คุณเคยพบว่าทำงานในแต่ละวันได้น้อยลงหรือไม่? บางวันคุณอาจรู้สึกว่าเวลาผ่านไปเร็วเหมือนติดปีก แต่ขณะที่วันอื่นๆ แม้ว่าจะใช้เวลานานมากแค่ไหน งานตรงหน้าก็ไม่สำเร็จสักที
เป็นเรื่องเข้าใจผิดกันว่าการใช้เวลานานๆ และทำตัวให้ยุ่งตลอดทั้งวันจะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น จากการศึกษาเมื่อปี 2008 ของมหาวิทยาลัยอิลลินอยส์แสดงให้เห็นว่าการถูกผูกติดอยู่กับโต๊ะเป็นเวลานานจะลดประสิทธิภาพในการทำงานลง ขณะที่การพักเบรกช่วงสั้นๆ นั้นช่วยให้คุณมีสมาธิและมีพลังงานมากขึ้น
นอกจากนี้ยังมีงานวิจัยจำนวนมากที่บ่งบอกว่าการนั่งอยู่ที่โต๊ะนานๆ นั้นเป็นการทำลายสุขภาพ และเรายังรู้กันมานานแล้วว่าการนั่งนานๆ เป็นสาเหตุของโรคอ้วน โรคหัวใจ มะเร็ง เบาหวาน และความเสี่ยงโรคร้ายแรงอื่นๆ กระทั่งไม่นานมานี้ผู้เชี่ยวชาญให้ความเห็นว่าสามารถลดความเสี่ยงเหล่านี้ลงได้ด้วยการออกกำลังกาย
อย่างไรก็ตามงานวิจัยโดยนักวิจัยชาวสวีเดน Dr. Elin Ekblom-Bak ที่ตีพิมพ์ออกมาเมื่อปี 2010 แสดงให้เห็นว่าไม่เพียงแค่การออกกำลังกายเท่านั้นที่ทำให้สุขภาพเราดีขึ้น การพักเบรกเป็นช่วงและลุกจากโต๊ะบ้างก็ช่วยลดความเสี่ยงจากโรคเหล่านี้เช่นกัน
บทความวันนี้จะพาคุณไปรู้จักกับ “โพโมโดโร เทคนิค” วิธีการง่ายๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปกป้องสุขภาพของคุณโดยการสร้างกำลังใจในการทำงานแต่ละวันด้วยการพักเบรกช่วงสั้นๆ
โพโมโดโร เทคนิคถูกคิดค้นขึ้นโดย Francesco Cirillo ในปี 1980 ในหนังสือขายดีที่ใช้ชื่อเดียวกันซึ่งได้รับการปรับปรุงและพิมพ์ซ้ำเมื่อปี 2013
“โพโมโดโร” แปลว่ามะเขือเทศในภาษาอิตาเลียน Cirillo ได้แนวคิดชื่อนี้มาจากตัวจับเวลาในห้องครัวรูปมะเขือเทศที่เขาใช้เพื่อบริหารเวลาในช่วงที่เป็นนักศึกษามหาวิทยาลัย
เทคนิคนี้แนะนำว่าให้คุณแบ่งการทำงานออกเป็นช่วงละ 25 นาที แต่ละช่วงคั่นด้วยเวลาเบรกสั้นๆ
วิธีนี้มีจุดเด่นอยู่ที่ความเรียบง่าย ช่วงเวลา 25 นาที คือมะเขือเทศหนึ่งผล เมื่อคุณทำงานใช้ช่วงที่หนึ่งเสร็จ ให้ใช้เวลาพักประมาณ 5 นาทีก่อนจะเริ่มงานช่วงถัดไป เมื่อคุณทำงานทั้ง 4 ช่วงเสร็จ ให้พักยาวเพื่อเติมพลังและเรียกความสดชื่นให้แก่ร่างกาย
ในครั้งแรกที่คุณเริ่มทำความรู้จักกับเทคนิคนี้ มันอาจดูขัดแย้งเมื่อได้รู้ว่ามีเวลาพักเป็นช่วงๆ ตลอดทั้งวัน แต่จากงานวิจัยแสดงให้เราเห็นแล้วว่ามันสามารถเพิ่มพลังสมาธิเมื่อคุณกลับมาทำงานหลังการพักเบรกได้
5 ขั้นตอนการใช้เทคนิคโพโมโดโร
ขั้นที่ 1: ตรวจสอบตารางเวลา
ในขั้นแรกนี้คุณต้องตรวจสอบตารางเวลาของตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำหรือโครงการต่างๆ ที่วางแผนไว้ และเริ่มคิดว่าอะไรคือสิ่งที่คุณต้องทำในวันนี้
ประมาณการเวลาที่คุณต้องใช้ในการทำงานแต่ละชิ้น โดยจำกัดส่วนของงานที่คุณต้องการทำให้สำเร็จให้อยู่ในช่วงโพโมโดโร (ช่วงละ 25 นาที) และตอนนี้ตารางเวลาของคุณก็จะเหมาะสมกับภาระหน้าที่ในแต่ละวันพอดี
นอกจากนี้อย่าลืมเวลาพักเบรกในตารางเวลาของคุณด้วย 5 นาทีในแต่ละช่วง และเพิ่มเวลาพักเป็น 20-30 นาที เพื่อให้ร่างกายได้พักช่วงจากงานอย่างเป็นธรรมชาติ (ตัวอย่างเช่น หลังทำงานครบทั้ง 4 โพโมโดโร ให้พักช่วงยาวหนึ่งช่วง)
หมายเหตุ:
Cirillo แนะนำให้ทำงานในช่วง 25 นาที แต่คุณอาจต้องการช่วงระยะเวลาอื่นๆ ที่เหมาะกับตัวเอง เช่น งานวิจัยเกี่ยวกับนาฬิกาชีวภาพของร่างกายเรา กล่าวว่าเราจะโฟกัสสิ่งที่กำลังทำได้เต็มที่ 90-120 นาทีก่อนที่ร่างกายจะต้องการพัก
อย่างไรก็ตามเพื่อสุขภาพของเรา ควรพักช่วงจากการทำงานและเคลื่อนไหวร่างกายบ้างทุกๆ 45 นาที
ขั้นที่ 2: ตั้งกำหนดการ
ก่อนจะเริ่ม คุณต้องมั่นใจก่อนว่าคุณมีอุปกรณ์ทุกอย่างที่จำเป็นในการทำงานเตรียมพร้อมไว้ใกล้ตัว ไม่ว่าจะเป็นปากกาหรือกระดาษโน้ต (และอื่นๆ) ตั้งนาฬิกาจับเวลาสำหรับช่วงนาทีที่คุณตั้งใจจะทำงาน เช่น เราตั้งใจจะทำตามโพโมโดโรเทคนิคก็ตั้งไว้ที่ 25 นาที
คุณสามารถใช้ตัวจับเวลาประเภทใดก็ได้ที่ชอบ นาฬิกาจับเวลาสำหรับการทำอาหารก็ใช้ได้ถ้าหากคุณทำงานอยู่ที่บ้าน แต่หากคุณทำงานที่ออฟฟิศ ก็ต้องพยายามนึกถึงเพื่อนร่วมงานที่อาจทำเสียงดังรบกวนด้วย
ไม่ว่าจะเป็นตัวจับเวลาแบบไหนก็สามารถใช้งานได้ทั้งสิ้น กระทั้งแอพพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟนอย่าง Iphone หรือในระบบปฏิบัติการ Android ก็สามารถใช้ได้เช่นกัน
เมื่อคุณเริ่มจับเวลา ให้สนใจแต่งานตรงหน้าเท่านั้น จำไว้ว่าคุณมีข้อจำกัดด้านเวลาที่ต้องโฟกัสในการทำงานอย่างเต็มที่ จากนั้นเมื่อถึงช่วงพัก คุณก็สามารถโทรกลับสายที่โทรเข้ามาระหว่างทำงานหรือไปพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานได้
หรืออาจจะเลือกทางเลือกอื่นเพื่อลดเหตุการณ์ที่อาจเข้ามารบกวนระหว่างคุณทำงาน โดยก่อนเริ่มจับเวลา คุณลองปิดประตูห้องทำงาน ปิดโทรศัพท์และแจ้งเตือนข้อความหรืออีเมล์ รวมถึงทำให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณไม่ต้องการถูกรบกวน
ขั้นที่ 3: ทำงานของคุณและตั้งใจทำเฉพาะงานนั้น
มุ่งความสนใจอย่างเต็มที่ไปยังงานที่เราตั้งใจจะทำในช่วงเวลานั้นๆ
อย่าปล่อยให้สมาธิของคุณไขว้เขวไปกับไอเดียของงานชิ้นอื่นที่อาจผุดขึ้นมาในหัว โดยเขียนไอเดียเหล่านั้นไว้ในกระดาษโน้ตแล้วปล่อยมันไว้เพื่อกลับมาดูภายหลัง
และถ้ามันเป็นเรื่องสำคัญคุณอาจจัดตารางเวลาสำหรับไอเดียเหล่านั้นในช่วงต่อไป แต่ตอนนี้จงตั้งใจทำงานตรงหน้าซะก่อน
หากคุณทำงานเสร็จทั้งหมดก่อนเวลาจะหมด ให้ใช้เวลาที่เหลือเพื่อทำกิจวัตรเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำเป็นประจำหรือทำงานชิ้นเล็กๆ อย่างอื่น เป็นไอเดียที่ดีหากคุณคิดจะเขียนโน้ตเพื่อตรวจดูว่าเทคนิคนี้ทำให้คุณทำงานสำเร็จไปกี่ชิ้น เพื่อให้คุณสามารถวางแผนการทำงานในอนาคตได้ หรือเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานแต่ละวันให้มากกว่าเดิม
ขั้นที่ 4: พักเบรกสักครู่
เมื่อเวลาหมด ให้คุณพักเบรก 5 นาทีถึงแม้ว่าคุณกำลังอยู่ใน ‘ภาวะลื่นไหล’ ก็ตาม เพราะการพักจะช่วยเติมพลังในการทำงานให้เรานั่นเอง
คุณอาจกังวลว่าการพักเบรกจะทำให้เสียเวลา แต่การพักตามปกตินั้นจะช่วยให้คุณได้เติมพลังงานกลับมาใหม่และเพิ่มประสิทธิภาพเมื่อกลับมาทำงานอีกครั้งมากกว่าจะเป็นการเสียเวลา Cirillo ให้เหตุผลว่าพลังงานนั้นสำคัญยิ่งกว่าเวลา แนวคิดโพโมโดโรนี้ก็เป็นการบริหารจัดการพลังงานของคุณ เพราะฉะนั้นคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาไปโดยเปล่าประโยชน์เพื่อทำงานเวลาที่ระดับสมาธิของคุณลดต่ำลง
เพื่อประโยชน์สูงสุด ใช้ช่วงเวลาพักโดยอยู่ให้ห่างโต๊ะของคุณ อาจเดินไปรอบๆ หรือยืดเส้นยืดสาย แม้กระทั่งเดินไปชงกาแฟ หยิบแก้วน้ำ หรือไปถ่ายเอกสารจากเครื่องที่ตั้งอยู่ห้องข้างๆ กิจกรรมเหล่านี้ช่วยให้คุณเลี่ยงจากความเสี่ยงในการเกิดอาการเจ็บป่วยและภาวะกล้ามเนื้ออ่อนแรงได้
ระหว่างที่คุณอยู่ในช่วงพัก ให้หลีกเลี่ยงการคิดถึงความคืบหน้าของงานที่ทำไป นี่คือช่วงเวลาที่สมองจะได้ผ่อนคลายหลังจากต้องเรียนรู้อย่างหนักมาตลอด เพราะฉะนั้นอย่าคิดอะไรมากเกินความจำเป็น!
นอกจากนี้ พยายามอย่าใช้ช่วงเวลาพักไปกับการตอบแชทโซเชียลมีเดีย อีเมล์ หรือท่องเว็บต่างๆ เพราะมีผลสำรวจพบว่า 70 เปอร์เซ็นต์ของผู้ใหญ่ชาวอเมริกันสายตาเสียจากการจ้องจอคอมหรือหน้าจอมือถือนานเกินไป
ให้ใช้เวลาเพื่อทำกิจกรรมอื่นที่อยู่ห่างจากโต๊ะทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการเก็บเอกสารเก่าๆ หรือเดินไปพูดคุยกับเพื่อนในทีม หากคุณทำงานที่บ้านก็อาจทำงานบ้านเล็กๆ น้อยๆ เช่น นำผ้าลงเครื่องซัก เป็นต้น
ขั้นที่ 5: กลับเข้าสู่การทำงานให้ครบทุกช่วงและเข้าช่วงพักยาว
เมื่อเวลาพักสิ้นสุดลง ตั้งนาฬิกาจับเวลาเข้าสู่ช่วงการทำงานช่วงต่อไป เมื่อทำงานครบสี่ช่วงให้คุณใช้เวลาพักยาวประมาณ 20-30 นาที ไม่ว่าจะเป็นออกไปเดินเล่น กินอาหารว่างแบบเฮลท์ตี้ ทานอาหารกลางวัน อ่านหนังสือ อะไรก็ได้ที่คุณต้องการตราบใดที่กิจกรรมนั้นอยู่ห่างจากโต๊ะทำงานเพื่อให้คุณได้ทำจิตใจให้ปลอดโปร่งจากงานที่เพิ่งทำมาก่อนหน้านี้
จำไว้ว่าสิ่งสำคัญคือการเติมพลังงาน เพียงเพราะแนวทางของเราบอกไว้ว่าต้องทำงานให้เสร็จในช่วงเวลาหรือทำงานครบทั้งสี่ช่วงก่อนจะพักยาว ก็ไม่ได้หมายความว่ากฎเหล่านี้เป็นกฎตายตัว
การฟังความต้องการของร่างกายตัวเองเป็นสิ่งสำคัญ หากจิตใจของเราเริ่มวอกแวกหรือคุณอาจเริ่มรู้สึกเหนื่อย อย่าฝืนตัวเองเพื่อทำงานให้ครบตามกำหนดช่วงเวลา ให้นึกถึงจังหวะของร่างกายที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้ ที่ว่าตัวเรามีรอบการทำงานอยู่ที่ 90-120 นาที และมันก็ยากที่จะบอกได้ว่าร่างกายของคุณอยู่ในช่วงใดเมื่อเริ่มการทำงาน
บางทีคุณอาจต้องพิสูจน์เรื่องนี้ บางครั้งการทำงาน 20 นาที และแบ่งเป็น 3 ช่วงเวลาก่อนจะพักยาว 30 นาทีอาจเหมาะสมกับคุณมากกว่าก็เป็นได้
หรือบางทีคุณอาจมีสมาธิดีในช่วงเช้าและต้องการพักบ่อยขึ้นในช่วงบ่าย เมื่อคุณค้นพบรูปแบบที่เหมาะสมกับตัวเอง คุณจะต้องรู้สึกอัศจรรย์กับความสำเร็จของงานที่คุณทำได้ในแต่ละวัน
ข้อดีและข้อเสียของโพโมโดโร เทคนิค
การใช้โพโมโดโร เทคนิคมีประโยชน์ต่อการบริหารเวลาในการทำงานหลากหลายข้อ
การหั่นเวลาทำงานให้สั้นลงช่วยให้ระดับการโฟกัสในงานแต่ละช่วงเพิ่มสูงขึ้น ซึ่งมันสามารถช่วยบริหารเวลาในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและยังสามารถทำให้โปรเจคใหญ่ๆ ดูทำสำเร็จได้ง่ายขึ้นด้วย
นอกจากนี้ยังช่วยลดการถูกรบกวนในการทำงานหลายๆ อย่าง ลดความรู้สึกท้อหรือการผัดวันประกันพรุ่งซึ่งอาจทำให้คุณเสียสมาธิและประสิทธิภาพในการทำงานเพราะคุณมีเวลาทำงานแต่ละชิ้นอย่างจำกัด
งานวิจัยยืนยันว่าการพักเบรกนั้นดีต่อสุขภาพและช่วยเพิ่มระดับสมาธิ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเพิ่มระดับประสิทธิภาพการทำงานได้ Cirillo ระบุอีกว่าวิธีการนี้ยังเหมาะสมกับผู้ที่เป็นโรคสมาธิสั้น (Attention Deficit Disorder หรือ ADD) อีกด้วย
นอกจากนี้การพักเบรกช่วงสั้นๆ จะช่วยให้สมองของคุณได้ปรับตัวรับข้อมูลต่างๆ ได้ดี เพิ่มโอกาสในการคิดไอเดียบรรเจิดใหม่ๆ ออกมาอย่างที่คุณนึกไม่ถึง
การใช้เวลาเพื่อพักผ่อนและเติมพลังงานในระหว่างวันยังช่วยให้คุณได้พักร่างกายเมื่อคุณรู้สึกเหนื่อยล้าในยามบ่ายอีกด้วย
อย่างไรก็ตามวิธีการนี้ไม่ได้เหมาะสมกับทุกคน บางคนอาจรู้สึกว่าการพักช่วงสั้นๆ นั้นน่ารำคาญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อช่วงพักนั้นอยู่ในระหว่างที่พวกเขากำลังมีแรงบันดาลใจทำงานอย่างลื่นไหล
นอกจากนี้การโฟกัสงานเป็นช่วงๆ ยังทำได้ยากหากคุณมีหน้าที่การงานหรือทำงานอยู่ในออฟฟิศที่อาจถูกรบกวนได้บ่อยจากเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า
ความไม่ยืดหยุ่นของการกำหนดเวลาทำงานในแต่ละช่วงเป็นเวลาเท่าๆ กันอาจส่งผลด้านลบให้เกิดขึ้นได้ เช่น หากคุณมีประชุมและเวลาประชุมมาซ้อนทับกับช่วงเวลา 4 ช่วงที่คุณกำหนดไว้พอดี เป็นต้น
โดยสรุป โพโมโดโร เทคนิคนั้นเรียบง่ายและมีการดำเนินการไม่ยุ่งยาก มันต้องการแค่ตัวจับเวลาและทัศนคติที่ว่า “ฉันทำได้” และยังสามารถสร้างสุขภาพที่ดีไปจนถึงทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น ลองดูสิว่ามันจะเหมาะกับคุณหรือไม่!
เคล็ดลับ
โพโมโดโร เทคนิคถูกคิดค้นขึ้นโดย Francesco Cirillo ในปี 1980 และตีพิมพ์ในหนังสือขายดีที่ใช้ชื่อเดียวกัน
เทคนิคนี้ใช้ตัวจับเวลาเพื่อแบ่งงานของคุณออกเป็นช่วงละ 25 นาที แต่ละช่วงเรียงว่า “โพโมโดรริ (Pomodori) หลังจากเสร็จงานในแต่ละช่วง คุณจะได้เวลาพัก 5 นาที และเมื่อคุณทำงานครบสี่ช่วง ให้พักยาว 20-30 นาที
มันเป็นเทคนิคที่เรียบง่าย ใช้งานง่ายและสามารถสร้างประโยชน์มากมายทั้งในด้านประสิทธิภาพการทำงานและด้านสุขภาพ การพักบ่อยๆ ช่วยเพิ่มระดับความสามารถในการตั้งสมาธิกับงานที่ทำซึ่งทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกจากนี้มันยังช่วยลดภาวะด้านลบต่างๆ ที่อาจเกิดกับร่างกายเมื่อนั่งทำงานอยู่กับโต๊ะนานๆ อีกด้วย
แปลและเรียบเรียงโดย
Learning Hub Team
ที่มาบทความ: https://www.mindtools.com/pages/article/pomodoro-technique.htm
