เรื่องน่าเบื่อของคนทำงานยุคใหม่ คือ การประชุม แต่เรื่องที่เลวร้ายที่สุดคือการประชุมที่สุดท้ายแล้วไม่ได้อะไร แถม…ปัญหายิ่งแย่ลงกว่าเดิม

ถ้าถามถึงสาเหตุของปัญหานี้ สิ่งที่มักจะได้ยินก็คือ…

–หัวหน้าขี้เกียจ นั่งหน้ามึนโดยไม่ยอมตะล่อมทุกคนเข้าสู่ประเด็นจริง ๆ ของการประชุม รวมถึงไม่ยอมสรุปผลให้ดี

–ผู้จัดการจัดการประชุมแบบไม่มีจุดมุ่งหมาย ที่เลวร้ายกว่านั้นคือจัดการประชุมแค่เพราะต้องการแสดงอำนาจ

–คนร่วมประชุมไม่ใส่ใจ คิดถึงแต่งานส่วนตัว มาร่วมประชุมโดยไม่เตรียมตัว

ฯลฯ

=====

ทีนี้ลองวิเคราะห์กันต่อไปว่าระหว่างนั่งคิดแก้ปัญหาคนเดียว กับการมาสุมหัวรวมกันเพื่อประชุมแก้ปัญหา สองรูปแบบนี้ทำให้เกิดผลลัพธ์อะไรได้บ้าง

ทำไมแก้ปัญหาคนเดียว แล้วออกมาดี?

โดยปกติ เวลาเราแก้ปัญหาต่างๆ จะมีขั้นตอนอยู่ 5 ขั้น ได้แก่ นิยามปัญหา – คิดหาทางแก้ออกมาหลายๆ ทาง – ประเมินวิธีแก้ – เลือกทางที่เหมาะสม – และสร้างแผนการแก้ไขที่ทำได้จริง

แต่นักจิตวิทยาบอกว่า มนุษย์ไม่ได้คิดแก้ปัญหาเรียงตามลำดับเช่นนี้เสมอไป บางทีเราเริ่มด้วยการหาทางแก้โดยที่ยังไม่รู้ว่าปัญหาแท้จริงคืออะไร แล้วเราก็ประเมิน พอประเมินเสร็จแล้วดูไม่เข้าทีจึงค่อยกลับมานิยามปัญหาใหม่อีกรอบ วนกลับไปในขั้นตอน 1-3 ก่อนจะไปสองขั้นสุดท้ายได้  หลายครั้งที่ทุกอย่างเป็นไปแบบนี้แทบจะอัตโนมัติ

วิธีการแบบนี้เรียกว่าการแก้ปัญหาตามสัญชาตญาณ  ซึ่งหลายครั้งก็เข้าที เพราะเราทำจนชินแล้วบางทีมันก็ได้ผล เรียกว่านี่คือสิ่งมหัศจรรย์ของการแก้ปัญหาคนเดียวเลย 

=====

แต่ทำไมแก้ปัญหาแบบสุมหัวถึงออกมาย่ำแย่?

คำตอบก็คือ เราแก้ปัญหาคนเดียวแบบอัตโนมัติได้ แต่เมื่อคนแต่ละคนมารวมตัวกัน ระบบอัตโนมัติของแต่ละคนทำงานไม่สัมพันธ์กับคนอื่น เมื่อคนหนึ่งลากประเด็นไปสู่ขั้นที่ 3 แล้ว บางคนเพิ่งนึกได้ว่าควรจะกลับมานิยามในขั้นที่ 1 ใหม่ และกว่าเริ่มจะดันไปสู่ขั้นที่ 4 ได้ก็อาจจะมีคนคิดทางแก้ในขั้นที่ 2 เพิ่มขึ้นมาได้อีก มันจึงมักจะวุ่นวายสับสน จนกลายเป็นความโกลาหลเสมอ

=====

สิ่งที่ควรทำคือ เราต้องคำนึงว่าขณะนี้อยู่ในขั้นตอนไหนของ 5 ขั้นตอนของการแก้ปัญหา

1.ถ้ายังไม่รู้ว่าปัญหาคืออะไร หรือยังไม่เข้าใจปัญหา ก็ไปที่ขั้นแรก คือ ‘นิยามปัญหา’ 

2.ถ้ายังไม่มีลิสต์ของทางเลือกการแก้ปัญหาที่เพียงพอ ก็ไปที่ขั้นที่สอง คือ ‘หาตัวเลือก’ 

3.ถ้ายังไม่รู้ว่าจุดแข็งและจุดอ่อนของทางแก้ปัญหาที่ลิสต์มา มีอะไรบ้าง ก็ไปขั้นที่ 3 คือ ‘ประเมินตัวเลือกต่างๆ’ 

4.เราใช้เวลาถกเถียงอภิปรายในทางเลือกต่างๆ เพียงพอแล้วหรือยัง  ถ้ายังไม่พอก็ให้อยู่ในขั้นที่ 4 คือ  ‘การเลือกช้อยส์ที่เหมาะสม’ 

5.ได้การแก้ปัญหาหรือยัง  ถ้ายังไม่ได้ก็จงร่วมกันสร้างแผนซึ่งอยู่ในขั้นที่ 5 

===== 

เลือกใช้ “การประชุมแบบมีระบบที่ชัดเจน” ดูสิ

การประชุมแบบนี้มีการวางโครงสร้างเอาไว้ก่อน ทำโดยสร้างเทมเพลตเป็น 3 ช่องใหญ่ๆ ช่องแรก คือหัวข้อที่จะแก้ปัญหากัน ช่องที่สอง คือกระบวนการแก้ปัญหา และช่องที่สาม คือผลลัพธ์ที่สามารถวัดประเมินได้

ในหนึ่งเรื่องที่จะประชุมแก้ปัญหา ให้เริ่มจากช่องหนึ่งไปสองและไปสามจะถือว่าเรื่องนั้นเสร็จสิ้น จากนั้นค่อยไปสู่ปัญหาอื่น ๆ ที่ลิสต์ไว้ ใช้วิธีการช่องที่ 1 -3 เช่นเดียวกัน

เช่น ช่องแรกคือประเด็นต้องแก้ปัญหา ได้แก่ หากลยุทธ์การขายใหม่ๆ ให้ได้ ช่องที่สองคือกระบวนการแก้ปัญหา ได้แก่ ร่วมกันในที่ประชุมสร้างแผนการขายใหม่ๆ ด้วยกัน และช่องที่สามคือผลลัพธ์จากการรวมหัวกัน ได้แก่ ลิสต์ของสิ่งที่ต้องทำ คนรับผิดชอบและระยะเวลา 

เพียงเท่านั้น การประชุมจะเป็นการรวมหัวแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมได้อย่างแท้จริง

คุณสามารถเรียนรู้วิธีการกำหนดกติการ่วมกันในการประชุมได้ที่นี่ 

ร่วมเรียนรู้และฝึกฝนทักษะการประชุมและทำงานร่วมกับทีม ในหลักสูตร Team Collaboration คลิกที่นี่

===== 

เรียบเรียงจากบทความ  “Why Groups Struggle to Solve Problems Together” โดย  Al Pittampalli พิมพ์เมื่อ  7 พฤศจิกายน 2019 ใน Harvard Business Review

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 093-925-4962