คุณคงจะเคยเห็นบรรดาคนที่ประสบความสำเร็จในชีวิตที่สามารถทำงานสร้างรายได้เป็นกอบเป็นกำ

พวกเขาทำธุรกิจหลัก ธุรกิจรอง ธุรกิจเสริม จนมีรายได้เข้ามาหลายช่องทาง คนเหล่านี้ยังมีเวลาไปออกกำลังกาย ดูแลครอบครัว อ่านหนังสือ และทำงานช่วยเหลือสังคมอีกด้วย

ดู ๆ ไปแล้วเหมือนคนเหล่านี้จะมีเวลาในหนึ่งวันที่มากกว่าเรา  ก็ขนาดเราทำอะไรน้อยกว่าพวกเขาหลายเท่า แต่ทำไมยังทำไม่ทันเลย พวกเขามีเคล็ดลับอะไรที่เราไม่เคยรู้เช่นนั้นหรือ

====

ทบทวนกิจกรรมในชีวิตทั้ง 4 ประเภท

คุณน่าจะรู้จัก Eisenhower matrix หรือ ตารางสำคัญ – เร่งด่วน ที่ใช้ในการบริหารเวลากันมาบ้างแล้ว เพราะทุกโรงเรียนที่สอนการบริหารจะต้องพูดถึงเรื่องนี้ ซึ่งผมเองก็ใช้ตารางนี้ในการบริหารเวลามานานหลายปีเพราะเป็นหนึ่งในเครื่องมือบริหารเวลาที่ทรงพลังที่สุด

ขอทบทวนความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับตารางนี้เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันก่อน ตารางนี้เกิดจากแกนหลักสองแกนคือ แกนตั้งซึ่งเป็นแกนของกิจกรรมที่สำคัญ – ไม่สำคัญ และแกนนอนซึ่งเป็นแกนของกิจกรรมที่เร่งด่วน – ไม่เร่งด่วน

เมื่อนำแกนทั้งสองมาตั้งฉากแล้วลากเส้นแบ่งให้เป็นสี่ช่อง ก็จะได้ช่องในการนำกิจกรรมทั้งหมดในชีวิตมาจัดกลุ่มทั้งหมด 4 ประเภท ดังนี้

1. กิจกรรมสำคัญและเร่งด่วน คือ งานที่ต้องส่งภายในวันนี้ ชั่วโมงนี้ ตอนนี้ งานแทรก หรือ งานดับไฟทั้งหลาย
   
   
2. กิจกรรมสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน คือ งานที่มีความสำคัญในชีวิตแต่ไม่มีกำหนดการส่งมอบที่แน่นอน เช่น การวางแผน การพัฒนาทักษะในการทำงาน การออกกำลังกาย การพัฒนาความสัมพันธ์ การบริหารเงิน เป็นต้น
   
   
3. กิจกรรมไม่สำคัญแต่เร่งด่วน คือ งานที่ไม่ใช่สิ่งที่เป็นคุณค่าหลักของเรา (คนอื่นทำแทนได้) และ งานที่แทรกเข้ามาแต่ไม่ได้สำคัญอะไร เช่น การตอบแชทคนที่ทักพูดคุยเรื่องทั่วไป เป็นต้น
   
   
4. กิจกรรมไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน คือ สิ่งที่ไร้สาระสำหรับชีวิตของเรา ไม่ทำก็ไม่ตาย เช่น เล่นมือถือนานๆ เป็นต้น

====

แล้วเราควรทำอย่างไรกับงานหรือกิจกรรมในแต่ละช่อง

ความเข้าใจต่องานหรือกิจกรรมในแต่ละช่องว่าสำคัญแล้ว แต่การจัดการกับกิจกรรมแต่ละช่องก็สำคัญไม่แพ้กัน เมื่อคุณสามารถวิเคราะห์และนำกิจกรรมต่าง ๆ จัดลงช่องใดช่องหนึ่งใน 4 ช่องด้านบนได้แล้ว คุณก็ต้องเรียนรู้วิธีในการจัดการกับกิจกรรมทั้ง 4 ด้วย

1. เรื่องสำคัญและเร่งด่วน เราต้องลงมือทำทันที ต้องสะสางให้จบทุกวัน และอย่าปล่อยให้มันเพิ่มขึ้นมา
   
   
2. เรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เราต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ในชีวิตกับกิจกรรมในกลุ่มนี้ โดยการวางแผน ลงตารางว่าจะทำสิ่งนั้นเมื่อใด เวลาไหน
   
   
3. เรื่องไม่สำคัญแต่เร่งด่วน เราต้องจ่ายงานให้คนอื่นทำแทน หรือ สร้างระบบให้ทำโดยอัตโนมัติ และ / หรือ ย้ายไปไว้ในช่อง 2 โดยการกำหนดช่วงเวลาในการลงมือทำ
   
   
4. ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เราต้องลดปริมาณลงและ / หรือกำจัดทิ้งโดยการกำหนดช่วงเวลาในการทำ (ย้ายไปไว้ในช่อง 2 )

====

เทคนิคบริหารเวลาขั้นสุดยอด

ถ้าถามว่าในบรรดากิจกรรมทั้ง 4 ช่อง กิจกรรมช่องไหนที่มีคุณค่า มีความสำคัญมากที่สุด ตอบได้ทันทีเลยว่า กิจกรรมในช่องที่ 2 เพราะถ้าเราไม่ลงมือทำ มันจะเคลื่อนย้ายมาเป็นกิจกรรมที่สำคัญและเร่งด่วน(ช่อง 1) ในอนาคตอย่างแน่นอน

ตัวอย่างเช่น

ถ้าคุณไม่ออกกำลังกาย และดูแลสุขภาพ (ช่อง 2) คุณก็อาจเจ็บป่วยจนทำงานไม่ไหว (ช่อง 1)

ถ้าคุณไม่เรียนรู้และพัฒนาทักษะที่สำคัญ (ช่อง 2) คุณก็อาจจะไม่มีทักษะในการทำงานจนต้องถูกสั่งให้ไปเรียนเพิ่มเติมให้เร็วที่สุด (ช่อง 1) หรือ อาจต้องหางานใหม่ (ช่อง 1 )

ถ้าคุณไม่ให้เวลาคุณภาพกับครอบครัว (ช่อง 2) คุณก็อาจจะมีความสัมพันธ์ที่ไม่ดี ลูกไม่เชื่อฟัง ไปคบเพื่อนไม่ดีจนทำผิดกฏหมายทำให้คุณต้องไปประกันตัวเขาที่สถานีตำรวจ(ช่อง 1)

====

แล้วกิจกรรมในช่องไหนที่อันตรายที่สุด

ตอบจากประสบการณ์ในการนำมาใช้จริงมากกว่าสิบปี และทำงานเป็นโค้ชด้าน Productivity มายาวนาน ก็ต้องบอกว่า….กิจกรรมที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (ช่อง 3)

เรียนรู้วิธีจัดการเรื่องไม่สำคัญแต่เร่งด่วน

คงไม่ใช่เรื่องยากที่จะมองเห็นกิจกรรมที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน(ช่อง 4)  เพราะมันคือเรื่อง ‘ไร้สาระ’ ในชีวิตของคุณ(แต่คุณอาจจะใช้เวลาอยู่กับมันทั้งวันเลยก็ได้) นั่นเอง

สิ่งที่ยากกว่าคือการรู้ว่ากิจกรรมไหนคือเรื่องที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน

ในที่นี้ผมจะแบ่งกิจกรรมในช่องนี้ออกเป็น 2 ประเภท คือ

1. กิจกรรมที่ไม่ใช่คุณค่าหลักของคุณ หมายความว่ามีคนที่ทำได้ดีกว่าคุณอยู่
2. กิจกรรมที่ดูเหมือนด่วนและแทรกเข้ามาทันที แต่จริง ๆ มันเป็นเรื่องที่รอได้ เช่น มีข้อความแชทเด้งขึ้นมา

====

เมื่อคุณเข้าใจและเริ่มมองเห็นกิจกรรมช่อง 3 นี้แล้ว ก็ถึงเวลาที่คุณจะต้องใช้กลวิธีในการจัดการมันให้หมดไปเสียที ซึ่งวิธีจัดการมีดังนี้

1. Delegate คือ การจ่ายงานนั้นให้คนอื่นทำแทน เช่น ลูกน้อง หรือ การจ้าง Outsource เช่น การทำบัญชี การทำความสะอาดห้อง การล้างรถ การทำอาหาร เป็นต้น
2. Swap คือ การแลกงานกันทำ วิธีนี้อยู่ในสมมติฐานที่ว่าแต่ละคนมีความถนัดชำนาญที่แตกต่างกัน และเราจะทำสิ่งที่เราถนัดได้ดีโดยใช้เวลาที่น้อยกว่าคนที่ไม่ถนัดเสมอ ถ้าคุณมีงานที่ถนัดและเชี่ยวชาญ ลองเสนอที่จะแลกกันทำกับคนในทีมดู
3. Re – Process คือ การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน จากเดิมที่ต้องมีขั้นตอน 1-2-3-4 เราอาจจะลดบางขั้นตอนให้เหลือ 1-3-4 หรือ 1-2—4 เพื่อลดการใช้เวลากับกิจกรรมนั้นลง

ทั้งหมดนี้คือวิธีการสำคัญในการทวงคืนเวลาที่มีคุณค่าของคุณกลับคืนมา

====

คำถามสุดท้ายก็คือ…แล้วเราจะเอาเวลาที่ได้คืนมาจากการลดกิจกรรมในช่องที่ 3 ไปทำอะไรล่ะ

ถ้าคุณเอาไปใช้ในการทำกิจกรรมในช่องที่ 4 เช่น นั่ง ๆ นอน ๆ เล่นมือถือไปเรื่อยเปื่อย หรือ นอนดูซีรี่ย์แบบมาราธอน ก็ถือว่าคุณได้ทำลายเวลาที่เพิ่งได้คืนมาไปอย่างป่นปี้

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับเวลาที่ได้คืนมาก็คือ นำมันไปลงทุนกับการทำกิจกรรมในช่องที่ 2 ไม่ว่าจะเป็น ออกกำลังกาย ดูแลสุขภาพ รับฟังคนในครอบครัว ใช้เวลาคุณภาพกับคนที่รัก อ่านหนังสือ เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ฯลฯ

อีกหนึ่งเทคนิคในการบริหารเวลาที่ดีมากๆ คือ เทคนิค Time Boxing เพื่อทำให้งานเสร็จอย่างยอดเยี่ยม คลิก ที่นี่

และทั้งหมดนี้คือ แก่นแท้ของการบริหารเวลาอย่างแท้จริงครับ

====

สนใจเรียนรู้และฝึกฝนทักษะการบริหารเวลาอย่างเป็นรูปธรรมและนำไปใช้ได้ทันทีที่เรียนจบ แนะนำหลักสูตร Effective Time Management คลิกดูรายละเอียดที่นี่

บทความโดย

อ.เวย์  เวสารัช โทณผลิน

Productivity Coach and Team Collaboration Facilitator

วิทยากรผู้เชี่ยวชาญด้านการสร้างประสิทธิผลและการบริหารทีมของผู้นำ

Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 094 959 2645