3 กติกาง่าย ๆ ที่ทำให้ทุกฝ่ายมีความสุขในการประชุม
ปัญหาในการประชุมสำหรับทีมของคุณคืออะไร?
มีคนที่แตกต่างหลากหลาย ทั้งหัวหน้า คนพูดเยอะ และคนไม่ค่อยพูด (หรือไม่พูดเลย) ซึ่งความแตกต่างเหล่านี้แหล่ะที่อาจสร้างปัญหาในห้องประชุมได้
ประเด็นสำคัญสำคัญในการประชุมก็คือ ทุกคนที่ถูกเชิญเข้าร่วมประชุม ควรจะมีบทบาทต่อหัวข้อที่ต้องการความคิดเห็นและการตัดสินใจ คำถามก็คือจะทำอย่างไรให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างแท้จริงโดยที่ทุกคนรู้สึกพึงพอใจ ไม่มีใครรู้สึกว่าถูกบังคับ ถูกครอบงำ หรือถูกเรียกเข้ามาให้เป็นตรายางรับรองการประชุมเฉย ๆ
====
‘Tsedal Neeley’ นักเขียนของ Harvard Business Review ออกแบบการประชุมโดยกำหนดว่าควรจะมีกฎ 3 ข้อสำหรับคน 3 แบบ เพื่อที่จะให้การตัดสินใจต่างๆ ที่เกิดขึ้นนั้น มีประสิทธิภาพสูงที่สุด
1.กฎสำหรับหัวหน้าทีม
สิ่งที่คนกลุ่มนี้ต้องท่องเอาไว้ก็คือ ‘สร้างสมดุลในการประชุม’ ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียม คอยดูว่าแต่ละคนที่มีส่วนร่วมนั้น มีบทบาทมากไหน รับฟังกันหรือเปล่า และได้มีโอกาสพูดอย่างทั่วถึงและเหมาะสมหรือไม่
หากพบว่าใครพูดน้อยหรือไม่พูดเลย ก็ควรจะขอให้คนนั้นได้กล่าวอะไรสักหน่อย ถ้าเจอคนที่พูดไม่คล่องนักก็ต้องคอยช่วยเหลือ ช่วยเสริมประเด็น หรือซักถามให้เคลียร์
หน้าที่สำคัญอีกอย่างก็คือ คอยสรุปและจับใจความสิ่งที่สมาชิกในที่ประชุมพูดออกมา ถ้ามีอะไรที่ไม่ชัดเจนก็ต้องทำให้กระจ่างชัดที่สุดด้วย
บางครั้งการเป็นหัวหน้าที่พูดเยอะเกินไปหรือพูดอย่างไม่ระวังก็อาจทำให้ทีมพังได้ อ่าน ระวัง! คุณอาจเป็นหัวหน้าที่พูดจนทีมพัง คลิกที่นี่
====
2.กฎสำหรับคนที่พูดคล่องหรือพูดเยอะ
สิ่งที่ต้องจำเอาไว้ก็คือ ‘อย่าครอบงำคนอื่นมาก’ ไม่งั้นอาจจะทำให้เกิดบรรยากาศที่ชวนหมั่นไส้ได้ สิ่งที่ควรปฏิบัติก็คือ ใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่ายไม่ว่าใครก็รู้เรื่อง อย่าเล่นศัพท์เทคนิคหรือสลับภาษาไปมาจนน่าเวียนหัว ควรลดจังหวะการพูดให้ช้าลงสักหน่อย ไม่งั้นยิ่งพูดจะยิ่งมัน จึงยิ่งดังและยิ่งเร็ว
ถ้าอยากให้เกิดบรรยากาศที่ดี อย่าเสนอตัวพูดไปหมดทุกเรื่อง ลองฝึกที่จะตั้งใจฟังคนอื่นพูดบ้าง และที่สำคัญ คอยถามคนอื่น ๆ ว่าเข้าใจและเคลียร์ในสิ่งที่คุณสื่อสารออกไปหรือไม่
====
3.กฎสำหรับคนที่พูดไม่เก่งหรือไม่พูด
สิ่งที่ควรจดจำก็คือ ‘หาทางมีส่วนร่วม’ เพื่อให้การประชุมสมบูรณ์ คุณควรจะหาทางพูดหรือแสดงความคิดเห็นออกมาบ้าง ถ้าการประชุมนั้นเปิดโอกาสให้พูดแบบเวียนไปเรื่อย ๆ เมื่อถึงคิวก็อย่าหลีกเลี่ยงหรือลุกหนีไปเข้าห้องน้ำ
อย่าหลุดไปใช้ภาษาส่วนตัวหรือภาษาท้องถิ่น คอยหมั่นถามคนอื่นเวลาที่พูดเสร็จว่าเข้าใจในสิ่งที่เราสื่อสารหรือไม่ เคล็ดลับอีกอย่างสำหรับการมีส่วนร่วมโดยไม่ต้องมีทักษะการพูดที่ดีมากก็คือการฟังแล้วถามในกรณีที่ไม่เข้าใจ หรืออยากจะให้คนพูดอธิบายเพิ่มเติมเพื่อความกระจ่าง
เพียงทำตามกฎ 3 ข้อเท่านี้ก็จะทำให้การประชุมออกมาราบรื่น สร้างการมีส่วนร่วมของทุกคน และผลลัพธ์ออกมาเป็นที่น่าพอใจสำหรับสมาชิกอย่างแน่นอน
เพื่อให้คุณและคนในทีมมีทักษะในการประชุม การสื่อสาร และการทำงานร่วมกัน ขอแนะนำหลักสูตร Team Communication & Collaboration คลิกที่นี่
=====
เรียบเรียงจาก “Global teams that work” โดย Tsedal Neeley จาก Harvard Business Review ตุลาคม 2015
เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข
ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962
Recent Posts
- 3 กติกาง่าย ๆ ที่ทำให้ทุกฝ่ายมีความสุขในการประชุม
- 5 เคล็ดลับ เปลี่ยนคนเบื่องาน ทะยานสู่ TOP 5 ในออฟฟิศ
- 5 เคล็ดลับ เปลี่ยนวันจันทร์ ให้เป็นวันสุข
- 5 วิธีสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานเจ้าอารมณ์
- 7 ขั้นตอนทำงานร่วมกับเจ้านายดุให้มีประสิทธิภาพและมีความสุข
- วิธีทำชีวิตช้าลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- 5 เทคนิครับมือกับเพื่อนร่วมงานเจ้าปัญหา
- 7 เทคนิค เลือกลูกน้องอย่างไรไม่ให้เปลี่ยนงานบ่อย
- 4 ขั้นตอน ลดความขัดแย้งภายในทีม
- 8 วิธีสร้างความน่าเชื่อถือในที่ทำงาน