สุดยอดเทคนิคช่วยให้ Remote team ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ลำพังนั่งทำงานอยู่ด้วยกันก็ยังเป็นเรื่องท้าทายที่จะทำงานเป็นทีมให้เกิดผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ

 แล้วถ้าต้องนั่งอยู่คนละที่ ต้องประชุมและทำงานร่วมกันผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างทุกวันนี้ล่ะก็ ความท้าทายย่อมจะเพิ่มขึ้นหลายเท่าตัวอย่างแน่นอน

====

         ความท้าทายจากการทำงานคนละที่ (Remote work) แต่มุ่งเน้นให้เกิดการร่วมมือร่วมใจทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ (Team Collaboration) นั้นมีปัจจัยตั้งแต่สัญญาณอินเทอร์เน็ตไปจนถึงความสัมพันธ์ของคนในทีมเลยทีเดียว

         จากการที่ได้เป็นที่ปรึกษา วิทยากร และ Facilitator ช่วยคนทำงานเป็นทีมในยุค Remote work เช่นนี้ ผมพบว่าสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันต่ำมาจากสาเหตุดังต่อไปนี้

  1. สัญญาณอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ การที่สัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่มีคุณภาพ หรือแม้กระทั่งขาดหายเป็นบางช่วงล้วนส่งผลต่อการสื่อสารและการทำงานร่วมกันทั้งสิ้น

  2. พื้นที่ในการทำงาน จากการสำรวจของผมพบว่ามีคนไม่ถึงครึ่งที่มีพื้นที่ที่เหมาะสมในการนั่งทำงานจริงจังอยู่ที่บ้าน ส่วนคนอีกครึ่งล้วนประสบปัญหาเรื่องพื้นที่และบรรยากาศในการทำงานที่บ้านทั้งสิ้น

  3. สุขภาพ สมาธิ การจดจ่อ คนยุคนี้ทำกิจกรรมมากกว่า 80% อยู่หน้าจอ ทั้งการทำงาน การเสพข้อมูลข่าวสาร และการพักผ่อนล้วนเกิดขึ้นที่หน้าจอ ซึ่งส่งผลให้เหนื่อยล้าทั้งดวงตาและสมองได้ง่าย

====

         จริงอยู่ที่เป็นเรื่องยากมากถ้าจะให้การทำงานแบบ Remote work มีประสิทธิภาพเทียบเท่าการนั่งทำงานร่วมกันในออฟฟิศ แต่ผมมองว่าสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำได้ยากเป็นเพราะ Remote work คือวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่ที่คนทำงานเพิ่งได้ประสบเท่านั้น

         นั่นหมายความว่าถ้าเราเรียนรู้ และฝึกฝนรูปแบบการทำงานแบบนี้ก็ย่อมจะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

          เปรียบเหมือนคนทำงานที่ใช้กระดาษเป็นเอกสารหลักในการบันทึกข้อมูลและสื่อสารกันภายในองค์กรมาตลอด กระทั่งวันหนึ่งที่เทคโนโลยีเข้ามา Disrupt วิธีการทำงานที่ใช้เอกสารเยอะ ๆ ให้กลายเป็นการสื่อสารผ่านโปรแกรมและจัดเก็บข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ คนทำงานจำนวนมากก็ยังไม่ชินเลยต้องเรียนรู้และปรับตัวเช่นกัน

และธุรกิจ องค์กรที่จะอยู่รอดและเติบโตท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงของโลกในทุกวันนี้ได้ก็คือองค์กรที่คนทำงานสามารถทำงานทางไกลร่วมกันเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด (Remote Collaboration Team) นั่นเอง

====

         หลังจากศึกษาบทความเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันในโลกยุคใหม่ ทำความเข้าใจเพื่อสร้างเครื่องมือตลอดจนนำไปประยุกต์ใช้กับองค์กรและทีมงานที่ต้องทำงานทางไกลร่วมกัน ทำให้ผมได้ ‘สุดยอดเทคนิค’ ในการทำงานร่วมกัน แม้ว่าทุกคนจะอยู่คนละที่กันก็ตาม

         ผมตั้งชื่อเทคนิคนี้ว่า 3Cs for Remote Collaboration Team ซึ่งประกอบด้วยเทคนิคสำคัญ 3 ข้อ ดังนี้

====

 

1.Check Team Members ทำความเข้าใจสมาชิกในทีมของคุณ

พื้นฐานในการทำงานร่วมกันอยู่ที่การทำความเข้าใจซึ่งกันและกัน ให้คุณใช้ 4 Areas of Home office life ซึ่งเป็นแกนตัดกันสองแกน ดังนี้

แกนนอนคือ แกนพื้นที่ในการทำงานโดยฝั่งซ้ายคือ Personal space (พื้นที่ส่วนตัวสูง) ส่วนฝั่งขวา คือ Shared space (พื้นที่ที่ต้องแบ่งกันใช้กับคนในบ้านสูง)

แกนตั้ง คือ แกนลักษณะครอบครัวที่อยู่ โดยฝั่งบนสุดคือ Extended Family (ครอบครัวขยาย) คือ ครอบครัวมีคนเยอะ และหลายรุ่น โดยคนทำงานจะต้องมีภาระหน้าที่ในการดูแลผู้สูงอายุหรือเด็กในบ้านด้วย

ฝั่งล่างสุด คือ Single Family (ครอบครัวเดี่ยว) คือ คนทำงานอยู่คนเดียวหรืออยู่กับคนในครอบครัวไม่เกิน 3-4 คน และไม่มีภาระหน้าที่ที่ต้องดูแลคนในครอบครัว

ให้สมาชิกในทีมแต่ละคนสำรวจชีวิตการทำงานที่บ้านของตัวเองว่าตกอยู่ในพื้นที่ไหนของแกนทั้งสอง (พื้นที่ส่วนตัว – ครอบครัวขยาย, พื้นที่แบ่งกันใช้ – ครอบครัวขยาย, พื้นที่แบ่งกันใช้ – ครอบครัวเดี่ยว และ พื้นที่ส่วนตัว – ครอบครัวเดี่ยว) ให้แต่ละคนได้พูดคุยกันเพื่อทำความเข้าใจกันและกันให้มากขึ้น

====

2.Communication for effective teamwork สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

         ยิ่งมีข้อจำกัดในการสื่อสารกันมากเท่าไหร่ สมาชิกในทีมยิ่งต้องเพิ่ม Mindset และ Skill ในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากเท่านั้น เอาชนะข้อจำกัดด้านพื้นที่ เทคโนโลยีด้วยหลักคิดและทักษะในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยแนวทางต่อไปนี้

  • ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการพูดคุยอย่างแท้จริง ผู้นำอาจใช้วิธี Check รายชื่อคนที่พูดแสดงความคิดเห็นแล้วทีละคน และจะไม่จบการประชุมถ้ายังมีคนที่ไม่ได้พูด
  • กำหนดให้มีการเปิดกล้องและให้คนพูดทีละคนเท่านั้น คนที่เหลือควรฝึกการฟังและถ้าอยากพูดเป็นคนต่อไปต้องสรุปประเด็นของคนที่พูดก่อนหน้าให้ได้เสียก่อน
  • กำหนดบทบาทหน้าที่ให้ทุกคน เช่น ฟาหรือคนนำการประชุม คนจดบันทึก คนคุมเวลา คนสังเกตพลังงานของสมาชิกในทีม เป็นต้น

====

3.Clear Goals and Objective ทำให้เป้าหมายและวัตถุประสงค์ชัดเจน

         ระวังการสูญเสียเวลาโดยได้ผลลัพธ์ต่ำ นี่คือหนึ่งในหลุมพรางของการทำงานทางไกลที่หลายทีมประสบ บางทีมรู้สึกดีอยู่ลึก ๆ ที่ได้ใช้เวลาประชุมกันมากกว่า 4 ชั่วโมงต่อวัน (และทุกวัน) ทั้งที่ได้ผลลัพธ์น้อยนิดหรือแทบไม่ได้เลยก็ตาม

         วิธีป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนั้นก็คือการทำให้เป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการทำสิ่งต่าง ๆ ชัดเจนที่สุด ผมแนะนำให้ใช้ 5W 1H ในการสรุปสิ่งสำคัญในการประชุมนั้น ๆ ดังนี้

         Why – เพราะอะไรทีมถึงต้องทำสิ่งนั้น

         What – เป้าหมายที่ทีมต้องการคืออะไร

         How – ขั้นตอนการทำให้เป้าหมายในวันนั้นสำเร็จเป็นอย่างไร

         Who – ใครคือผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบแต่ละขั้นตอน

         Where – สถานที่ทำหรือจัดเก็บสิ่งนั้น(เป็นในระบบคอมพิวเตอร์ก็ได้) อยู่ที่ไหน

         และ When – กำหนดเวลาเริ่มทำและเวลาส่งมอบให้ชัดเจน

         ถ้าทุกคนในที่ประชุมรับรู้และเข้าใจ 5W 1H ที่ว่านี้ตรงกัน การประชุมนั้นจึงจะถือว่ามีประสิทธิภาพและมีเป้าหมายกับวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนครับ

         อย่าปล่อยให้การทำงานร่วมกันแบบคนละที่ทำให้คุณรู้สึกเหนื่อยล้า หมดพลัง และทำให้งานไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไป

ลองนำ 3Cs for Remote Collaboration Team ไปประยุกต์ใช้จริงทันทีที่อ่านบทความนี้จบ เพื่อที่คุณจะได้สัมผัสประสบการณ์ดีดีของการทำงานแบบ Remote work ที่ลูกค้าของผมหลายคนได้สัมผัสมาแล้วนะครับ

มีเทคนิคอีกมากเกี่ยวกับการประชุมออนไลน์หรือ Virtual Meeting ที่คุณจำเป็นต้องรู้ อ่าน ประชุมออนไลน์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพและเกิดผลลัพธ์มากที่สุด คลิกที่นี่

====

การทำงานร่วมกันภายในทีมมี Mindset และทักษะมากมายที่คุณสามารถเรียนรู้และฝึกฝนได้ ขอแนะนำหลักสูตร Team Communication & Collaboration คลิกอ่านรายละเอียดที่นี่

เขียนโดย

อ. เวย์ เวสารัช โทณผลิน

Productivity & Team Collaboration Facilitator

Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข 

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962