10 ทักษะบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

“การบริหารเวลา” เป็นทักษะสำคัญต่อความสำเร็จ ทั้งในอาชีพการงานและชีวิตส่วนตัว เชื่อเถอะค่ะว่า ความสามารถในการบริหารจัดการเวลาของคุณในวันนี้ จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้ตลอดขีวิตเลยทีเดียวค่ะ… วันนี้เรามี “10 ทักษะ ที่จะช่วยพัฒนาความสามารถในการบริหารเวลาของคุณ” มาฝากกันค่ะ…

1. วางแผนเวลาทุกวัน

จัดสรรเวลาสักครึ่งชั่วโมง ไว้วางแผนเวลาทั้งวันของคุณทุกวัน ใช่ค่ะ มันอาจจะฟังดูแปลก ๆ ที่จะวางแผนในการวางแผน แต่การจินตนาการ หรือนึกถึงงานที่คุณตั้งเป้าไว้ว่าจะต้องสำเร็จภายในวันนี้ และจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานแต่ละงาน จะสามารถช่วยให้คุณเห็นภาพความสำเร็จ และนึกภาพออกง่ายขึ้น ว่าควรจะทำอย่างไร

2. เผื่อเวลาให้กับสิ่งรบกวนต่าง ๆ

ทุกครั้งที่ทำการนัดหมาย หรือลงตารางเวลางาน อย่าลืมเผื่อเวลาสำหรับสิ่งรบกวนต่าง ๆ ที่จะหยุดการทำงานของคุณชั่วคราว ส่งผลให้คุณทำงานได้ช้าลง ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ดัง มีงานด่วน หรืออีเมลที่ไม่คาดคิดอาจจะเข้ามามากมาย ถ้าคุณพยายามนัดหมายใครต่อใครแบบเวลาชนเวลาเป๊ะ ๆ โดยไม่ได้มีเวลาเว้นว่าง หรือเผื่อเวลาไว้บ้างเลย แน่นอนค่ะว่า คุณจะไม่สามารถทำตามทุกนัดหมายได้ทันเวลา

3. ถ้าไม่จำเป็นต้องตอบตอนนี้ ก็ยังไม่ต้องตอบ

ยอมรับเถอะค่ะว่า คุณไม่สามารถรับโทรศัพท์ทุกสาย หรือตอบกลับทุกอีเมลได้ในทันที หากคุณจำเป็นต้องทำโปรเจคท์ หรืองานของคุณให้เสร็จจริง ๆ ก็จงปล่อยให้โทรศัพท์ดัง หรือปล่อยให้ไลน์ แชต หรือข้อความต่าง ๆ ดังไปก่อน อย่าตกอยู่ในกับดักของการโต้ตอบกับทุกสิ่ง ถ้ามันไม่ได้จำเป็นต้องมีการตอบรับจากคุณตอนนี้ ก็ยังไม่ต้องสนใจมันหรอกค่ะ

4. กำหนดเวลาการทำงานให้กับตัวเอง

ลองกำหนดเวลาการทำงานแต่ละชิ้นให้ตัวเองตลอดทั้งวัน เพื่อป้องกันไม่ให้งานของคุณลากยาวเกินไป เช่น หากคุณกำหนดไว้ว่า คุณต้องส่งอีเมลจำนวน x อีเมล ให้เสร็จภายในเวลา Y ชั่วโมง การที่คุณจะถูกดึงความสนใจไปที่งานอื่น ๆ ที่ยังไม่จำเป็นก็จะลดน้อยลง… อีกไอเดียหนึ่งที่ดี คือการตั้งกำหนดเวลาเหล่านี้ในปฏิทินของคุณ เพื่อช่วยในการติดตาม และทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นค่ะ

5. สรุปคร่าว ๆ ทั้งก่อนและหลังการพูดคุย

ทุกครั้งก่อนการประชุม หรือการนัดหมาย หรือแม้แต่การคุยโทรศัพท์ ลองใช้เวลาสักนิดเพื่อคิดคร่าว ๆ สรุปในใจของคุณก่อนว่า สิ่งที่คุณต้องการจากการประชุม หรือนัดหมาย หรือการคุยในครั้งนี้ คืออะไร? วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นภาพความสำเร็จก่อนที่จะเริ่มต้นลงมือทำ หลังการประชุม การนัดหมาย หรือการคุยโทรศัพท์

ลองใช้เวลาอีกสักนิดในการสรุป ว่าคุณได้อะไรจากการประชุม หรือการคุยครั้งนี้บ้าง วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้คุณมีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนมากขึ้นระหว่างการประชุม หรือการคุยของคุณ แต่ยังจะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพในการพูดคุยมากขึ้น และท้ายที่สุด คุณก็จะได้รับสิ่งที่คุณต้องการได้เร็วขึ้น

6. ทฤษฎี 80/20

“กฏแห่งทฤษฎีของพาเรโต้” ระบุว่า 80 เปอร์เซนต์ของความสำเร็จของคุณ มาจากกิจกรรม 20 เปอร์เซนต์ ในตลอดทั้งวันของคุณ พยายามลองนึกสิคะว่า กิจกรรมที่นับเป็น 20 เปอร์เซ็นต์ของคุณ มีอะไรบ้าง? พยายามค่อย ๆ แทรกกิจกรรมเหล่านั้นเข้าไปในแต่ละวันของคุณ และค่อย ๆ เพิ่มเวลาให้กับมันมากขึ้นไปเรื่อย ๆ ค่ะ

7. แบ่งงานให้คนอื่นบ้าง

บางคนอาจรู้สึกอึดอัด หรือไม่ค่อยถนัดในการมอบหมายงานต่าง ๆ ที่อยู่ในมือ ให้ลูกน้องหรือคนอื่น ๆ สิ่งนี้ไม่ใช่สิ่งดีในระยะยาวนะคะ สิ่งที่ดีกว่าคือ การค่อย ๆ เรียนรู้ที่จะแบ่งงาน โดยเริ่มจากงานที่ไม่ค่อยสำคัญมากนัก ไปให้คนอื่นได้ทำบ้าง หรือจ้างคนอื่นที่เชี่ยวชาญกว่ามาทำ ในกรณีที่สามารถทำได้ดีกว่าค่ะ

8. ทำงานที่คล้าย ๆ กันในทีเดียว

รวบรวมงานที่คล้าย ๆ กัน มาทำพร้อมกันทีเดียว เช่น หากคุณต้องโทรศัพท์หาคนหลาย ๆ คนในวันนั้น ลองหาเวลาสักครู่ แยกตัวออกมาจากทุก ๆ งาน และคุยโทรศัพท์ให้เสร็จในทีเดียวไปเลยค่ะ

9. เด็ดขาดกับเวลาในการประชุม

คุณต้องเด็ดขาดกับการประชุม โดยต้องกำหนดวาระ หัวข้อการประชุม และกำหนดเวลาของแต่ละหัวข้อ อย่าปล่อยให้ผู้เข้าร่วมประชุมลากยาว หรือนอกเรื่องมากจนเกินไป มีสถิติว่า โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานออฟฟิศใช้เวลาอยู่ในห้องประชุมถึง 16 ชั่วโมง ในหนึ่งสัปดาห์ ซึ่งโดยประมาณ 4 ชั่วโมง ใน 16 ชั่วโมงที่ว่านี้ ถือเป็นเวลาที่สิ้นเปลืองโดยเปล่าประโยชน์ เพราะฉะนั้น คุณควรเอาเวลาที่สิ้นเปลืองนั้น ไปทำงานอย่างอื่นน่าจะดีกว่า

10. เมื่อต้องโฟกัส ก็ต้องโฟกัส

กำจัดสิ่งรบกวนสมาธิ เมื่อคุณต้องการโฟกัสกับงานของคุณ ซึ่งอาจหมายถึงการไปนั่งทำงานในห้องเงียบสงบ หรือใส่หูฟังเพื่อป้องกันเสียงรบกวนในออฟฟิศ พยายามอย่าเปิดเว็บไซต์สื่อสังคมต่าง ๆ บนเบราเซอร์ของคุณไว้นะคะ นอกเสียจากเว็บเหล่านั้นจะมีความจำเป็นต่องานของคุณค่ะ

การฝึกทักษะควบคุมเวลา คือการฝึกควบคุมตนเองอย่างหนึ่ง และท้ายที่สุด คุณก็จะพบว่า เมื่อคุณฝึกควบคุมตัวเองได้ คุณจะสามารถควบคุมส่วนอื่น ๆ ในชีวิตของคุณให้เป็นไปในแบบที่คุณต้องการได้ เช่นเดียวกัน…

เรียบเรียงโดย LEARNING HUB THAILAND

เรายินดีออกแบบหลักสูตรเฉพาะ เพื่อพัฒนาคนในองค์กรของคุณ ปรีกษาเราได้ที่ Line @lhtraining