เทคนิคระบุประเภทปัญหาเพื่อแก้ปัญหายาก ๆ ให้จบได้จริง

ผมคิดว่าดีนะ ส่วนตัวอยากได้แบบนั้นเลย (เหมือน Thanos ใน The Avengers) แต่ในชีวิตจริงมันไม่มีอะไรแบบนั้นนี่สิ ซึ่งปกติแล้วผมมักจะเจอแต่คนบ่นว่า…

 

“สู้กับปัญหาเต็มที่แล้ว แต่จัดการไม่สำเร็จเสียที โดนปัญหาสู้กลับทุกที”

“พยายามจัดการปัญหา แต่กลับมีคนไม่เห็นด้วย เจอคัดค้าน ต่อต้าน หรือเจอตอ”

“คิดว่าตัวเองตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว แต่ผลลัพธ์ไม่เหมือนที่คาดการณ์เอาไว้เลย”

 

ตัวอย่างทั้งหมดนี้ คือเรื่องที่หลายคนเจอกันเป็นปกติอยู่แล้ว

 

ต้นเหตุสำคัญของการเกิดภาวะเหล่านี้ก็คือ … การที่เรารีบร้อนแก้ปัญหามากจนเกินไป

 

ใช่แล้วครับ ปัญหาที่เกิดจากการแก้ปัญหามีต้นเหตุมาจากการรีบร้อนกระโจนเข้าไปแก้ปัญหานั่นเอง

ก่อนจะงุนงงกับถ้อยคำมากไปกว่านี้ ผมขอพาทุกคนมาทำความเข้าใจเรื่องนี้กันดีกว่าครับ

หนึ่งในเคล็ดลับที่สำคัญของนักแก้ปัญหาชั้นยอดก็คือ…

 

 

คุณอาจมีคำถามว่าปัญหามีกี่ประเภทกันแน่หลังจากอ่านประโยคด้านบนจบ

 

ก่อนจะอธิบาย ผมอยากให้คุณดูตัวอย่างการรายงานปัญหาเหล่านี้ก่อนครับ

1. ที่โรงงานของเรากำลังขาดทุน คนงานก็บ่นว่าถังขยะไม่พอ หัวหน้าแผนกการเงินกับฝ่ายผลิตทะเลาะกันรุนแรงมาก รปภ. นั่งหลับ เดือนที่แล้วเพิ่งเกิดเหตุไฟไหม้ แต่ยังจับมือใครดมไม่ได้ ประกันไม่ยอมจ่ายเพราะคิดว่ามีการวางเพลิงโดยทีมผู้บริหาร ผู้บริหารฝ่ายการตลาดเพิ่งลาออก หัวหน้าไลน์ผลิตที่ 3 คุมลูกน้องไม่อยู่เพราะอายุน้อยกว่า พนักงานกะกลางคืนแอบเสพยาเสพติด ชาวบ้านรอบโรงงานบ่นว่าโรงงานเราเป็นโรงงานที่ไร้ธรรมาภิบาล เพราะชอบปล่อยน้ำเสียลงคลอง ฯลฯ

2. จากการฟังปัญหาผ่านการสัมภาษณ์พนักงาน 20 คนจาก 5 แผนก และหัวหน้าแผนกต่างๆ แล้ว สรุปได้ว่าเรามีปัญหาดังนี้

A. การเงินที่ขาดทุน

B. ยอดขายที่ตกลงจากการโดนคืนสินค้า

C. ความปลอดภัยจากการชำรุดเกี่ยวกับไฟในโรงงาน

D. พนักงานกะกลางคืนมีการซื้อขายและเสพยาเสพติด

E. ชาวบ้านร้องเรียนโรงงานผ่านหน่วยงานราชการ 5 ครั้งใน 1 เดือน

F. การเคลมประกันที่ไม่คืบหน้า

3. ผมคิดว่าเหตุไฟไหม้อาจเกิดจากไฟฟ้าลัดวงจร หรือไม่ก็มีใครไปทำให้เกิดประกายไฟ

4. จากการตรวจสอบกล้องวงจรปิด และสถานที่แวดล้อมแล้ว ได้ข้อสรุปว่าเกิดไฟฟ้าลัดวงจรบริเวณเครื่องจักร A แล้วระบบตัดไฟไม่ทำงานเนื่องจากมีอายุ 15 ปีแล้ว (ซึ่งเกินกำหนดกว่าที่ผู้ผลิตแจ้งไว้ว่าควรเปลี่ยนทุก 5 ปี)

5. ระบบตัดไฟที่ผ่านเงื่อนไขความปลอดภัยมี 2 รุ่น รุ่นนึงจากประเทศเยอรมัน รับประกัน 3 ปีราคา 3 ล้านบาท อีกรุ่นจากประเทศไทย ราคา 1 ล้านบาท

6. ตามที่เราตัดสินใจจะแก้ปัญหาการตรวจสอบกระบวนการภายในของเรา ผมว่าเราต้องพิจารณากันแล้วว่าจะตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายใน หรือจ้าง Outsource Agent มารับผิดชอบ

 

หลังจากอ่านทั้ง 6 ข้อด้านบนแล้ว นักแก้ปัญหาจะทำการพิจารณาทีละข้อดังนี้

 

ในข้อ 1 ปัญหาเยอะ และยุ่งเหยิงมาก เราควรลิสต์ปัญหาออกมาเป็นข้อๆ ก่อน ซึ่งถ้าทำตามนั้นเราจะได้ข้อ 2

ข้อ 2 เมื่อเห็นปัญหาแล้ว เราควรพิจารณาความสำคัญกับปัญหาต่าง ๆ เพื่อเรียงลำดับการแก้ไขปัญหา เพราะเรามีทรัพยากรจำกัด โดยเฉพาะ ‘เวลา’

 

ข้อ 3 เป็นกรณีการคาดเดา (โดยใช้ความคิดเห็น) เกี่ยวกับสาเหตุในการเกิดปัญหา ซึ่งเราควรค้นหาสาเหตุที่แท้จริง (ความจริงไม่ใช่ความคิดเห็น) เพื่อเข้าใจปัญหานั้นจริงๆ

 

ข้อ 4 เรารู้แล้วว่าสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาคืออะไร ต่อไปเราก็จะสามารถคิดหาทางเลือกในการแก้ปัญหาได้แล้ว

 

ข้อ 5 เป็นการตัดสินใจเลือกวิธีแก้ปัญหา โดยอาจจะต้องปรึกษาผู้มีอำนาจ หรือพิจารณาจากงบประมาณร่วมด้วยก็ได้

 

ข้อ 6 เป็นการตัดสินใจเลือกวิธีการแก้ปัญหา เช่นเดียวกับข้อ 5 แต่เพิ่มการวิเคราะห์ทางเลือกแต่ละทางแบบลงลึกมากขึ้น

 

ทั้งหมดนี้คือตัวอย่างที่บ่งชี้ว่า ปัญหาที่แตกต่างกันต้องการการตอบสนองที่แตกต่างกัน

 

ถ้าเรามัวแต่อยากรีบกระโจนเข้าไปแก้ปัญหาทันทีที่รู้ว่าเกิดปัญหา โดยยังไม่ได้ผ่านขั้นตอนทั้งหมดนั้นคิดว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างไรครับ

 

ไม่รู้ว่ามีปัญหาอะไรบ้าง

ไม่รู้ว่าควรเริ่มแก้ปัญหาไหน (ปัญหาไหนสำคัญแลพะเร่งด่วนที่สุด)

 

ไม่รู้ว่าควรใช้วิธีไหนในการแก้ปัญหา

 

ถึงตรงนี้คุณน่าจะพอมองเห็นว่าการที่ผมบอกให้ทุกคนชะลอความต้องการแก้ปัญหาก่อนจะลงมือแก้ปัญหาเป็นคำแนะนำที่ดีกว่า

 

ซึ่งถ้าคุณอยากเรียนรู้เรื่องของประเภทปัญหา และวิธีการจัดการกับปัญหาให้ชัดเจนมากขึ้น

 

ผมขอเชิญชวนทุกคนมาเรียนรู้ร่วมกันในหลักสูตร  Problem Solving & Decision Making  

ซึ่งผมจะมาบอกเทคนิควิธีการลำดับความสำคัญและระบุประเภทของปัญหาอย่างลงลึก

ดูรายละเอียด คลิกที่นี่

 

เพราะการเริ่มต้นแก้ปัญหาที่แท้จริง เริ่มจากการเข้าใจว่ามันเป็นปัญหาประเภทไหนก่อน

แล้วพบกันนะครับ

 

บทความ โดย

อ.ป้อบ มาติก ตั้งตรงจิตร