ให้ฟีดแบ๊คทีมอย่างไรไม่ให้เสียสัมพันธ์

“กฎมีไว้แหก” ใครสักคนเคยพูดคำนี้ให้ผมได้ยินตั้งแต่สมัยเด็ก แล้วผมก็จดจำคำกล่าวที่ดูเท่เล็ก ๆนี้มาตลอด

จนกระทั่งได้มาทำงานไปสักพักจึงรู้ว่าคำกล่าวนี้มีหลายนัยยะที่ต้องตีความมิเช่นนั้นจะเป็นอันตรายต่อการทำงานและชีวิตเป็นอย่างยิ่ง

====

ประการแรกคือ กฎที่เราไม่รู้เหตุผลที่แท้จริง และ / หรือ ไม่ได้เป็นหนึ่งในผู้ที่ร่วมสร้างกฎนั้นขึ้นมา คือกฎที่เราควรนำมาพูดคุยทบทวนร่วมกันเพื่อค้นหาเหตุผลที่แท้จริงของการตั้งกฎนั้น แล้วจึงพิจารณาร่วมกันว่าจะใช้ต่อ ยกเลิก หรือปรับเปลี่ยนกฎนั้นเพื่อให้สอดคล้องกับคนในทีมและบริบททางสังคม
====

ประการที่สองคือ คำว่า ‘แหกกฎ’ ในที่นี้หมายถึงการคิดต่าง คิดนอกกรอบ คิดสร้างสรรค์ซึ่งจำเป็นต้องคิดให้หลุดไปจากค่านิยมและวัฒนธรรมที่ทำตาม ๆ กันมาไม่ได้หมายถึงการตะบี้ตะบันทำผิดกฎอย่างที่หลายคนเข้าใจแต่อย่างใด
====

จะให้ฟีดแบ๊คอย่างไรถ้ามีคนละเมิดกฎ

เพื่อแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเนื่องจากการละเมิดกฎของทีม ทุกคนในทีมควรตกลงร่วมกันเมื่อเกิดกรณีมีคนละเมิดกฎ ซึ่งสามารถนำแนวทาง ‘ให้ฟีดแบ๊ค’ ที่ Blair Singer โค้ชและนักขายมืออาชีพเขียนไว้ในหนังสือ Team Code of Honor ไปประยุกต์ใช้ ดังนี้

1. เริ่มต้นให้ถูกกาลเทศะ

ไม่ควรแจ้งว่าจะให้ฟีดแบ๊คต่อหน้าลูกค้า พาร์ทเนอร์ เพื่อนร่วมงานที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นโดยตรง จำไว้ว่าเราต้องการช่วยให้เขาปรับปรุงพฤติกรรม ไม่ได้ต้องการโจมตีที่ตัวตนของเขาแต่อย่างใด
====

2. เข้าใจและยอมรับความรู้สึกของคุณเองก่อน

เมื่อเกิดปัญหาขึ้น ในใจคุณลึก ๆ อาจรู้สึกไม่สบายใจ กังวล ไปจนถึงโมโห โกรธ ให้ทำความเข้าใจความรู้สึกเหล่านั้น แล้วยอมรับอย่างไม่ต้องไปคิดตัดสินความรู้สึกนั้นจนความคิดความรู้สึกของคุณสงบลงแล้วค่อยให้ฟีดแบ๊คเพื่อป้องกันไม่ให้บานปลายไปสู่ความขัดแย้ง
====

3. ขออนุญาตเจ้าตัวก่อนเข้าสู่การให้ฟีดแบ๊ค

ถามเจ้าตัวก่อนว่า เวลานี้ ๆ สะดวกคุยเรื่องนี้ ๆ กันไหม แจ้งให้เขาทราบว่าต้องการฟีดแบ๊คพฤติกรรมของเขา เพื่อช่วยปรับให้ดียิ่งขึ้น ถ้าเขาบอกไม่สะดวกให้ถามหาวัน เวลาที่สะดวกจากเขา และไม่ควรปล่อยทิ้งไว้เกินไป( 1 – 3 วัน แล้วแต่ประเด็น)
====

4. แก้ไขที่พฤติกรรมไม่ใช่ตัวบุคคล

การแปะป้ายว่าเขาเป็น “คนเลว” “ขี้เกียจ” “ห่วยแตก” หรือคำแปะป้ายตัดสินต่าง ๆ ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดใด เปลี่ยนมาพูดถึงพฤติกรรมของเขาโดยระบุให้ชัดเจนแทน “ผมรู้มาว่าคุณเอาข้อมูลที่เพื่อนทำไว้ไปใช้โดยไม่ได้ถามเจ้าของก่อน” “คุณไม่ได้ส่งมอบงานตามกำหนด” การโฟกัสที่พฤติกรรมจะช่วยให้เขาไม่รู้สึกว่าเรากำลังโจมตีที่ตัวตนของเขาแต่เป็นการพูดถึงพฤติกรรมที่ต้องเปลี่ยนแปลงแก้ไขของเขาแทน
====

5. บอกสิ่งที่ผิดพลาดแล้วเสนอความช่วยเหลือ

เชื่อมโยงจากข้อ 4 คุณควรระบุพฤติกรรมที่ผิดพลาดไปจากกฎ “กฎของเราระบุว่าต้องมาทำงาน 9.00 น. ซึ่งคุณมาถึงที่ทำงาน 9.45 น. ติดต่อกันมาทั้งสัปดาห์นี้ ไม่แน่ใจว่าเกิดอะไรขึ้น(ถามสิ่งที่เกิดกับเขาด้วย) ต้องการให้ผมช่วยอะไรไหม” เป็นต้น
====

6. ย้ำเตือนถึงสิ่งที่บุคคลนั้นต้องเปลี่ยนแปลง

เมื่อพูดคุยจนได้ข้อสรุปที่เขาจะเปลี่ยน(ควรมาจากความยินยอมของเขาอย่างน้อยก็ในระดับหนึ่ง) แล้ว ให้ตัวเขา คุณรวมถึงคนในทีมที่มีส่วนเกี่ยวข้องย้ำเตือนออกมาเป็นข้อสรุปที่เขาจะทำเพื่อเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง และควรทำออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย
====

7. แสดงการรับรู้พฤติกรรมที่เป็นไปในแนวทางที่ตกลงกันไว้แล้ว

เมื่อเขาปรับเปลี่ยนพฤติกรรม โดยเฉพาะในช่วงแรกนั้น เขาต้องการการรับรู้และ กำลังใจเป็นอย่างมาก จงแสดงการรับรู้อย่างเปิดเผยเสมอ ไม่ว่าจะชมต่อหน้า หรือพิมพ์อีเมลชื่นชมสิ่งที่เขาทำก็ได้

Blair ย้ำว่า กฎที่ไม่ได้ยึดมั่นให้ทุกคนปฏิบัติตามจะไร้ค่าลงไปเรื่อย ๆ และทำให้ผู้คนในทีม ในองค์กร หรือในสังคมคิดว่ามันไม่มีความหมายอะไรจนนำไปสู่วลี ‘กฎมีไว้แหก’

และนี่แหล่ะคือจุดเริ่มต้นของการทุจริตและอาชญากรรมทั้งหลาย
====

เรียบเรียงโดย อ. เวย์ เวสารัช โทณผลิน
ผู้เชี่ยวชาญด้านทีมเวิร์คและวัฒนธรรมองค์กร (Teamwork & Culture Expert)

Learning Hub Thailand เราพัฒนาคนในองค์กร เพื่อเพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข
ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 094 959 2645

Send this to a friend