รู้จัก Time Boxing เพื่อให้งานเสร็จและดีเลิศ

คนส่วนใหญ่จะมีรายการสิ่งที่ต้องทำ (to do list) แปะไว้ที่ข้างฝา แต่ในความเป็นจริงก็เกิดปัญหาตามมามากมาย

ปัญหาแรกคือมันทำให้เกิดตัวเลือกมากเกินไปว่าจะทำอะไรบ้าง ปัญหาต่อมาคือ คนส่วนใหญ่จะเลือกทำสิ่งที่ง่ายก่อน

ส่วนปัญหาที่สามคือเรื่องที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนมักถูกทิ้งไว้เป็นลำดับท้าย ๆ ปัญหาที่สี่คือ รายการสิ่งที่ต้องทำมักจะไม่ได้บอกว่าสิ่งนั้นใช้เวลาแค่ไหน

และปัญหาสุดท้ายคือ ทั้งหมดจะเป็นแค่กระดาษรายชื่อ ถ้าหากเราไม่สร้างเงื่อนไขผูกมัดว่าจะต้องทำให้ได้จริง ๆ

หนทางที่จะแก้ไขปัญหาดังกล่าว คือการสร้าง Timeboxing (ระบบการจัดเวลาเป็นบล็อค) ขึ้นมา ผู้ที่ใช้วิธีนี้ต่างบอกเป็นเสียงเดียวกันว่าประโยชน์ของมัน คือ

1.เมื่อใส่ Timeboxing ลงไปในปฏิทิน ทำให้เกิด ‘สถานะของงาน’

เช่น ถ้ารู้ว่าต้องมีคลิปโปรโมทสินค้าออกอากาศในวันอังคาร และงานนี้จะต้องให้เวลาทีมทำงานประมาณ 72 ชั่วโมง เราจะได้ช่วงระยะเวลาว่าจะต้องวางบล็อกเวลาของงานนี้ตั้งแต่เวลาใดถึงเวลาใด

Timeboxing ทำได้โดยการมาร์คเอาไว้ให้ชัดเจนเป็นภาพที่จะคอยย้ำเตือนว่างานชิ้นนี้จะต้องเริ่มเมื่อไหร่ ส่งเมื่อไหร่ ผลลัพธ์จะออกมายอดเยี่ยมตามเวลาแน่นอน
===

2. Timeboxing ทำให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน

เพราะหากเน้นความสำคัญของงานไว้ในปฏิทิน นอกจากเราจะสังเกตเห็นแล้วเพื่อนร่วมงานก็จะเห็นด้วย ทำให้เกิดความเข้าใจร่วมและเขาสามารถปรับแต่งตารางงานให้สอดคล้องกับงานที่สำคัญของเราได้

การแชร์ปฏิทินการทำงานร่วมกัน ถูกนำมาปรับใช้ในองค์กรชั้นนำหลายแห่ง เช่น กูเกิ้ล และ ไมโครซอฟต์
===

3.ทำให้เกิดการบันทึกที่ชัดเจนว่าเราทำอะไรสำเร็จไปแล้ว

สุดสัปดาห์เราสามารถทบทวนได้ว่าเกิดอะไรขึ้น มีผลงานอะไรที่เป็นชิ้นเป็นอัน ตลอดจนถึงการนำมาประมวลในระยะยาวว่าอะไรทำได้ดี อะไรยังต้องปรับปรุง
===

4.เราจะรู้สึกว่าควบคุมสถานการณ์ได้

สิ่งนี้สำคัญมากเพราะการรู้สึกว่าเราทำงานได้ตามแผน ได้เห็นสิ่งที่จะเกิดขึ้นและเห็นสิ่งที่ทำเสร็จไปแล้วทำให้รู้สึกอิ่มเอมและมีความสุขในการทำงาน การล็อคเวลาให้งานสำคัญจะยังช่วยให้เราหยิบเอาสิ่งที่รบกวนหรือไม่สำคัญออกไปได้

ซึ่งต้องเน้นย้ำอีกครั้งว่า ความรู้สึกว่าควบคุมสถานการณ์ในการทำงานได้คือความสุขที่ยิ่งใหญ่ของการทำงานจริงๆ
===

5.รู้สึกว่าตนเองผลิตงานได้มากขึ้น

เพราะโดยปกติแล้ว การไม่มี Timeboxing จะทำให้เราทำงานหนึ่งชิ้นโดยขยายเวลาออกไปเรื่อย ๆ แบบไม่สิ้นสุด แทนที่จะทำภายในเวลาที่ควรจะทำ

เช่น ถ้าต้องแปลงานหนึ่งชิ้นโดยใช้เวลา 2 ชั่วโมงโดยปกติ แต่หากไม่มีบล็อกเวลา เราอาจจะทำไปเรื่อย ๆ ตบแต่งงาน แวะพัก จนกระทั่งงานนั้นกินเวลาไป 4 ชั่วโมง และเบียดบังเวลาอื่น

การมี Timeboxing จะทำให้เราคุมเวลาได้ว่าควรจะทำอะไรเสร็จเมื่อไหร่ได้ดีขึ้น อย่าแปลกใจ ถ้าหากมีคนนำบล็อกเวลาไปใช้แล้วพบว่า ทำงานได้มากกว่าปกติถึงสองเท่า!

โดยสรุปแล้ว Time Boxing นั้นจะมีผลทางบวกต่อการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เราไม่เพียงรู้สึกสุขใจที่ควบคุมชีวิตการทำงานได้ดีขึ้น แต่เรายังได้ผลงานมากขึ้น ทีมเวิร์คดีขึ้น และกลายเป็นคนทำงานที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน
===

เรียบเรียงจาก “How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive” โดย Marc Zao-Sanders จาก Harvard Business Review เล่มเดือน ธันวาคม 2018

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข –

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 094 959 2645