้องถูกบรรจุเป็นเป้าหมายหลักและเพื่อให้งานออกมาดี ทันกำหนดส่ง คุณจะต้องเผื่อเวลาในการประณีต เผื่อเวลางานงอก และอย่าให้เป็นตารางงานที่อัดแน่นจนหืดจับมากกินไป
====

เตรียมใจเผื่อจัดการกับความรู้สึกและความเครียด

ต้องไม่ลืมว่างานสำคัญย่อมล้มเหลวไม่ได้ คนทำมักจะวิตกกังวลจนนำไปสู่ความผิดพลาด สิ่งที่ควรทำก็คือ สร้างมิตรภาพในการทำงานเอาไว้เพื่อช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
ทำสิ่งที่คิดว่าท้าทายและยากก่อนเสมอ ควรร้องขอความช่วยเหลือในเวลาที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงคำพูดที่จะทำให้อารมณ์เสีย หรือการพร้อมรับความผิดพลาดแล้วรีบแก้ไข
====

ถ้ามีงานที่ไม่สำคัญแทรกเข้ามา อย่าใช้เวลาในการจัดการมากเกินไป

จำไว้ว่า งานสำคัญย่อมคู่ควรกับเวลาและคุณภาพของการทำงาน อะไรก็ตามที่จะมาเบี่ยงเบนให้งานสำคัญด้อยคุณภาพหรือเสร็จไม่ทันก็ควรจะต้องถูกจัดการ เช่น การมีงานอื่นแทรกเข้ามา งานดังกล่าวจะต้องถูกจำกัดเวลาว่าจะต้องเสร็จให้เร็วที่สุดและไม่กระทบงานที่สำคัญจริง ๆ ด้วย
====

ลำดับความสำคัญของงาน บริหารจัดการให้สิ่งที่รบกวนจิตใจหมดไปซะ

งานประเภทที่ไม่สำคัญอาจจะมีจำนวนพอสมควร แต่บางอย่างก็เร่งด่วนจริง ๆ สิ่งที่จะทำได้ก็คือ ทำงานเหล่านั้นให้เสร็จไปแต่ควรจะเลือกงานที่ถ้าทำเสร็จแล้วจะทำให้เรารู้สึกโล่งสบายหรือลดภาระได้มากที่สุด เพื่อที่เราจะมีสมาธิและเวลาไปทำงานที่มีความสำคัญจริง ๆ
====

ให้ความสำคัญกับภาพรวมของการทำงานทั้งหมด

การมองเห็น ‘ภาพใหญ่’ ของการทำงานจะทำให้เราโฟกัสในสิ่งที่สำคัญได้ง่ายขึ้น เคล็ดลับก็คือ หาเทคนิคต่าง ๆ มาช่วยเหลือ ไม่ว่าจะเป็น ตารางแบบละเอียดที่ระบุให้เห็นตั้งแต่ส่วนเล็กและไฮไลท์ให้เห็นภาพรวมทั้งหมดเพื่อที่จะได้รู้ว่าอะไรคืบหน้าไปมากแค่ไหน อะไรเร่งด่วนเป็นพิเศษ

ถัดมาคือการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน แลกเปลี่ยนข้อมูลและมุมมองระหว่างกัน จะทำให้เห็นว่าเราขาดตกบกพร่องอะไรไปหรือเปล่า รวมถึงการบันทึกตารางการทำงานว่าใช้เวลาไปกับสิ่งไหนบ้างเพื่อจะจัดการให้ดีขึ้น โฟกัสได้ตรงจุดกว่าเดิม

เทคนิคต่างๆ ที่เสนอไปนั้น เป็นสิ่งที่สามารถทำได้จริง แต่ก็ควรเผื่อใจไว้ด้วยว่าไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบบนโลกใบนี้ การโฟกัสเพื่อเอาชนะเส้นตายของการทำงานเป็นเรื่องยากเสมอ แต่หากลองเอาไปปรับใช้สักครึ่งหนึ่ง ก็ถือว่าเป็นเรื่องที่น่าพอใจแล้ว
====

เรียบเรียงจาก “How to Focus on What’s Important, Not Just What’s Urgent” โดย Alice Boyes จาก Harvard Business Review 2 กรกฎาคม 2018

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข 

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 094 959 2645