OKRs ภาคปฏิบัติในองค์กร

คุณเคยสัมผัสประสบการณ์ ‘แปลกแยก’ กับแถลงการณ์ของบรรดา CEO บริษัทไหม หลายครั้งการนำเสนอวิสัยทัศน์หรือนโยบายนั้น ทำให้เราย้อนกลับมาคิดว่า “มันเกี่ยวกับฉันยังไง?” “เราอยู่ตรงไหนในวิสัยทัศน์พวกนั้น”


ทุกองค์กร บรรดาทีมและสมาชิกในทีม ควรจะมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์การทำงานที่มีความหมาย และสิ่งนั้นก็กระทบกับการตั้งทิศทางในการทำงาน การตัดสินใจอย่างมีข้อมูล การประเมินกลยุทธ์อนาคต และกระบวนการถกทางความคิด
=====

ปรมาจารย์ด้านบริหารธุรกิจอย่าง ‘ปีเตอร์ ดรัคเกอร์’ ให้เทคนิค MBO: Managment by Objectives หรือ การจัดการโดยมีวัตถุประสงค์เอาไว้ โดยนำวัตถุประสงค์การทำงานของลูกทีมมาทาบทับกับเป้าหมายขององค์กร และเนื้อหาในส่วนนี้เราจะทำให้เห็นว่า เครื่องมือที่ถูกพัฒนามาจนปัจจุบันเรียกว่า OKRs (Objectives and Key Results) นี้ จะนำไปปรับใช้ให้การทำงานของแต่ละบุคคลนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรได้อย่างไร


แอนดี้ โกรฟ อดีตประธานและซีอีโอของ Intel กล่าวถึงเทคนิคการทำ OKRs อย่างสั้น ๆ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพว่า ต้องตอบคำถาม 2 ข้อต่อไปนี้

1) เราจะไปยังจุดไหน (ตอบคำถามเรื่องวัตถุประสงค์การทำงาน) และ
2) เราเช็คก้าวของเราอย่างไร เมื่อกำลังไปให้ถึงจุดนั้น (ตอบคำถามเรื่องการมีหลักไมล์ตรวจสอบความสำเร็จหรือผลลัพธ์สำคัญ) และนั่นคือการถือกำเนิดของ OKRs แล้ว
=====

องค์กรใหญ่ ๆทั้งหลายต่างใช้เทคนิคนี้โดยทำให้บุคลากรกับเป้าหมายขององค์กรให้เดินควบคู่ไปด้วยกัน โดยมีแนวคิดหลัก ๆ ได้แก่

การโฟกัส 

คุณจะต้องรู้ว่าหน้าที่รับผิดชอบของคุณคืออะไรและมองไปยังวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยที่คุณจำเป็นต้องตัดสินใจว่าเป้าหมายไหนที่สำคัญต่อวัตถุประสงค์ขององค์กร ก็ให้มุ่งเน้นไปที่สิ่งนั้น


ใช้ตัวเลขขับเคลื่อน – เพื่อให้ไปถึงเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ การวัดค่าต่างๆ ทั้งเป้าหมายและพัฒนาการจะต้องสามารถจับต้องวัดผลเป็นตัวเลขได้ ผลลัพธ์ต้องมาจากการคำนวณที่เที่ยงตรง ทำให้คนในทีมเห็นตรงกันว่าบรรลุวัตถุประสงค์แล้วหรือยัง ทั้งยังทำให้สามารถอภิปรายและ feedback กันได้อย่างมีหลักฐานรองรับ ไม่ใช่เน้นแต่อารมณ์ส่วนตัว

 

โปร่งใส 

หลักการนี้คือทำให้ทุกคนมุ่งหน้าไปยังทิศทางเดียวกัน เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร สำคัญมากที่จะทำให้คนในทีมได้เห็นถึง OKRs ของคนอื่น ๆ ด้วย เพราะผลงานของคนอื่นย่อมส่งผลต่อภาพรวมของทีม
หมายความว่ามันส่งผลต่อการทำงานของคนอื่น ๆ ในทีมเช่นเดียวกัน การทำ OKRs จะทำให้แต่ละคนมองเห็นภาพว่าจะช่วยเหลือกันอย่างไร มีอิทธิพลหรือสร้างผลกระทบกันอย่างไร ความโปร่งใสนี้เองจะทำให้ทุกคนเข้าใจสถานการณ์โดยรวมอย่างถ่องแท้

 

วัฒนธรรม 

OKRs จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร จะเข้าไปฝังในกิจวัตรการทำงานของคนในทีม การเฝ้าติดตามดู OKRs คือกุญแจสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ ควรให้คนในทีมพูดคุยกันเกี่ยวกับสิ่งนี้อย่างเปิดเผยจนกลายเป็นเรื่องปกติของการทำงาน เพราะทุกคนจะได้รู้ว่ากำลังทำอะไร เกี่ยวพันกันอย่างไร และมุ่งไปสู่จุดหมายด้วยทิศทางเดียวกันแล้วหรือยัง
=====

วิธีการใช้ OKRs ในองค์กรของคุณ

1. ตั้งวัตถุประสงค์

เริ่มจากระดับบนขององค์กร คนที่ทำงานระดับสูงจะรับวัตถุประสงค์มาจากเจ้านายซึ่งจะสอดคล้องกับแผนทางธุรกิจ เมื่อแผนลงมาสู่ระดับล่าง ทีมจะรวมกันพัฒนาวัตถุประสงค์การทำงานให้สอดคล้องกับระดับสูง
ซึ่งเมื่อแยกภาระงานของแต่ละคนออกมา ก็ยังจะพบเป้าหมายการทำงานที่สอดคล้องไปในทิศทางเดียวกับภายในทีม และสอดคล้องกับเป้าหมายระดับบนขององค์กรเช่นเดียวกัน

แต่การจะทำอย่างนั้นออกมาได้ จะต้องผ่านการสร้างความไว้วางใจกัน เพื่อร่วมหาสิ่งที่แต่ละคนต้องทำเพื่อร่วมเส้นทางความสำเร็จในภาพใหญ่ โดย 60-70% ของเป้าหมาย OKRs ควรจะมาจากการพูดคุยตกลงกัน
วัตถุประสงค์การทำงานต้องชัดเจนและทำได้จริง ซึ่งจะประกอบไปด้วย ความท้าทายและแรงกระตุ้นต่อทีม มีความทะเยอทะยาน สามารถวัดประเมินค่าได้ มีกรอบเวลาชัดเจน สั้นและเข้าใจง่ายจนน่าจดจำ

OKRs จะประกอบด้วยทั้งแนวทางการปฏิบัติและความทะเยอทะยานไปพร้อมๆ กัน ส่วนแนวทางปฏิบัติคือการทำให้เห็นด้วยการทำงานที่ชัดเจน เช่น ออกแบบเว็บไซต์ใหม่ให้ได้ 2 แบบตามเวลาที่กำหนด ขณะที่ความทะเยอทะยานคือสร้างเป้าที่เร้าใจ เช่น ทำเว็บไซต์ที่น่าตื่นเต้นที่สุดในโลก
=====

2. ตั้งผลลัพธ์
หลังจากมีวัตถุประสงค์แล้ว ควรจะตั้งผลลัพธ์ที่สามารถวัดค่าได้ด้วย เพื่อจะได้เข้าใจและจัดการได้ตรงกันภายในทีม ส่วนนี้จะต้องพูดคุยตกลงกันให้ชัดเจน ว่าผลลัพธ์นี้เห็นพ้องต้องกัน ทำได้จริง และรู้ว่าจะต้องทำอะไรหรือฝึกฝนอะไรเพิ่มเติมบ้าง


โดยผลลัพธ์นี้จะต้องประกอบไปด้วย ข้อมูลที่เป็นตัวเลขปริมาณซึ่งวัดค่าได้ ระบุระดับของความสำเร็จ วางเป้าพัฒนาการเป็นระยะๆ รวมถึงเป้าหมายที่จะต้องมุ่งเน้น


ผลลัพธ์หลักนี้จะขึ้นกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้ เช่น ถ้าตั้งวัตถุประสงค์เอาไว้ว่าจะเพิ่มรายได้จากเว็บไซต์ เป็น 2.5 ล้านบาท ภายในไตรมาสแรก หนึ่งในการวัดผลลัพธ์หลักๆ ควรจะเป็นเรื่องของตัวเลขเปอร์เซ็นต์ที่เพิ่มขึ้นในช่วงระยะเวลานั้น หรือในอีกกรณีที่มีวัตถุประสงค์ซึ่งไม่ได้เน้นปริมาณมากนัก เช่น อยากจะสร้างโฮมเพจอันใหม่ให้ได้ ผลลัพธ์หลักๆ ที่ควรตั้งเอาไว้ประเมินก็คือ การได้ต้นแบบโฮมเพจตามเวลาที่กำหนด
=====

3. มอนิเตอร์กระบวนการ
การรอประเมินทุก ๆ 6 เดือนหรือทุกปี อาจจะช้าเกินไป ดังนั้น การเช็คกระบวนการพัฒนาทุกไตรมาสน่าจะเป็นสิ่งที่เหมาะสม และจะดีกว่านั้นคือมีการเช็คอย่างสม่ำเสมอและทันท่วงที การเช็คเหล่านี้สามารถทำได้ทั้งการดูความคืบหน้าเป็นร้อยละ หรือประเมินความสำเร็จเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น ถ้าวัตถุประสงค์คือการสร้างเว็บไซต์ให้ได้ 4 ตัว เราประเมินผลลัพธ์เป็นร้อยละด้วยการนับสิ่งที่ทำได้จริง หากทำได้ 3 ตัว ก็แปลว่าความสำเร็จในส่วนนี้คือ 75%


สิ่งที่ควรคำนึงก็คือ แม้ประเมินเรทของ OKRs ออกมาได้ต่ำ ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะมีผลงานที่แย่เสมอไป เพราะที่จริงอาจจะเป็นผลมาจากการสร้างระบบ OKRs ที่ผิดพลาด เช่น วัตถุประสงค์ดูไม่เข้าท่า เป็นต้น ลองใช้หลักการ AAR หรือ After Action Review มาประเมินการทำงาน และหาคำอธิบายว่าทำไมถึงทำผลงานออกมาแล้วไม่สำเร็จอย่างที่คาดหวังเอาไว้
=====

4. ทำซ้ำวงจรเดิม
การทำ OKRs ไม่ใช่การทำครั้งเดียวแล้วจบ แต่เป็นกระบวนการที่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง เพราะเมื่อจบสิ้นการวัดผลลัพธ์แล้ว เราจะมาเริ่มใหม่ ลองนำเอาบทเรียนที่ได้จากกระบวนการ OKRs ครั้งก่อนมาหาทางปรับปรุง เพื่อนำมาสู่การตั้งวัตถุประสงค์ใหม่ในช่วงเวลาถัดไป แล้วหาผลลัพธ์ที่อยากจะได้ออกมา
=====

ประโยชน์และความเสี่ยงของการใช้ OKRs
การทำ OKRs นั้น สิ่งที่ต้องจดจำก็คือไม่มีหลักการหนึ่งเดียวที่เหมาะสมกับทุกคน เราจำเป็นต้องประยุกต์ให้เข้ากับองค์กรของตัวเอง หาทางให้สอดผสานกับลักษณะของทีมและบุคคลในทีม แล้วจะกลายเป็น OKRs ในแบบที่เหมาะกับเรามากที่สุด


ข้อดีของ OKRs คือการมองวงจรการตั้งวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่อยากได้เพื่อประเมินในระยะที่สั้นกว่า ไม่จำเป็นต้องรอเป็นปี แต่ทำได้ทุกไตรมาส อีกทั้งยังลงรายละเอียดย่อยลงมาคือ คอยเช็คพัฒนาการได้ในทุกๆ สัปดาห์ เหล่านี้จะทำให้ปรับตัวเพื่อเอาชนะปัญหาได้ดี


แน่นอนว่า การทำทุกสิ่งให้ชัดเจนภายใต้วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่วัดประเมินได้ จะทำให้คนในองค์กรเข้าใจกันอย่างพร้อมเพรียง เห็นทั้งบทบาทตนเองต่อองค์กรว่ามีอะไรบ้างและต้องประเมินอย่างไรให้เหมาะกับเป้าหมายใหญ่สุด


สิ่งที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติมก็คือ ระบบ OKRs มีสิ่งที่ต้องทำความเข้าใจ อันได้แก่ หากประเมินผลลัพธ์ออกมาแล้ว ทำได้เต็ม 100% อาจจะไม่ได้หมายความว่าทำงานได้บรรลุวัตถุประสงค์และสร้างผลลัพธ์อันดีเลิศ แต่อาจหมายถึงเรามีความทะเยอทะยานในการตั้งวัตถุประสงค์และการวัดผลลัพธ์น้อยจนเกินไป เป้าหมายไม่ท้าทายเพียงพอ


อย่างไรก็ตาม บางสิ่งก็ยากที่จะวัดให้เป็นปริมาณได้เสมอไป อย่างที่เราทราบกันว่าวัตถุประสงค์บางอย่างนั้นไม่จำเป็นจะต้องวัดเป็นตัวเงินหรือค่าร้อยละเสมอไป


อ่านมาถึงตรงนี้แล้ว หากคุณต้องการใช้ OKRs กับองค์กรและทีมให้เกิดผลลัพธ์ ทำได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำหลักสูตร “OKRs in Action” คลิกดูได้ที่นี่ครับ รอลิงค์
=====