คุณรู้ไหมว่า ทรัพยากรที่ทุกองค์กรขาดแคลนมากที่สุด คืออะไร?

งานวิจัยตีพิมพ์ในวารสาร Harvard Business Review เมื่อปี 2014 รายงานว่า

พนักงานทั่วไปในอเมริกา  โดยเฉลี่ยเข้าประชุม 62 ครั้งต่อเดือน และเวลาประชุมเกินครึ่งนั้น ถูกรายงานว่าเปล่าประโยชน์ 

มีการคำนวนเวลาเหล่านั้น เทียบกับรายได้ของแต่ละคนแล้ว คิดเป็นเงินมากกว่า 37,000 ล้านเหรียญต่อปี ที่สูญเสียไปเปล่าๆ นี่นับเฉพาะในอเมริกาเท่านั้น 

====

ผู้บริหารในองค์กรต่างคิดว่า งบประมาณเป็นสิ่งสำคัญ และจำเป็นต้องควบคุมการใช้จ่ายให้มีประสิทธิภาพ แต่กลับลืมคิดว่า เวลาที่แต่ละคนใช้ในการประชุม ก็เป็นทรัพยากรและเป็นเงินที่ถูกเผาผลาญไปเช่นกัน 

ที่สำคัญ เวลาคือทรัพยากรที่มีแต่ลดลง เพิ่มขึ้นไม่ได้ ต่างกับเงินที่หาเพิ่มได้ ดังนั้นทรัพยากรที่ทุกองค์กรขาดแคลนมากที่สุด คือ “เวลา” นั่นเอง 

คำถามสำคัญคือ องค์กรจะทำให้ทรัพยากรอันจำกัดที่สุดนี้ มีคุณค่ามากที่สุดได้อย่างไร

====

ในการทำงาน การประชุมถือว่ามีความสำคัญมาก ไม่ว่าจะเป็นประชุมเพื่ออัพเดทข้อมูล เพื่อติดตามงาน เพื่อการหารือตัดสินใจ เพื่อประเมินผล หรือเพื่อการปรับปรุงฟีดแบ็คโครงการ

การประชุมส่วนใหญ่โดยทั่วไปนั้น ใช้เวลาไม่ต่ำกว่าครั้งละ 2 ชม. ยิ่งผู้บริหารระดับสูงมักจะต้องเข้าประชุมเช้าจรดเย็นทุกวัน โดยแทบไม่ได้ทำงานอื่น (บางคนต้องทำงานตอนเลิกงาน หรือเอางานกลับมาทำที่บ้าน)

แม้ว่าเราจะไม่ชอบการประชุม แต่ก็เป็นเรื่องจำเป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะไม่มีวิธีอื่นที่จะช่วยให้งานสำเร็จได้ถ้าไม่ประชุม 

ประเด็นสำคัญไม่ใช่การงดประชุม แต่เป็นการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายมากขึ้น บทความนี้เสนอแนวทางพิจารณาไว้ 5 ข้อ ดังนี้

====

1.Agendas with Clear Objectives : การแจ้งวาระที่เป็นรูปธรรมชัดเจน

หลายครั้งที่การประชุมถูกนัดแบบด่วน ไม่ได้แจ้งหัวข้อและจุดประสงค์ที่ชัดเจน คนที่เข้าประชุมก็ไม่รู้ว่าถูกนัดหมายมาประชุมเรื่องอะไร หลายคนไม่ได้เตรียมตัวมา การประชุมนั้นก็ไหลไปโดยที่ไม่ได้โฟกัส นี่คือหายนะขององค์กร 

ถ้านัดประชุมด้วยเป้าประสงค์ที่ชัดเจนว่า “เมื่อจบการประชุมนี้ต้องเห็นผลลัพธ์อะไร” “ในการประชุมนี้จะมีหัวข้ออะไรบ้าง และมี Scope แค่ไหน” จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้มากขึ้น

====

2.Advance Preparation : การเตรียมตัวในระดับมืออาชีพ

ส่งข้อมูลให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ศึกษาและเตรียมตัวล่วงหน้านานพอ เพื่อที่ในเวลาการประชุมจะได้เป็นการออกความเห็นและตัดสินใจเลย ไม่ต้องย้อนกลับมาเล่าที่มาที่ไปอีกซึ่งจะประหยัดเวลาลงได้มาก

สิ่งสำคัญคือการเชิญผู้เข้าประชุมที่มีความรู้เรื่องนั้นและมีอำนาจตัดสินใจ ไม่ใช่เชิญตามมารยาท หรือเชิญให้มากที่สุดเพราะกลัวว่าจะถูกตำหนิถ้าไม่เชิญ อย่าลืมว่า เวลาของทุกคนก็คือเงินของบริษัทนั่นเอง

====

3.On-time Start : เริ่มให้ตรงเวลา

มารยาทพื้นฐานอย่างการเริ่มประชุมตรงเวลา กลายเป็นเรื่องยากมากสำหรับบางองค์กร แค่รอคนที่มาสาย แล้วเริ่มช้าไป 5 นาทีจากเวลาประชุม 1 ชม. ก็เท่ากับสูญเสียเวลาไป 8% 

ซึ่งหากคำนวณกลับเป็นมูลค่าจากเงินเดือนของแต่ละคนที่อยู่ในที่ประชุมรวมกันใน 5 นาทีนั้น จะเห็นเลยว่ามีมูลค่าสูงขนาดไหน เชื่อว่าหากแต่ละคนรู้ตัวเลขนี้ จะเห็นค่าของเวลามากขึ้น

====

4.Facilitator & Scribe : ผู้นำการประชุมและผู้จดบันทึก

บุคคลซึ่งจะทำหน้าที่สำคัญหลัก 2 หน้าที่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมได้มหาศาล ซึ่งทุกการประชุมจำเป็นต้องมี ได้แก่ Facilitator และ  Scribe

‘Facilitator’ หรือ ฟา  คือผู้ดำเนินการประชุม รับผิดชอบการประชุมให้ไหลลื่นและเป็นไปตามเป้าหมาย 

หน้าที่ของฟา เช่น การตั้งกติกาให้การประชุมเป็นไปได้ด้วยดี เช่นให้ทุกคนตั้งใจฟัง ปิดเสียงโทรศัพท์ และไม่พูดแทรกคนอื่น 

ฟาต้องคอยควบคุมการประชุมให้อยู่เฉพาะหัวข้อที่กำหนดไว้ ตัดบทกรณีที่มีคนพูดยืดเยื้อและใช้เวลามากเกินไป ดึงบทสนทนาที่ออกนอกเรื่องให้กลับมาเข้าประเด็น 

รวมถึงตั้งคำถามชักจูงให้ผู้เข้าประชุมร่วมออกความเห็นอย่างเสมอภาค ควบคุมเวลาให้มีประสิทธิภาพ จนถึงการช่วยจับประเด็นของผู้พูดแต่ละคนด้วย

อีกหนึ่งหน้าที่ของฟาคือการกำหนดกฏ กติกาในการประชุม และนี่คือ 3 กติกาง่าย ๆ ที่ทำให้ทุกฝ่ายมีความสุขในการประชุม อ่านบทความนี้ คลิกที่นี่

====

‘Scribe’ คือผู้จดบันทึกการประชุม ซึ่งไม่ใช่การจดทุกคำพูด แต่เป็นการจับประเด็นและสรุปใจความสำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างประชุม อาจพิมพ์สรุปขึ้นหน้าจอให้ทุกคนในที่ประชุมได้เห็นแบบ Real Time เพื่อให้ทุกคนได้ติดตามความคืบหน้าของการประชุมได้ตลอดเวลาก็ได้

สุดท้ายคือการทำรายงานสรุปเพื่อเตือนทุกคนถึง ข้อสรุป หรือมติในการประชุมครั้งนั้น ตลอดจนความรับผิดชอบที่สมาชิกแต่ละคนจะไปทำงานต่อ

====

5.Early Ending : ยุติการประชุมก่อนกำหนดได้เสมอ

หากพบว่าการประชุมไม่มีอะไรคืบหน้า หรือวนอยู่กับที่ไม่ไปไหน ผู้เข้าร่วมไม่ได้เตรียมตัวมาดีพอ ก็ให้ผู้จัดประชุมสามารถหยุดการประชุมได้ทันที ไม่ควรเสียเวลาไปเปล่าๆ เพราะถึงอย่างไรการประชุมนั้นก็จะไม่สร้างผลลัพธ์อยู่ดี 

และหากการประชุมนั้นสามารถจบได้เร็วขึ้นได้ด้วยวิธีใด ก็ให้ทำทันที หรือเมื่อจบเรื่องที่ต้องพูดคุย ก็สามารถปิดการประชุมได้ทันที ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาทุกคนให้ครบตามที่นัดหมาย 

====

บทสรุป

หากท่านเป็นผู้บริหารไม่ว่าระดับใดในองค์กร ให้เตือนใจตัวเองเสมอว่า ‘เวลา’ คือทรัพยากรที่องค์กรขาดแคลนมากที่สุด ไม่ว่าเงินจำนวนเท่าไหร่ ก็ไม่สามารถซื้อเวลา ชม.ที่ 25 ได้ อีกทั้งไม่สามารถซื้อเวลาที่สูญเปล่ากลับมาได้  

ดังนั้น ควรใช้เวลาของพนักงานทุกคนอย่างเห็นคุณค่า เหมือนกับเป็น “เงินตราสกุลหนึ่ง” 

อย่านัดประชุมเพียงเพราะเป็นงานประจำที่ต้องทำ หากไม่มีเรื่องสำคัญ ให้หลีกเลี่ยงการจัดประชุมได้จะดีที่สุด 

พยายามลดการจัดประชุมให้เหลือเฉพาะที่จำเป็นจริงๆ ใช้เวลาให้น้อยที่สุด เพราะนั่นหมายถึง ทุกคนจะได้ใช้เวลาในการทำงานที่สำคัญกับองค์กรมากขึ้นนั่นเอง 

สุดท้าย พิจารณาเทคนิค 5 ข้อในบทความนี้ เพื่อนำมาปรับใช้และกำหนดทิศทางการประชุมครั้งต่อไป เพื่อเพิ่มศักยภาพการใช้เวลาในการประชุม และเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรมากที่สุด

====

หนึ่งในเครื่องมือการตั้งเป้าหมายสำหรับการทำงานและการประชุมที่มีประสิทธิภาพก็คือ OKRs เรียนรู้และฝึกฝนวิธีการใช้เครื่องมือนี้ในหลักสูตร OKRs in Action คลิกดูรายละเอียดที่นี่

เรียบเรียงโดย เรือรบ CEO และผู้ก่อตั้ง Learning Hub Thailand

อ้างอิง “Your Scarcest Resource” Harvard Business Review, May 2014

Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข 

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962

เป็นเรื่องธรรมดาที่เรามักไม่ค่อยรู้เท่าทันจิตใจตัวเอง เพราะมันเป็นนามธรรมที่จับต้องยาก แถมเรายังมีเรื่องสำคัญและเร่งด่วนถาโถมเข้ามาทุกวันอีกด้วย  

แต่หากคุณต้องการมีความสุขและประสบความสำเร็จในชีวิต การรู้เท่าทันจิตใจตัวเอง หรือ  Self -Awareness คือทักษะที่สำคัญที่สุด ที่คุณควรจะฝึกฝน

Self – Awareness หรือ การตระหนักรู้ตัวเอง คือ รากฐานที่สำคัญของภาวะผู้นำ (Leadership)  ถ้าการลงเสาเข็มให้หยั่งรากลึกลงในพื้นดินก่อนการสร้างตึกสูงเป็นเรื่องสำคัญฉันท์ใด การฝึก Self – Awareness ก่อนการฝึกภาวะผู้นำก็เป็นเรื่องสำคัญฉันท์นั้น

=====

Self – Awareness จะช่วยทำให้เกิด Self – understanding (การเข้าใจตนเอง) Self – Acceptance (การยอมรับตัวเอง)  Self – Esteem (ความรู้สึกภาคภูมิใจในตนเอง) ไปจนมี Self – Control หรือ สามารถควบคุมตนเองให้ทำพฤติกรรมที่ช่วยให้ประสบความสำเร็จรวมถึงเลิกพฤติกรรมบ่อนทำลายตัวเองลงได้ด้วย

ซึ่งสุดท้ายมันจะช่วยทำให้ชีวิตของคุณ Productive มากขึ้นได้ด้วย 

แม้จะเข้าใจในเชิงแนวคิด(Concept) แต่ในทางปฏิบัติก็ยังทำได้ยากอยู่ดี ใช่แล้วครับ ผมไม่ได้บอกว่ามันทำได้ง่าย แต่ผมยืนยันว่านี่คือรากฐานของการเป็นผู้นำ และเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนควรฝึกไม่ว่าจะมีตำแหน่งและบทบาทใดก็ตาม

=====

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านภาวะผู้นำและทีมเวิร์คในองค์กร ผมขอแบ่งปันประสบการณ์จากการฝึก Self – Awareness ในชีวิตจริงทั้งในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวซึ่งเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน จนกลายมาเป็นวิธีการฝึกแบบ Step by Step ที่คุณสามารถฝึกตามได้ทันที ดังนี้ 

1.ใส่ใจกับความรู้สึกทางร่างกายของคุณ

เริ่มต้นที่ส่วนที่สัมผัสได้ง่ายที่สุดในตัวคุณ นั่นคือร่างกาย วางทุกสิ่งที่ทำตรงหน้าแล้วมารับรู้ร่างกายของคุณอย่างเต็มที่ โดยจะเลือกที่อวัยวะส่วนใดส่วนหนึ่ง หรือ ที่ลมหายใจก็ได้ 

=====

2. ใส่ใจกับความรู้สึกภายในใจคุณ

หลับตา แล้วถามตัวเองว่า “ขณะนี้ฉันรู้สึกอย่างไร” อาจเริ่มที่การจับว่าความรู้สึกตัวเองเป็นไปในทางบวก ลบ หรือกลาง ๆ ก่อนก็ได้ เมื่อฝึกไปเรื่อย ๆ ค่อยเริ่มระบุชื่อความรู้สึกออกมา เช่น กลัว กังวล เครียด โกรธ โมโห แค้น ไม่พอใจ เป็นต้น

=====

3. ยอมรับทุกสิ่งที่กำลังปรากฏ

ระวังความคิดต่อต้านตัดสินความรู้สึกต่าง ๆ ยอมรับว่าทุกสิ่งที่เกิดขึ้นมีเหตุปัจจัย มีที่มาที่ไป และไม่ใช่ตัวตนที่แท้จริงของเรา ยอมรับว่าความคิดทั้งหมดไม่ว่ามันจะดีหรือไม่ดีคือส่วนหนึ่งข้างในตัวเรา และเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้เกิดทุกข์ด้วย

=====

4. กำหนดรู้ตัวอยู่กับปัจจุบัน

ขั้นตอนนี้คือหัวใจของทุกสิ่ง การกำหนดรู้อยู่กับปัจจุบันจะอยู่กับลมหายใจหรือการเคลื่อนไหวโดยไม่ต้องคิดของอวัยวะใดอวัยวะหนึ่งของเราก็ได้ (ควรเคลื่อนไหวง่าย ๆ ซ้ำ ๆ เพื่อที่จะได้ไม่ต้องคิด) ถ้าจิตหลุดไปคิดก็แค่กลับมารู้ตัวในปัจจุบันเท่านั้น

=====

5. เฝ้าดูทุกสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นภายใน

รับรู้ทุกสิ่ง ทั้งความคิด ความรู้สึกทางจิตใจ ความรู้สึกทางร่างกาย แค่รับรู้โดยไม่ต้องไปตัดสินอะไรเลย อยู่กับปัจจุบันขณะต่อไปเรื่อย ๆ และถ้าหลุดไปจากปัจจุบันก็เพียงแค่กลับมา โดยไม่ต้องคิดตัดสินอะไรตัวเองเลย ฝึกแบบนี้ต่อเนื่องจะสามารถอยู่กับปัจจุบันได้มากขึ้นและนานขึ้นเอง 

ถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่อยากมีทักษะตระหนักรู้เท่าทันความคิด ความรู้สึกของตัวเอง (Self -Awareness) เพื่อพัฒนาสู่การเป็นคนที่ฉลาดทางอารมณ์ เราขอแนะนำหลักสูตร Emotion Intelligence  คลิกที่นี่

=====

เรียบเรียงโดย อ. เวย์ เวสารัช โทณผลิน
ผู้เชี่ยวชาญด้าน Productivity (Productivity Facilitator) 

Learning Hub Thailand เราพัฒนาคนในองค์กร เพื่อเพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962

การจะสร้างองค์กรที่เต็มไปด้วยประสิทธิภาพได้  คุณจำเป็นต้องมีทักษะในการโน้มน้าวใจคน ซึ่งทักษะนี้จำเป็นต้องเรียนรู้และฝึกฝนด้วยตัวเอง  

ต่อให้มีตำแหน่งที่สูงก็ไม่ได้หมายความว่าจะโน้มน้าวใจคนอื่นได้เสมอไป ในขณะเดียวกันบางคนไม่ได้มีตำแหน่งอะไรเลยแต่จับพลัดจับผลูต้องมานำทีมแบบไม่เป็นทางการ  คนเหล่านี้จึงต้องหาวิธีการว่าทำอย่างไรที่จะให้คนอื่นยินดีรับฟังและนำสิ่งที่เขาบอกไปปฏิบัติตาม

=====

การจะโน้มน้าวใจคนอื่นได้สำเร็จมีเคล็ดลับสำคัญอยู่ที่การทำให้คนอื่นรู้สึกว่าพวกเขาอยากจะฟังคุณ  นั่นหมายความว่าคุณจะต้องเป็นคนที่ดูมีคุณค่าจนน่ารับฟังซึ่งถือเป็นเรื่องที่ยากมากในยุคนี้ เพราะแต่ละคนล้วนมีสื่อมากมายรายล้อมที่พวกเขาติดตาม สังคมมีบรรยากาศแห่งความเร่งรีบ มีแหล่งข้อมูลให้เสพบริโภคเต็มไปหมด 

การที่จะทำให้คนอื่นยินดีรับการจูงใจจากคุณจำเป็นจะต้องมีเคล็ดวิธีที่ถูกต้อง ดังนี้

=====

เริ่มต้นจากการสร้างสายสัมพันธ์ที่ดี 

ถ้าเขาชอบคุณ เขาก็อยากจะฟังคุณ นี่คือโอกาสที่จะชักจูงให้พวกเขาคล้อยตามได้ การมีความสัมพันธ์ที่ดีกับคนอื่นถือเป็นก้าวแรกที่ดีที่สุด ผู้คนในทีมจะเริ่มลดการ์ดลงจนมองเห็นความตั้งใจและพลังงานที่คุณอยากจะส่งไปหาพวกเขาได้

=====

ฝึกการเป็นนักฟังที่ดี 

คนทุกคนล้วนต้องการมีตัวตน และอยากเป็นคนสำคัญ หากคุณอยากจะชักจูงใครสักคน คนๆ นั้นจะต้องอยากรับฟังคุณด้วยความเต็มใจ การทำให้เขารับรู้ได้ว่าคุณเป็นฝ่ายเริ่มรับฟังเขาก่อน ให้ความสำคัญกับสิ่งที่เขาอยากจะพูดก่อน  เป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้อีกฝ่ายอยากจะให้ความสำคัญแก่คุณกลับมา ซึ่งสิ่งแรกสุดที่เขาจะทำตอบแทนคุณก็คือการรับฟังเช่นเดียวกัน

 
ซึ่งหนึ่งในทักษะการฟังที่มีประสิทธิภาพคือการฟังอย่างใส่ใจ หรือ active listening ซึ่งคุณสามารถอ่านบทความเพื่อฝึกฝนได้ที่นี่

=====

คุณจำเป็นต้องมีภาษากายที่เหมาะสม 

จัดวางบุคลิกท่าทางให้ดูน่าเชื่อถือและเหมาะสม  ไม่กอดอกปกป้องตัวเอง ขณะพูดและฟัง จัดวางท่วงท่าแขนขาให้อีกฝ่ายเห็นถึงความมั่นคงแน่วแน่ วิธีการพูดที่มั่นคงจริงจังไม่อ่อนแอทำให้อีกฝ่ายอยากจะรับฟังด้วยความสบายใจไปพร้อม ๆ กับการรู้สึกถึงพลังอำนาจที่สะกดให้พวกเขาเคลิ้มคล้อย ทั้งหมดนี้นับเป็นเรื่องจำเป็นที่คุณต้องฝึกฝน

=====

ทำให้คนอื่นเห็นว่าคุณชำนาญเรื่องที่จะพูดจริงๆ

 วิธีการคือการเอาตัวคุณและชื่อของคุณไปผูกติดกับเรื่องนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็นในงานสัมมนาวิชาชีพ การเข้าร่วมโปรแกรมอบรมต่างๆ หรือมีบทบาทเป็นผู้นำสักอย่างในด้านนั้นๆ วิธีการเหล่านี้จะทำให้คนในสังคมรับรู้ถึงการมีตัวตนในด้านดังกล่าว ทำให้ใคร ๆ ก็พร้อมที่จะเปิดอกรับฟังคุณ

=====

คุณจะต้องวางกลยุทธ์อย่างเหมาะสม

 เมื่ออยากจะชักจูงให้คนคล้อยตามไอเดียใหม่ ๆ คุณจะต้องกางแผนออกมาดูแล้วปักหมุดว่าใครอยู่ตำแหน่งไหน ระดับใด มองให้ออกว่าจะพุ่งเข้าไปชักจูงคนนั้นด้วยวิธีการไหน จะใช้ใครเป็นผู้นำทางความคิดของเขาได้ไหม มองหาว่าใครอาจจะเป็นภัยคุกคามในแผนการนี้ ถ้าสามารถทำให้คนนั้นกลายมาเป็นพันธมิตรได้ก็จะเป็นเรื่องที่ดีมาก

=====

ให้ในสิ่งที่พวกเขาต้องการ 

การรู้เขารู้เราย่อมทำให้เรามีชัยชนะทุกครั้ง กรณีนี้ก็เช่นกัน ถ้าหากหาได้ว่าสิ่งที่คนเหล่านี้อยากได้คืออะไร คุณจะสามารถใช้สิ่งนั้นเป็นเครื่องมือในการสร้างแรงจูงใจได้ง่ายขึ้น ทุกคนมักจะคิดอยู่เสมอว่าถ้าหากตัดสินใจตามที่คุณนำเสนอพวกเขาจะได้อะไรกลับไป ถ้าหากผลลัพธ์มันตรงกับภายในใจล่ะก็ คุณย่อมจะประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน 

ทั้งหมดนี้คือวิธีการจูงใจให้คนคล้อยตาม จงอย่าลืมว่า ทุกสิ่งควรจะเป็นไปในทางบวก สร้างคุณค่ามูลค่า มากกว่าจะเป็นการขู่เข็ญคุกคาม 

ทักษะการโน้มน้าวใจผู้อื่นและการเจรจาต่อรองเป็นทักษะที่จะทำให้คุณเป็นต่อในการทำงาน เราขอแนะนำหลักสูตร Persuasion and Negotiation Mastery เพื่อฝึกฝนเทคนิคการโน้มน้าวใจและการเจรจาต่อรองสำหรับหัวหน้างาน คลิกที่นี่ 
===== 

เรียบเรียงจาก “How to Increase Your Influence at Work” โดย Rebecca Knight จาก Harvard Business Review 16 กุมภาพันธ์ 2018

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962

ปัญหาในการประชุมสำหรับทีมของคุณคืออะไร?

มีคนที่แตกต่างหลากหลาย ทั้งหัวหน้า คนพูดเยอะ และคนไม่ค่อยพูด (หรือไม่พูดเลย) ซึ่งความแตกต่างเหล่านี้แหล่ะที่อาจสร้างปัญหาในห้องประชุมได้  

ประเด็นสำคัญสำคัญในการประชุมก็คือ ทุกคนที่ถูกเชิญเข้าร่วมประชุม ควรจะมีบทบาทต่อหัวข้อที่ต้องการความคิดเห็นและการตัดสินใจ คำถามก็คือจะทำอย่างไรให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างแท้จริงโดยที่ทุกคนรู้สึกพึงพอใจ ไม่มีใครรู้สึกว่าถูกบังคับ ถูกครอบงำ หรือถูกเรียกเข้ามาให้เป็นตรายางรับรองการประชุมเฉย ๆ

=====

‘Tsedal Neeley’  นักเขียนของ Harvard Business Review ออกแบบการประชุมโดยกำหนดว่าควรจะมีกฎ 3 ข้อสำหรับคน 3 แบบ เพื่อที่จะให้การตัดสินใจต่างๆ ที่เกิดขึ้นนั้น มีประสิทธิภาพสูงที่สุด

1.กฎสำหรับหัวหน้าทีม

สิ่งที่คนกลุ่มนี้ต้องท่องเอาไว้ก็คือ ‘สร้างสมดุลในการประชุม’  ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียม คอยดูว่าแต่ละคนที่มีส่วนร่วมนั้น มีบทบาทมากไหน รับฟังกันหรือเปล่า และได้มีโอกาสพูดอย่างทั่วถึงและเหมาะสมหรือไม่ 

หากพบว่าใครพูดน้อยหรือไม่พูดเลย ก็ควรจะขอให้คนนั้นได้กล่าวอะไรสักหน่อย ถ้าเจอคนที่พูดไม่คล่องนักก็ต้องคอยช่วยเหลือ ช่วยเสริมประเด็น หรือซักถามให้เคลียร์ 

หน้าที่สำคัญอีกอย่างก็คือ คอยสรุปและจับใจความสิ่งที่สมาชิกในที่ประชุมพูดออกมา ถ้ามีอะไรที่ไม่ชัดเจนก็ต้องทำให้กระจ่างชัดที่สุดด้วย

บางครั้งการเป็นหัวหน้าที่พูดเยอะเกินไปหรือพูดอย่างไม่ระวังก็อาจทำให้ทีมพังได้ คลิกอ่านบทความเกี่ยวกับเรื่องนี้เพื่อรู้ถึงสาเหตุและวิธีแก้ไข คลิกที่นี่ 

=====

2.กฎสำหรับคนที่พูดคล่องหรือพูดเยอะ 

สิ่งที่ต้องจำเอาไว้ก็คือ ‘อย่าครอบงำคนอื่นมาก’  ไม่งั้นอาจจะทำให้เกิดบรรยากาศที่ชวนหมั่นไส้ได้  สิ่งที่ควรปฏิบัติก็คือ ใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่ายไม่ว่าใครก็รู้เรื่อง อย่าเล่นศัพท์เทคนิคหรือสลับภาษาไปมาจนน่าเวียนหัว ควรลดจังหวะการพูดให้ช้าลงสักหน่อย ไม่งั้นยิ่งพูดจะยิ่งมัน จึงยิ่งดังและยิ่งเร็ว

ถ้าอยากให้เกิดบรรยากาศที่ดี อย่าเสนอตัวพูดไปหมดทุกเรื่อง ลองฝึกที่จะตั้งใจฟังคนอื่นพูดบ้าง และที่สำคัญ คอยถามคนอื่น ๆ ว่าเข้าใจและเคลียร์ในสิ่งที่คุณสื่อสารออกไปหรือไม่

=====

3.กฎสำหรับคนที่พูดไม่เก่งหรือไม่พูด

สิ่งที่ควรจดจำก็คือ ‘หาทางมีส่วนร่วม’  เพื่อให้การประชุมสมบูรณ์ คุณควรจะหาทางพูดหรือแสดงความคิดเห็นออกมาบ้าง ถ้าการประชุมนั้นเปิดโอกาสให้พูดแบบเวียนไปเรื่อย ๆ เมื่อถึงคิวก็อย่าหลีกเลี่ยงหรือลุกหนีไปเข้าห้องน้ำ 

อย่าหลุดไปใช้ภาษาส่วนตัวหรือภาษาท้องถิ่น คอยหมั่นถามคนอื่นเวลาที่พูดเสร็จว่าเข้าใจในสิ่งที่เราสื่อสารหรือไม่ เคล็ดลับอีกอย่างสำหรับการมีส่วนร่วมโดยไม่ต้องมีทักษะการพูดที่ดีมากก็คือการฟังแล้วถามในกรณีที่ไม่เข้าใจ หรืออยากจะให้คนพูดอธิบายเพิ่มเติมเพื่อความกระจ่าง

เพียงทำตามกฎ 3 ข้อเท่านี้ก็จะทำให้การประชุมออกมาราบรื่น สร้างการมีส่วนร่วมของทุกคน และผลลัพธ์ออกมาเป็นที่น่าพอใจสำหรับสมาชิกอย่างแน่นอน

ถ้าคุณเพิ่งก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้าซึ่งต้องนำทีมและนำการประชุมเป็นครั้งแรก  เราขอเสนอให้คุณเรียนรู้วิธีการเป็นผู้จัดการหน้าใหม่ในหลักสูตร First Time Manager คลิกที่นี่

=====

เรียบเรียงจาก “Global teams that work” โดย Tsedal Neeley จาก Harvard Business Review ตุลาคม 2015

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962

หนึ่งในเรื่องที่คนทำงานยุคนี้ต้องเผชิญอย่างแน่นอนก็คือ ‘การเปลี่ยนแปลง’

สิ่งนี้อาจทำให้คนที่ไม่ค่อยชอบอัพเดทเกิดอาการงุนงงจนวิงเวียนได้  เพราะโลกทุกวันนี้ยังหมุนเร็วจนทำให้ทักษะการทำงานทั้งหมดต้องปรับปรุงอยู่ตลอดเวลาอีกด้วย

ผลจากการสำรวจในปี ค.ศ.  2018 พบว่า บรรดาทักษะอันดับต้น ๆ ที่ธุรกิจเรียกร้องจากคนทำงาน เช่น การใช้เทคโนโลยีสืบค้นข้อมูล ฯลฯ ล้วนเพิ่งปรากฏให้เห็นในช่วง 3 ปีมานี้เท่านั้น

=====

เพราะต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลง อุปนิสัยรักการเรียนรู้จึงจำเป็นสำหรับคนทำงานยุคใหม่ คนทำงานยุคนี้จำเป็นต้องกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้และค้นหาคำตอบในสิ่งต่าง ๆ เพื่อนำไปปรับใช้กับการทำงานในอนาคตกระทั่งเกิดคำพูดที่คล้ายคลึงกันในบรรดาองค์กรชั้นนำว่า … 

“ตัวขับเคลื่อนสำคัญที่สุด ซึ่งทำให้เกิดผลกระทบกระเทือนทางธุรกิจ คือ ความแข็งแกร่งของวัฒนธรรมการเรียนรู้ในแต่ละองค์กรนั่นเอง” 

กล่าวโดยสรุปก็คือในโลกการทำงานยุคใหม่ องค์กรไหนมีแต่คนที่ชอบเรียนรู้ องค์กรนั้นจะได้เปรียบเสมอ แล้วอะไรคือเทคนิคที่จะช่วยสร้างให้เกิดวัฒนธรรมชอบเรียนรู้ในทีมล่ะ  คำตอบอยู่ด้านล่างนี้แล้ว

=====

ควรสร้างระบบ ‘รางวัล’

ถือเป็นเรื่องปกติที่คนชอบเรียนรู้ มักจะหาทางเรียนรู้อะไรใหม่ ๆ แต่การชอบเรียนรู้ก็ไม่ได้เกิดขึ้นกับทุกคน  จะว่าไปแล้ว ต่างคนต่างมีงานต้องทำเป็นทุนเดิม หลายคนจึงมักจะบ่นว่า จะหาเวลาที่ไหนไปเรียนรู้อะไรใหม่ๆ ได้ ฉะนั้น มันจะกระตุ้นได้ดีกว่าและเร้าใจกว่า ถ้ามีระบบการให้รางวัลมาส่งเสริม รางวัลสำหรับคนในทีมที่เรียนรู้และพัฒนาสิ่งใหม่ได้

=====

ให้ Feedback ที่มีคุณภาพ

หลายครั้งเมื่อการทำงานผ่านพ้นไปจนได้ผลลัพธ์และต้องตามมาด้วยการประเมินก็มักจะมีการ Feedback แบบง่ายๆ แต่ไม่ได้อะไรนอกจากการสรุปว่า “ดี” หรือ “แย่”  ทั้งที่จริงแล้ว การ Feedback ให้เห็นว่าอะไรที่คนนั้นยังขาด สามารถเพิ่มและสร้างเสริมได้ จะช่วยทำให้ทีมเกิดการเรียนรู้ นำไปพัฒนาต่อยอดได้อีกมากมาย

การให้ Feedback อย่างมีคุณภาพไม่ใช่เรื่องยาก เรียนรู้และฝึกฝนในบทความ ให้ Feedback ได้ ทีมพัฒนาไวขึ้น คลิกที่นี่

=====

ทำให้เป็นตัวอย่าง 

ถ้าเริ่มต้นด้วยการที่ผู้นำของทีมเป็นคนที่รักการเรียนรู้ ทำให้คนในทีมเห็นเป็นรูปธรรม ได้เห็นว่าผู้นำทีมชอบค้นคว้าและพัฒนาอะไรใหม่ๆ แล้วมาแบ่งปัน ชอบหาเวลาไปเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ เพื่อมายกระดับประสิทธิภาพการทำงานของทีม บรรดาลูกน้องก็จะเห็นเป็นตัวอย่าง คล้อยตามผู้นำของพวกเขาได้ไม่ยาก แรงบันดาลใจชั้นดีย่อมมาจากการได้เห็นบรรดาหัวหน้าทำแล้วประสบความสำเร็จนั่นเอง

=====

เลือกคนช่างสงสัยมาร่วมทีม 

บางทีการจะฝึกฝนคนให้ปรับเปลี่ยนนิสัยก็ค่อนข้างยาก วิธีการที่อาจจะง่ายกว่าก็คือการไปสรรหาเอาคนซึ่งมีนิสัยแบบที่เราต้องการเข้ามาร่วมทีมได้เลย หากอยากได้วัฒนธรรมของทีมช่างเรียนรู้ ก็จงไปเลือกคนที่มีลักษณะช่างคิด ช่างสงสัย เพื่อที่จะเข้ามาสร้างบรรยากาศการค้นหาคำตอบ การเรียนรู้สิ่งต่างๆ ไปพร้อมๆ กับคนในทีม งานวิจัยได้บอกเอาไว้ชัดว่า คนที่มีลักษณะนิสัยช่างสงสัยและเรียนรู้ จะยิ่งเข้ามาสร้างบรรยากาศการเรียนรู้ให้กับองค์กรมากขึ้น และเป็นการเรียนรู้แบบไม่จบสิ้นเสียด้วย

ทั้งหมดนี้ คือเทคนิคการสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ให้แก่องค์กร เราไม่จำเป็นจะต้องยึดถือแบบแผนการเรียนรู้เดิมๆ ที่ปล่อยให้คนเข้ามาทำงาน และค่อยๆ เรียนรู้แบบเก่าตามยถากรรม

หากแต่จะต้องสร้างวัฒนธรรมขึ้นมาผ่านแนวคิดการเลือกคนที่เหมาะ การให้ Feedback ที่ดี การให้รางวัล ตลอดจนถึงการทำเป็นตัวอย่าง และเมื่อทำได้ตามเทคนิคเหล่านี้ องค์กรก็จะรุดหน้าได้ด้วยบุคลากรที่เรียนรู้และรับมือความเปลี่ยนแปลงได้อย่างแน่นอน

ถ้าคุณต้องการสร้างทีมแห่งการเรียนรู้เพื่อรับมือกับปัญหาและการเปลี่ยนแปลง  High Impact Coaching  & Positive Feedback คือหลักสูตรที่คุณต้องการ คลิกที่นี่

=====

เรียบเรียงจาก “4 Ways to Create a Learning Culture on Your Team” โดย Tomas Chamorro-Premuzic and Josh Bersin จาก Harvard Business Review 12 กรกฎาคม 2018

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 0939254962

โดยปกติแล้วการเจรจาต่อรองไม่ค่อยมีใครอยากให้เกิดเรื่องเซอร์ไพรส์ เพราะคิดว่าจะทำให้สิ่งต่าง ๆ อยู่เหนือการควบคุม แต่บทความนี้จะบอกคุณว่าทำไมเซอร์ไพรซ์จึงเป็นเทคนิคที่ดีที่สุดในการเจรจาต่อรอง 

หลายคนมักจะนึกถึงคำว่า ‘เซอร์ไพรส์’  เป็นเหตุการณ์ในลักษณะ จู่ๆ ก็ด่ากราด ขอยุติการเจรจา ขอเพิ่มผลประโยชน์ให้มากกว่าเดิม หรือกระทั่งเกิดการใช้กำลัง

 แต่การเซอร์ไพรส์ก็ใช่ว่าจะต้องเป็นไปในทางลบเสมอไป เพราะหากใช้เซอร์ไพรซ์ให้เป็นมันจะสร้างผลลัพธ์ทางบวกได้อย่างไม่น่าเชื่อ เช่น เกิดการร่วมมือ การสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ การทำให้ระบบแย่ ๆ ที่อยู่มานานได้รับการแก้ไขนั่นเอง

=====

‘เซอร์ไพรส์’ คือ สภาวะที่เกิดกับสมองและความคิดของเรา ประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่

 1) หยุดนิ่ง 
2) หาทางออก
3) ปรับเปลี่ยน 
4) แชร์ 

เมื่อได้ยินหรือได้พบสิ่งที่ไม่คาดฝันเราจะเกิดภาวะหยุดนิ่งก่อน สมองจะเริ่มหาคำอธิบายและทางออกของสิ่งนั้น ไม่นานนักเราจะปรับเปลี่ยนมุมมองและสุดท้ายก็จะส่งต่อแบ่งปันให้แก่คนอื่น
=====

การทำเซอร์ไพรส์กับคู่เจรจาจำเป็นต้องวางแผนเสียก่อนว่าจะเล่นมุกเซอร์ไพรส์อย่างไรให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด แต่เราก็ไม่สามารถคาดหวังว่ามันจะลงเอยด้วยดีได้ทุกครั้งไป อย่างไรก็ตาม ถ้าเราหมั่นใช้ทักษะและฝึกฝนให้ดี เซอร์ไพรส์ในทางบวกน่าจะช่วยทำให้การเจรจาสำเร็จพึงพอใจได้ทุกฝ่าย

เช่น เทคนิคดังต่อไปนี้

=====

1.การใช้คำถาม

โดยปกติ แต่ละฝ่ายมักจะมี “ผลลัพธ์ในใจ” ที่คาดหวังอยู่แล้ว และคิดว่าอีกฝ่ายก็มักจะมาเพื่อเจรจา ขอเพิ่ม ขอลด ขอปรับหรือขอให้ชะลอ แต่การทำลายสิ่งที่อีกฝ่ายคาดหวังว่าจะได้ยินก็คือเซอร์ไพรส์ซึ่งอาจจะเปลี่ยนโฉมหน้าการเจรจา นั่นคือ การใช้คำถามที่อีกฝ่ายไม่คิดว่าจะได้ยิน

เช่น เมื่อผู้จัดการจะต้องต่อรองเรื่องค่าแรงกับลูกน้อง แน่นอนว่าฝ่ายลูกน้องจะเรียกเงินที่น่าจะสูงพอสมควร ส่วนฝ่ายเจ้านายก็มักจะต่อรองให้เพิ่มนิดหน่อยหรือไม่ก็ยืนกรานไม่ปรับใดๆ ลูกน้องย่อมคาดหมายว่าจะเจออะไรแบบนี้อยู่แล้ว แต่หากผู้จัดการเปลี่ยนจาก “ที่คุณเสนอมามันเกินงบประมาณของทีม” ไปใช้คำถามที่น่าสนใจอย่าง “ลองเล่าให้ฟังหน่อยสิ ทุกวันนี้คุณประสบปัญหาเรื่องการเงินยังไงบ้าง แชร์ให้ผมเข้าใจหน่อย” 

ผลลัพธ์ที่ตามมาคือ ลูกน้องจะได้แชร์ความต้องการอย่างแท้จริงในชีวิต ทั้งคู่จะมีความเข้าใจกันมากขึ้น เริ่มมองหาความเป็นไปได้ที่จะทำงานและอยู่รอดได้จริงๆ มากขึ้นด้วย

=====

2. พูดว่า “ได้ แต่ว่า….”

การเจรจาที่มีแต่ “ได้” และ “ไม่ได้” คือการตั้งกำแพงระหว่างกันทั้งสองฝ่าย ซึ่งทั่วไปก็คาดหวังว่าจะทำลายกำแพงของอีกฝั่งเพื่อที่ตัวเองจะได้ผลประโยชน์ตามที่ต้องการ 

แต่การเซอร์ไพรส์โดยการตอบรับ แต่ยื่นเงื่อนไขเพิ่มเติมในทางสร้างสรรค์ จะช่วยให้อีกฝ่ายเริ่มคิดหาความร่วมมือ ในการสร้างตัวเลือกใหม่ๆ และลดภาวะเผชิญหน้าในการต่อรองลง

ลองนึกถึงการตอบรับแต่สร้างเงื่อนไขดังนี้ 

“ผมอยากได้เงินเพิ่ม 10%” – “ได้สิ ถ้าคุณลดต้นทุนได้ 10%”

“ผมอยากได้ค่าลิขสิทธิ์ในหนังสือเพิ่ม” – “ได้สิ ถ้ามันสามารถขายได้ 1 พันเล่ม”

“ผมอยากทำงานทางไกลจากที่บ้าน” – “ได้สิ แต่อาจจะต้องลดเงินเดือนลงบ้าง”

=====

3.เปิดฉากด้วยการสร้างความร่วมมือและปรองดอง

เมื่อต้องเจรจาในข้อขัดแย้งสักอย่าง ต่างฝ่ายย่อมมีกำแพงและตั้งธงเอาไว้ว่าตัวเองจะต้องได้เท่าไหร่ แต่เซอร์ไพรซ์คือแทนที่จะเกิดการเผชิญหน้าด้วยข้อยัดแย้ง ฝ่ายหนึ่งกลับสร้างสะพานเชื่อมทั้งสองฝ่ายเข้าด้วยกันโดยพูดให้รู้สึกว่านี่คือความร่วมมือที่จะทำให้ทั้งคู่มีความสุขในตอนท้าย 

สมมติว่า เพื่อนบ้านเล่นดนตรีเสียงดังมากๆ เมื่อเราจะเข้าไปเผชิญหน้ากับเพื่อนบ้านในวันหนึ่งเพื่อขอให้เขาลดเสียงลง แทนที่จะเป็นการต่อว่าต่อขานหรือตักเตือนให้ “เงียบๆ หน่อย” แต่กลับสร้างเซอร์ไพรส์ด้วยการชวนคุยเรื่องดนตรี แล้วชวนกันฟังเพลงที่ชอบ จะทำให้โทนของการพูดคุยถูกเซ็ทให้เริ่มด้วยความปรองดอง และการขอให้เบาเสียงในตอนท้ายนั้นกลายเป็นเรื่องเล็กน้อยมากๆ

จดจำเอาไว้ว่า การเซอร์ไพรส์ ไม่ใช่การดูถูก การวิพากษ์วิจารณ์ หรือใช้คำเหยียดหยาม แต่จะต้องเป็นเซอร์ไพรส์ในทางบวก

เช่น จู่ ๆ ก็เริ่มด้วยการขอโทษ ใช้ความเป็นพวกเดียวกัน หรือแสดงท่าทีเห็นอกเห็นใจอีกฝ่ายด้วยความจริงใจ เป็นต้น

ถ้าคุณกำลังจะต้องไปเจรจาต่อรองหรือเจรจาเพื่อโน้มน้าวใจคนแนะนำให้คุณอ่านบทความเพื่อเรียนรู้เทคนิคและวิธีการ คลิกที่นี่ 

และถ้าคุณต้องการเรียนรู้และฝึกฝนทักษะการเจรจาต่อรองตั้งแต่ระดับพื้นฐานไปจนถึงขั้นแอดวานซ์ เราขอแนะนำหลักสูตรPersuasion & Negotiation Mastery คลิกที่นี่

=====

เรียบเรียงจาก “When Surprise Is a Good Negotiation Tactic” โดย Roi Ben-Yehuda and Tania Lunaจาก Harvard Business Review 3 ตุลาคม 2019

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 093-925-4962

เรื่องน่าเบื่อของคนทำงานยุคใหม่ คือ การประชุม แต่เรื่องที่เลวร้ายที่สุดคือการประชุมที่สุดท้ายแล้วไม่ได้อะไร แถม…ปัญหายิ่งแย่ลงกว่าเดิม

ถ้าถามถึงสาเหตุของปัญหานี้ สิ่งที่มักจะได้ยินก็คือ…

–หัวหน้าขี้เกียจ นั่งหน้ามึนโดยไม่ยอมตะล่อมทุกคนเข้าสู่ประเด็นจริง ๆ ของการประชุม รวมถึงไม่ยอมสรุปผลให้ดี

–ผู้จัดการจัดการประชุมแบบไม่มีจุดมุ่งหมาย ที่เลวร้ายกว่านั้นคือจัดการประชุมแค่เพราะต้องการแสดงอำนาจ

–คนร่วมประชุมไม่ใส่ใจ คิดถึงแต่งานส่วนตัว มาร่วมประชุมโดยไม่เตรียมตัว

ฯลฯ

=====

ทีนี้ลองวิเคราะห์กันต่อไปว่าระหว่างนั่งคิดแก้ปัญหาคนเดียว กับการมาสุมหัวรวมกันเพื่อประชุมแก้ปัญหา สองรูปแบบนี้ทำให้เกิดผลลัพธ์อะไรได้บ้าง

ทำไมแก้ปัญหาคนเดียว แล้วออกมาดี?

โดยปกติ เวลาเราแก้ปัญหาต่างๆ จะมีขั้นตอนอยู่ 5 ขั้น ได้แก่ นิยามปัญหา – คิดหาทางแก้ออกมาหลายๆ ทาง – ประเมินวิธีแก้ – เลือกทางที่เหมาะสม – และสร้างแผนการแก้ไขที่ทำได้จริง

แต่นักจิตวิทยาบอกว่า มนุษย์ไม่ได้คิดแก้ปัญหาเรียงตามลำดับเช่นนี้เสมอไป บางทีเราเริ่มด้วยการหาทางแก้โดยที่ยังไม่รู้ว่าปัญหาแท้จริงคืออะไร แล้วเราก็ประเมิน พอประเมินเสร็จแล้วดูไม่เข้าทีจึงค่อยกลับมานิยามปัญหาใหม่อีกรอบ วนกลับไปในขั้นตอน 1-3 ก่อนจะไปสองขั้นสุดท้ายได้  หลายครั้งที่ทุกอย่างเป็นไปแบบนี้แทบจะอัตโนมัติ

วิธีการแบบนี้เรียกว่าการแก้ปัญหาตามสัญชาตญาณ  ซึ่งหลายครั้งก็เข้าที เพราะเราทำจนชินแล้วบางทีมันก็ได้ผล เรียกว่านี่คือสิ่งมหัศจรรย์ของการแก้ปัญหาคนเดียวเลย 

=====

แต่ทำไมแก้ปัญหาแบบสุมหัวถึงออกมาย่ำแย่?

คำตอบก็คือ เราแก้ปัญหาคนเดียวแบบอัตโนมัติได้ แต่เมื่อคนแต่ละคนมารวมตัวกัน ระบบอัตโนมัติของแต่ละคนทำงานไม่สัมพันธ์กับคนอื่น เมื่อคนหนึ่งลากประเด็นไปสู่ขั้นที่ 3 แล้ว บางคนเพิ่งนึกได้ว่าควรจะกลับมานิยามในขั้นที่ 1 ใหม่ และกว่าเริ่มจะดันไปสู่ขั้นที่ 4 ได้ก็อาจจะมีคนคิดทางแก้ในขั้นที่ 2 เพิ่มขึ้นมาได้อีก มันจึงมักจะวุ่นวายสับสน จนกลายเป็นความโกลาหลเสมอ

=====

สิ่งที่ควรทำคือ เราต้องคำนึงว่าขณะนี้อยู่ในขั้นตอนไหนของ 5 ขั้นตอนของการแก้ปัญหา

1.ถ้ายังไม่รู้ว่าปัญหาคืออะไร หรือยังไม่เข้าใจปัญหา ก็ไปที่ขั้นแรก คือ ‘นิยามปัญหา’ 

2.ถ้ายังไม่มีลิสต์ของทางเลือกการแก้ปัญหาที่เพียงพอ ก็ไปที่ขั้นที่สอง คือ ‘หาตัวเลือก’ 

3.ถ้ายังไม่รู้ว่าจุดแข็งและจุดอ่อนของทางแก้ปัญหาที่ลิสต์มา มีอะไรบ้าง ก็ไปขั้นที่ 3 คือ ‘ประเมินตัวเลือกต่างๆ’ 

4.เราใช้เวลาถกเถียงอภิปรายในทางเลือกต่างๆ เพียงพอแล้วหรือยัง  ถ้ายังไม่พอก็ให้อยู่ในขั้นที่ 4 คือ  ‘การเลือกช้อยส์ที่เหมาะสม’ 

5.ได้การแก้ปัญหาหรือยัง  ถ้ายังไม่ได้ก็จงร่วมกันสร้างแผนซึ่งอยู่ในขั้นที่ 5 

===== 

เลือกใช้ “การประชุมแบบมีระบบที่ชัดเจน” ดูสิ

การประชุมแบบนี้มีการวางโครงสร้างเอาไว้ก่อน ทำโดยสร้างเทมเพลตเป็น 3 ช่องใหญ่ๆ ช่องแรก คือหัวข้อที่จะแก้ปัญหากัน ช่องที่สอง คือกระบวนการแก้ปัญหา และช่องที่สาม คือผลลัพธ์ที่สามารถวัดประเมินได้

ในหนึ่งเรื่องที่จะประชุมแก้ปัญหา ให้เริ่มจากช่องหนึ่งไปสองและไปสามจะถือว่าเรื่องนั้นเสร็จสิ้น จากนั้นค่อยไปสู่ปัญหาอื่น ๆ ที่ลิสต์ไว้ ใช้วิธีการช่องที่ 1 -3 เช่นเดียวกัน

เช่น ช่องแรกคือประเด็นต้องแก้ปัญหา ได้แก่ หากลยุทธ์การขายใหม่ๆ ให้ได้ ช่องที่สองคือกระบวนการแก้ปัญหา ได้แก่ ร่วมกันในที่ประชุมสร้างแผนการขายใหม่ๆ ด้วยกัน และช่องที่สามคือผลลัพธ์จากการรวมหัวกัน ได้แก่ ลิสต์ของสิ่งที่ต้องทำ คนรับผิดชอบและระยะเวลา 

เพียงเท่านั้น การประชุมจะเป็นการรวมหัวแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมได้อย่างแท้จริง

คุณสามารถเรียนรู้วิธีการกำหนดกติการ่วมกันในการประชุมได้ที่นี่ 

ร่วมเรียนรู้และฝึกฝนทักษะการประชุมและทำงานร่วมกับทีม ในหลักสูตร Team Collaboration คลิกที่นี่

===== 

เรียบเรียงจากบทความ  “Why Groups Struggle to Solve Problems Together” โดย  Al Pittampalli พิมพ์เมื่อ  7 พฤศจิกายน 2019 ใน Harvard Business Review

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 093-925-4962

เป็นเรื่องยากสำหรับสังคมการทำงานที่จะหลีกเลี่ยง ‘คนที่เราไม่ชอบหน้า’ ได้ คำถามคือเราจะทำงานร่วมกับพวกเขาได้อย่างไร 

หลายคนมักจะมีคนที่เห็นครั้งแรกก็รู้สึกไม่ถูกชะตา คนที่รู้สึกว่าไม่มีทางเข้ากันได้ คนที่รู้สึกว่าเป็นเรื่องยากหากต้องอยู่ร่วม แต่ไม่ว่าจะอย่างไรโชคชะตามักจะพาคนแบบนี้มาร่วมงานกับคุณเสมอ

===== 

เช่นกรณีของนักบริหารหญิงคนหนึ่งที่เข้าไปทำงานในสถาบันการเงินชั้นนำ สถานการณ์โดยรวมไม่เลวเลย สิ่งต่างๆ ก็น่าจะเป็นไปด้วยดี แต่ที่นั่นมีผู้หญิงอีกคนที่ดันมีสถานะในทางการบริหารใกล้เคียงกันซึ่งคุมอีกทีมหนึ่งอยู่ เมฆดำปกคลุมมาแต่ไกล เมื่อทั้งสองรู้สึกไม่ชอบหน้ากันตั้งแต่แรกเห็น 

เวลาผ่านไป อะไรต่อมิอะไรก็ไม่ดีขึ้น หากปล่อยเอาไว้นานเชื่อว่าอาจจะทำให้ผลงานของทั้งสองทีมและทั้งบริษัทสะดุด ความร่วมมือไม่เกิด ความสำเร็จจะไม่มา และชีวิตการงานก็อาจจะพังพินาศไปด้วย
=====

ผู้บริหารสาวคนแรกลองเปิดใจกว้าง เธอลองวิเคราะห์สถานการณ์ และพบว่าผู้ริหารอีกคนมีภาพของคนที่มีทักษะการทำงานระดับสูง ประสบความสำเร็จ และเป็นนักบริหารที่ใคร ๆ ต่างก็ชื่นชอบ เสียอย่างเดียวก็เพราะเป็นมนุษย์คนละสไตล์นี่แหละ ทำให้รู้สึกไม่อยากจะเข้าใกล้เลย  

แต่เมื่อพบว่าการเข้าไม่ถึงอีกฝ่าย ไม่สนใจ ไม่ให้ความสำคัญที่จะทำงานด้วยกัน ทำให้เกิดความระหองระแหง การสื่อสารที่ติด ๆ ขัด ๆ ไปจนถึงความพยายามหลีกเลี่ยงที่จะเจอหน้ากันก็นำพาไปสู่วิกฤติเล็ก ๆ ผู้บริหารหญิงคนแรก จึงต้องคิดหากลยุทธ์การทำงานร่วมกับอีกฝ่าย 

=====

และต่อไปนี้คือวิธีการทำงานร่วมกับคนที่ไม่ชอบหน้า ซึ่งพิสูจน์แล้วว่า ได้ผลจริง 

1.หาสาเหตุ ว่าทำไมถึงได้มึนตึงต่อกัน

ลองคิดหาเหตุผลว่าทำไมถึงเกิดความไม่ชอบหน้ากัน สาเหตุหลักอันดับต้น ๆ ที่เกิดขึ้นออะไร พึงระลึกไว้เสมอว่าเราควรเรียนรู้จากคนทุกแบบที่ได้พบเจอว่าเราควรจะทำตัวอย่างไรต่อเขา แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะการพบปะพูดคุยกันในฐานะเพื่อนร่วมงานนั้นสำคัญมาก บางที การที่มีบรรยากาศที่ไม่ดีต่อกัน การไม่ชอบหน้ากันนั้นอาจจะเกิดจากตัวเราก็ได้ 

=====

2.พยายามเข้าใจมุมมองของอีกฝ่าย

ลองคิดจากมุมมองของอีกฝ่ายดูว่าเพราะสาเหตุใดเขาจึงทำเช่นนั้น แล้วทำอย่างไรถึงจะจูงใจคนนั้นได้ คนนั้นมองเราอย่างไรและต้องการอะไรจากเราบ้าง บางทีอาจจะทำให้เห็นว่าอีกฝ่ายก็มีความต้องการที่จะประสบความสำเร็จเช่นเดียวกับเรา ซึ่งเป้าหมายปลายทางของเราและเขาไม่ใช่เรื่องขัดแย้งอะไรกันเลย

บางครั้งการพยายามเข้าใจอีกฝ่ายก็ยากเหลือเกิน ลองศึกษาวิธีใหม่ในการฝึกเข้าใจผู้อื่น

=====

3.ช่วยแก้ปัญหาดีกว่าวิพากษ์วิจารณ์ 

หากอยากทำงานด้วยกันให้ดี ควรเปลี่ยนคำว่าคู่แข่งให้กลายเป็นมิตร ด้วยการลดหรือเลิกการวิจารณ์อีกฝ่าย หนึ่งในกลยุทธ์สำคัญคือการทำให้อีกฝ่ายได้รับรู้ถึงความรู้สึกของเรา และเชิญชวนให้อีกฝ่ายบอกความรู้สึกของเขาเพื่อหาทางแก้ปัญหาร่วมกัน

=====

4.ถามคำถามให้มากขึ้น

ในสถานการณ์ที่ตึงเครียด หลายคนมักจะเลือกพูดๆๆ และสั่งๆๆ ซึ่งอาจจะทำให้คนนั้นมีลักษณะเหมือนพวกชอบบงการ  คนที่ได้ยินก็มักจะเกิดความรู้สึกลบ จะดีกว่าถ้าเราลองสร้างคำถามปลายเปิดดี ๆ ให้เขาได้ลองตอบและรับฟังซึ่งกันและกัน  

=====

5.ระมัดระวังเรื่องการสื่อสารระหว่างบุคคลให้มากขึ้น

แต่ละคนมีสไตล์การสื่อสารที่ไม่เหมือนกัน บางทีการสื่อสารหนึ่งอาจไปจี้ใจดำอีกคนหนึ่ง จะดียิ่งขึ้นถ้ามองเห็นความแตกต่างระหว่างกันแล้วหาทางประนีประนอม หาตัวเลือกอื่นๆ ที่จะทำให้ทั้งสองคนสามารถสื่อสารกันได้ดีขึ้น  หนึ่งในตัวเลือกคือการมีคนกลางมาถ่ายทอดสื่อสารระหว่างทั้งสองฝ่ายนั่นเอง 

=====

6.ขอความช่วยเหลือ 

การออกจากที่กำบังแล้วเดินมาขอความช่วยเหลืออีกฝ่าย ถือเป็นการทำลายกำแพงแห่งความตึงเครียด แสดงให้อีกฝ่ายเห็นถึงความเชื่อมั่นในตัวเขา การเห็นคุณค่า ความเฉลียวฉลาดและประสบการณ์ของเขาอีกด้วย

ถ้าอยากเรียนรู้และฝึกฝนทักษะการทำงานร่วมกับคนที่ไม่ชอบหน้าและช่วยทำให้คนที่ไม่ชอบหน้ากันทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ขอเชิญมาเรียนรู้ในหลักสูตร Team Communication & Collaboration

===== 

เรียบเรียงจากบทความ “How to Collaborate with People You Don’t Like” โดยMark Nevins ตีพิมพ์เมื่อ 4 ธันวาคม 2018 ใน Harvard Business Review

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 093 925 4962

ถ้าการฟังช่วยให้เรารู้เรื่อง เราจะพัฒนาการฟังให้มากกว่าแค่ ‘รู้เรื่อง’ ได้หรือไม่ 

เป็นไปได้ไหมที่การฟังจะช่วยเพิ่มความไว้วางใจและลดปัญหาความขัดแย้งในที่ทำงานได้

คำตอบก็คือ… เป็นไปได้อย่างแน่นอน 

=====

หากเรามี การฟังอย่างตั้งใจ (Active Listening) จะทำให้เราเก็บความได้คมและครบถ้วน  แต่เรายังสามารถก้าวไปได้อีกขั้น เพื่อให้การฟังนั้นเกิดความรู้สึกที่ดีต่อกัน ช่วยพัฒนาความสัมพันธ์แบบยั่งยืน นั่นคือ

การฟังอย่างเข้าอกเข้าใจ (Empathic Listening) 

การฟังอย่างเข้าอกเข้าใจ เป็นการฟังแบบมีโครงสร้าง มีเทคนิคการตั้งคำถามระหว่างการฟัง ที่จะทำให้ผู้ฟังพัฒนาและยกระดับความสัมพันธ์กับผู้พูด มากกว่าแค่การสื่อสารกันให้รู้เรื่อง แต่จะไปถึงระดับที่สามารถหยั่งรู้ในสติปัญญาและอารมณ์ความรู้สึกของอีกฝ่ายได้อย่างครบถ้วนเลยทีเดียว

===== 

ทักษะการฟังอย่างเข้าอกเข้าใจเริ่มด้วย การฟังอย่างอดทน ไม่ว่าอีกฝ่ายจะพูดอะไรออกมา คุณจะไม่ตอบโต้หรือด่วนตัดสิน คุณจะเริ่มต้นด้วยการยอมรับในสิ่งที่อีกฝ่ายพูดออกมาเสียก่อน เป็นการทำให้อีกฝ่ายรับรู้ว่า “ผมเข้าใจนะ” เป็นลำดับแรก 

ทักษะประการถัดมาคือการจับอารมณ์ความรู้สึกของอีกฝ่าย เพื่อเข้าใจให้ลึกไปกว่าแค่คำพูดที่เขาเอ่ยออกมา  ลองจินตนาการว่าตัวเราเป็นกระจกแล้วลองสะท้อนถึงสิ่งที่ผู้พูดนั้นคิดและรู้สึก  พยายามสรุปสิ่งที่อีกฝ่ายพูดออกมาเป็นระยะ เช่น 

“อืม… เข้าใจละว่าคุณรู้สึกว่าตัวเองไม่ค่อยมีบทบาทสำคัญในทีม” หรือ “คุณต้องรู้สึกว่าถูกประเมินผลงานต่ำเกินไปแน่ๆ”

=====

สิ่งสำคัญก็คือ ผู้ฟังจะต้องไม่ทำให้ผู้พูดรู้สึก “ตั้งการ์ด”(หรือปกป้องตัวเอง) ในระหว่างพูด เพราะการพูดไปสร้างกำแพงปกป้องตัวเองไปด้วย จะทำให้เขาไม่ได้พูดระบายออกมาจริง ๆ

 ฉะนั้น ผู้ฟังจะต้องไม่ถามแบบซักไซ้ไล่เลียง หรือทำเหมือนเป็นการสอบสวน คุณต้องปล่อยให้เขาพูดอย่างเต็มที่ก่อน หรือถ้าเขาพูดอะไรที่คุณคิดว่ายังสามารถขยายความต่อให้กระจ่างได้มากขึ้น ก็ขอให้คุณทวนสิ่งที่ผู้พูดเอ่ยออกมา อีกฝ่ายจะรู้สึกอยากต่อประเด็นเรื่องดังกล่าวเอง

=====

ระหว่างที่ฟัง ควรจับสังเกตว่าอะไรที่อีกฝ่ายอยากจะพูด แต่รั้งรอหรือเปลี่ยนเรื่องไป แสดงว่าสิ่งนั้นมีความสำคัญบางอย่างต่อเขา  นอกจากนี้ยังควรเอาใจใส่กับภาษากายด้วย เพราะสิ่งนี้มีความหมายประกอบกับสิ่งที่พูด เช่น สิ่งที่พูดบางช่วงนั้นเหมือนจะไม่มีอะไร แต่น้ำเสียงฟังดูไม่ดีเลย และยังมีท่าทางไม่สบายใจอีกด้วย

นักฟังที่ดีและเข้าอกเข้าใจผู้พูด จะระลึกเสมอว่าต้องสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจกับอีกฝ่ายให้ได้ 

ลองดูตัวอย่างนี้กัน

สมศักดิ์เป็นหัวหน้างานที่เห็นว่าสมศรีเริ่มห่างเหินกับทีม เวลาประชุมก็ดูไม่มีสมาธิ ว่อกแว่กไปสนใจอย่างอื่น ไม่ค่อยแชร์ความคิดเห็นอย่างที่เคยเป็น คนอื่นๆ ในทีมก็เห็นเหมือนกับสมศักดิ์ และทำให้เขาคิดว่าจะต้องทำอะไรบางอย่าง

สมศักดิ์เข้ามาถามสมศรีว่าช่วงนี้มีอะไรหรือเปล่า? อีกฝ่ายซึ่งยังตั้งการ์ดอยู่จึงตอบว่า “ทำไมถึงถามล่ะคะ ไม่มีอะไรนี่นา”

เวลาผ่านไป ผลงานของสมศรีย่ำแย่ สมศักดิ์จึงเริ่มให้ความสนใจเรื่องนี้มากขึ้น เพราะที่จริงแล้วสมศรีเป็นคนสำคัญมากๆ ของทีม เขาจึงใช้เทคนิคการฟังอย่างเข้าอกเข้าใจกับอีกฝ่าย เพื่อให้รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกันแน่

=====

สมศักดิ์เรียกสมศรีมาพบและเอ่ยปากให้ความช่วยเหลือ ไม่ว่าจะมีเรื่องอะไรก็ยินดีรับฟัง สิ่งนี้ทำให้สมศรีลดระดับการป้องกันตัวเองลง เพราะเห็นว่าอีกฝ่ายยื่นมือมาด้วยไมตรี เขาฟังสิ่งที่สมศรีพูดอย่างละเอียด ปล่อยให้พูดไปเรื่อย ๆ โดยไม่ขัดจังหวะใด ๆ ซ้ำยังอ่านภาษาท่าทาง และคอยสังเกตถึงสิ่งที่เธอบ่ายเบี่ยง ไม่ยอมพูดถึงตรง ๆ

จนกระทั่งเขาได้ข้อสรุปว่า สมศรีกำลังประสบปัญหายุ่งยาก ทั้งอยู่ในช่วงกำลังหย่าร้างและต้องดูแลพ่อแม่ที่ป่วยไปพร้อมๆ กัน

สมศักดิ์นั่งคิดในระหว่างที่ฟังว่าถ้าเขาตกอยู่ในที่นั่งเดียวกับสมศรี เขาจะรู้สึกอย่างไร ต้องการอะไร จนเมื่อสมศรีพูดทุกอย่างเสร็จสิ้น เขาไม่ตัดสินหรือไม่แสดงความเห็นใดๆ แต่กลับเสนอความช่วยเหลือ ทั้งหาทางลดปริมาณงานที่เธอทำอยู่

ให้ความมั่นใจแก่เธอว่าถ้าสะสางปัญหาได้หมดสิ้นหรือกลับมารู้สึกดีแล้ว การงานและความรับผิดชอบเดิมนั้นก็จะไม่เปลี่ยนแปลง เขายังย้ำเตือนว่าบริษัทมีฝ่ายที่คอยสนับสนุนอย่างกลุ่มทรัพยากรบุคคล มีสวัสดิการต่างๆ 

ที่สำคัญ สิ่งที่คุยกันนี้จะไม่แพร่งพรายออกไปอย่างเด็ดขาด 

การที่สมศักดิ์ฟังสมศรีด้วยความเข้าอกเข้าใจ นำไปสู่การจัดการปัญหาอย่างถูกต้อง ทำให้อีกฝ่ายนั้นกลับมาทำงานได้ดีในเวลาไม่นาน ยิ่งกว่านั้นคือทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม และดีที่สุดคือ สมศรียังให้ใจกับทั้งผู้นำทีม เพื่อนร่วมงาน และบริษัทอีกด้วย

=====

เรียบเรียงโดย Learning Hub Thailand – เราพัฒนาคนในองค์กร ให้เพิ่มศักยภาพและทำงานอย่างมีความสุข

ปรึกษาเรื่องการพัฒนาทีมในองค์กร ติดต่อ Line @lhtraining หรือ โทร 093 925 4962

คุณเองก็สามารถฝึกฝนการฟังอย่างจริงจังและช่วยให้ทีมมีทักษะการฟังที่ดีขึ้น หากต้องการเรียนรู้เรื่องนี้อย่างลึกซึ้งและได้ฝึกจริงๆ ขอแนะนำหลักสูตร “Executive Communication ทักษะการสื่อสารของผู้บริหารยุคใหม่” ที่คุณจะได้ฝึกการฟังหลากหลายรูปแบบและการสื่อสารที่จะช่วยสร้างทีมเวิร์คที่ดีขึ้นได้ คลิกดูได้ที่นี่ครับ