ประชุมออนไลน์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพและเกิดผลลัพธ์มากที่สุด

คุณรู้ไหมว่า ทรัพยากรที่ทุกองค์กรขาดแคลนมากที่สุด คืออะไร?

งานวิจัยตีพิมพ์ในวารสาร Harvard Business Review เมื่อปี 2014 รายงานว่า

พนักงานทั่วไปในอเมริกา  โดยเฉลี่ยเข้าประชุม 62 ครั้งต่อเดือน และเวลาประชุมเกินครึ่งนั้น ถูกรายงานว่าเปล่าประโยชน์ 

มีการคำนวนเวลาเหล่านั้น เทียบกับรายได้ของแต่ละคนแล้ว คิดเป็นเงินมากกว่า 37,000 ล้านเหรียญต่อปี ที่สูญเสียไปเปล่าๆ นี่นับเฉพาะในอเมริกาเท่านั้น 

====

ผู้บริหารในองค์กรต่างคิดว่า งบประมาณเป็นสิ่งสำคัญ และจำเป็นต้องควบคุมการใช้จ่ายให้มีประสิทธิภาพ แต่กลับลืมคิดว่า เวลาที่แต่ละคนใช้ในการประชุม ก็เป็นทรัพยากรและเป็นเงินที่ถูกเผาผลาญไปเช่นกัน 

ที่สำคัญ เวลาคือทรัพยากรที่มีแต่ลดลง เพิ่มขึ้นไม่ได้ ต่างกับเงินที่หาเพิ่มได้ ดังนั้นทรัพยากรที่ทุกองค์กรขาดแคลนมากที่สุด คือ “เวลา” นั่นเอง 

คำถามสำคัญคือ องค์กรจะทำให้ทรัพยากรอันจำกัดที่สุดนี้ มีคุณค่ามากที่สุดได้อย่างไร

====

ในการทำงาน การประชุมถือว่ามีความสำคัญมาก ไม่ว่าจะเป็นประชุมเพื่ออัพเดทข้อมูล เพื่อติดตามงาน เพื่อการหารือตัดสินใจ เพื่อประเมินผล หรือเพื่อการปรับปรุงฟีดแบ็คโครงการ

การประชุมส่วนใหญ่โดยทั่วไปนั้น ใช้เวลาไม่ต่ำกว่าครั้งละ 2 ชม. ยิ่งผู้บริหารระดับสูงมักจะต้องเข้าประชุมเช้าจรดเย็นทุกวัน โดยแทบไม่ได้ทำงานอื่น (บางคนต้องทำงานตอนเลิกงาน หรือเอางานกลับมาทำที่บ้าน)

แม้ว่าเราจะไม่ชอบการประชุม แต่ก็เป็นเรื่องจำเป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะไม่มีวิธีอื่นที่จะช่วยให้งานสำเร็จได้ถ้าไม่ประชุม 

ประเด็นสำคัญไม่ใช่การงดประชุม แต่เป็นการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายมากขึ้น บทความนี้เสนอแนวทางพิจารณาไว้ 5 ข้อ ดังนี้

====

1.Agendas with Clear Objectives : การแจ้งวาระที่เป็นรูปธรรมชัดเจน

หลายครั้งที่การประชุมถูกนัดแบบด่วน ไม่ได้แจ้งหัวข้อและจุดประสงค์ที่ชัดเจน คนที่เข้าประชุมก็ไม่รู้ว่าถูกนัดหมายมาประชุมเรื่องอะไร หลายคนไม่ได้เตรียมตัวมา การประชุมนั้นก็ไหลไปโดยที่ไม่ได้โฟกัส นี่คือหายนะขององค์กร 

ถ้านัดประชุมด้วยเป้าประสงค์ที่ชัดเจนว่า “เมื่อจบการประชุมนี้ต้องเห็นผลลัพธ์อะไร” “ในการประชุมนี้จะมีหัวข้ออะไรบ้าง และมี Scope แค่ไหน” จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้มากขึ้น

====

2.Advance Preparation : การเตรียมตัวในระดับมืออาชีพ

ส่งข้อมูลให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ศึกษาและเตรียมตัวล่วงหน้านานพอ เพื่อที่ในเวลาการประชุมจะได้เป็นการออกความเห็นและตัดสินใจเลย ไม่ต้องย้อนกลับมาเล่าที่มาที่ไปอีกซึ่งจะประหยัดเวลาลงได้มาก

สิ่งสำคัญคือการเชิญผู้เข้าประชุมที่มีความรู้เรื่องนั้นและมีอำนาจตัดสินใจ ไม่ใช่เชิญตามมารยาท หรือเชิญให้มากที่สุดเพราะกลัวว่าจะถูกตำหนิถ้าไม่เชิญ อย่าลืมว่า เวลาของทุกคนก็คือเงินของบริษัทนั่นเอง

====

3.On-time Start : เริ่มให้ตรงเวลา

มารยาทพื้นฐานอย่างการเริ่มประชุมตรงเวลา กลายเป็นเรื่องยากมากสำหรับบางองค์กร แค่รอคนที่มาสาย แล้วเริ่มช้าไป 5 นาทีจากเวลาประชุม 1 ชม. ก็เท่ากับสูญเสียเวลาไป 8% 

ซึ่งหากคำนวณกลับเป็นมูลค่าจากเงินเดือนของแต่ละคนที่อยู่ในที่ประชุมรวมกันใน 5 นาทีนั้น จะเห็นเลยว่ามีมูลค่าสูงขนาดไหน เชื่อว่าหากแต่ละคนรู้ตัวเลขนี้ จะเห็นค่าของเวลามากขึ้น

====

4.Facilitator & Scribe : ผู้นำการประชุมและผู้จดบันทึก

บุคคลซึ่งจะทำหน้าที่สำคัญหลัก 2 หน้าที่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมได้มหาศาล ซึ่งทุกการประชุมจำเป็นต้องมี ได้แก่ Facilitator และ  Scribe

‘Facilitator’ หรือ ฟา  คือผู้ดำเนินการประชุม รับผิดชอบการประชุมให้ไหลลื่นและเป็นไปตามเป้าหมาย 

หน้าที่ของฟา เช่น การตั้งกติกาให้การประชุมเป็นไปได้ด้วยดี เช่นให้ทุกคนตั้งใจฟัง ปิดเสียงโทรศัพท์ และไม่พูดแทรกคนอื่น 

ฟาต้องคอยควบคุมการประชุมให้อยู่เฉพาะหัวข้อที่กำหนดไว้ ตัดบทกรณีที่มีคนพูดยืดเยื้อและใช้เวลามากเกินไป ดึงบทสนทนาที่ออกนอกเรื่องให้กลับมาเข้าประเด็น 

รวมถึงตั้งคำถามชักจูงให้ผู้เข้าประชุมร่วมออกความเห็นอย่างเสมอภาค ควบคุมเวลาให้มีประสิทธิภาพ จนถึงการช่วยจับประเด็นของผู้พูดแต่ละคนด้วย

อีกหนึ่งหน้าที่ของฟาคือการกำหนดกฏ กติกาในการประชุม และนี่คือ 3 กติกาง่าย ๆ ที่ทำให้ทุกฝ่ายมีความสุขในการประชุม อ่านบทความนี้ คลิกที่นี่

====

‘Scribe’ คือผู้จดบันทึกการประชุม ซึ่งไม่ใช่การจดทุกคำพูด แต่เป็นการจับประเด็นและสรุปใจความสำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างประชุม อาจพิมพ์สรุปขึ้นหน้าจอให้ทุกคนในที่ประชุมได้เห็นแบบ Real Time เพื่อให้ทุกคนได้ติดตามความคืบหน้าของการประชุมได้ตลอดเวลาก็ได้

สุดท้ายคือการทำรายงานสรุปเพื่อเตือนทุกคนถึง ข้อสรุป หรือมติในการประชุมครั้งนั้น ตลอดจนความรับผิดชอบที่สมาชิกแต่ละคนจะไปทำงานต่อ

====

5.Early Ending : ยุติการประชุมก่อนกำหนดได้เสมอ

หากพบว่าการประชุมไม่มีอะไรคืบหน้า หรือวนอยู่กับที่ไม่ไปไหน ผู้เข้าร่วมไม่ได้เตรียมตัวมาดีพอ ก็ให้ผู้จัดประชุมสามารถหยุดการประชุมได้ทันที ไม่ควรเสียเวลาไปเปล่าๆ เพราะถึงอย่างไรการประชุมนั้นก็จะไม่สร้างผลลัพธ์อยู่ดี 

และหากการประชุมนั้นสามารถจบได้เร็วขึ้นได้ด้วยวิธีใด ก็ให้ทำทันที หรือเมื่อจบเรื่องที่ต้องพูดคุย ก็สามารถปิดการประชุมได้ทันที ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาทุกคนให้ครบตามที่นัดหมาย 

====

บทสรุป

หากท่านเป็นผู้บริหารไม่ว่าระดับใดในองค์กร ให้เตือนใจตัวเองเสมอว่า ‘เวลา’ คือทรัพยากรที่องค์กรขาดแคลนมากที่สุด ไม่ว่าเงินจำนวนเท่าไหร่ ก็ไม่สามารถซื้อเวลา ชม.ที่ 25 ได้ อีกทั้งไม่สามารถซื้อเวลาที่สูญเปล่ากลับมาได้  

ดังนั้น ควรใช้เวลาของพนักงานทุกคนอย่างเห็นคุณค่า เหมือนกับเป็น “เงินตราสกุลหนึ่ง” 

อย่านัดประชุมเพียงเพราะเป็นงานประจำที่ต้องทำ หากไม่มีเรื่องสำคัญ ให้หลีกเลี่ยงการจัดประชุมได้จะดีที่สุด 

พยายามลดการจัดประชุมให้เหลือเฉพาะที่จำเป็นจริงๆ ใช้เวลาให้น้อยที่สุด เพราะนั่นหมายถึง ทุกคนจะได้ใช้เวลาในการทำงานที่สำคัญกับองค์กรมากขึ้นนั่นเอง 

สุดท้าย พิจารณาเทคนิค 5 ข้อในบทความนี้ เพื่อนำมาปรับใช้และกำหนดทิศทางการประชุมครั้งต่อไป เพื่อเพิ่มศักยภาพการใช้เวลาในการประชุม และเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรมากที่สุด

====

หนึ่งในเครื่องมือการตั้งเป้าหมายสำหรับการทำงานและการประชุมที่มีประสิทธิภาพก็คือ OKRs เรียนรู้และฝึกฝนวิธีการใช้เครื่องมือนี้ในหลักสูตร OKRs in Action คลิกดูรายละเอียดที่นี่

เรียบเรียงโดย เรือรบ CEO และผู้ก่อตั้ง Learning Hub Thailand

อ้างอิง “Your Scarcest Resource” Harvard Business Review, May 2014

Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข 

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962